檔案制度公務員總則目的與依據(jù)為加強本公司/組織檔案管理工作，規(guī)范檔案制度公務員行為，提高檔案管理水平，保障公司/組織檔案的完整與安全，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本辦法。適用范圍本辦法適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案管理工作的公務員。基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實、準確、完整，如實反映公司/組織各項活動和業(yè)務情況。3.安全保密原則：加強檔案安全防護，確保檔案信息不泄露，維護公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息安全。4.高效利用原則：充分發(fā)揮檔案的作用，提高檔案利用效率，為公司/組織決策、業(yè)務開展等提供有力支持。檔案制度公務員職責檔案管理職責1.負責公司/組織各類檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計工作。2.按照檔案分類標準，對檔案進行科學分類、編號，確保檔案存放有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行清查盤點，核實檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，及時發(fā)現(xiàn)并解決問題。檔案利用職責1.建立檔案利用制度，規(guī)范檔案查閱、借閱、復制等手續(xù)，確保檔案利用過程合法合規(guī)。2.根據(jù)公司/組織內(nèi)部需求，及時提供檔案資料，為各項工作提供參考依據(jù)。3.積極拓展檔案利用渠道，開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司/組織創(chuàng)造價值。檔案安全職責1.制定檔案安全管理制度，明確檔案安全責任，落實安全防范措施。2.加強檔案庫房安全管理，配備必要的安全設施設備，如防火、防盜、防潮、防蟲等設施。3.定期對檔案進行安全檢查，及時消除安全隱患，確保檔案安全無事故。檔案信息化職責1.推進檔案信息化建設，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲、檢索和利用。2.負責檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護和更新，確保檔案信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準確性和完整性。3.利用信息技術(shù)手段，提高檔案管理工作效率和服務水平，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。檔案收集與整理收集范圍1.公司/組織各類文件、報告、合同、協(xié)議、會議記錄、財務報表、人事檔案等。2.公司/組織在業(yè)務活動中形成的各種載體的資料，如紙質(zhì)文件、電子文檔、照片、音像資料等。3.公司/組織接收的外部文件、資料，以及與其他單位交換的檔案材料。收集要求1.各部門應指定專人負責檔案收集工作，確保檔案及時、完整地收集上來。2.檔案收集人員應按照檔案收集范圍，認真收集各類檔案資料，不得遺漏重要文件和資料。3.對于重要檔案資料，應及時進行備份，防止丟失或損壞。整理標準1.檔案整理應遵循文件形成規(guī)律和特點，并保持文件之間的有機聯(lián)系。2.按照檔案分類標準，對檔案進行分類、編號、編目、裝訂等工作，確保檔案整理規(guī)范、統(tǒng)一。3.電子檔案應按照電子文件管理要求進行整理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。檔案歸檔與保管歸檔流程1.文件材料收集齊全后，由檔案整理人員進行初步整理，編制檔案目錄。2.檔案管理人員對整理好的檔案進行審核，審核通過后進行歸檔。3.檔案歸檔應按照年度、類別、保管期限等進行分類存放，并建立相應的索引目錄，便于查找和利用。保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司/組織重要的歷史文件、法規(guī)性文件、財務審計報告、人事檔案等。3.長期保管的檔案一般為10年至50年，主要包括公司/組織的業(yè)務文件檔案、重要會議記錄、合同協(xié)議等。4.短期保管的檔案一般為1年至10年，主要包括一般性文件、臨時性文件等。保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定標準。2.檔案應存放在專用的檔案柜架上，排列整齊，標識清晰。3.定期對檔案進行檢查和維護，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。檔案利用與借閱利用規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.查閱檔案時，檔案管理人員應在場監(jiān)督，并按照規(guī)定提供必要的幫助。3.查閱檔案應在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。借閱規(guī)定1.因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可借閱。2.借閱檔案應使用檔案管理部門提供的專用借閱袋，并在規(guī)定期限內(nèi)歸還。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案。復制規(guī)定1.因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，注明復制內(nèi)容、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人批準后，方可復制。2.檔案管理人員應按照規(guī)定進行復制，并對復制件進行登記和編號。3.復制檔案應使用檔案管理部門提供的專用設備，確保復制件與原件內(nèi)容一致。檔案鑒定與銷毀鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、歷史地分析、準確判定的原則。2.根據(jù)檔案保管期限和價值，對檔案進行定期鑒定，確定檔案的存毀。鑒定組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門負責人和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定工作小組負責制定檔案鑒定標準和工作方案，組織實施檔案鑒定工作。銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報公司/組織領導批準。2.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行，并采用適當?shù)姆绞竭M行銷毀，確保檔案信息無法恢復。3.檔案銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量等，并由監(jiān)銷人員簽字確認。檔案信息化管理信息系統(tǒng)建設1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.在檔案管理信息系統(tǒng)中，應設置用戶權(quán)限管理、檔案分類管理、檔案編目管理、檔案借閱管理、檔案統(tǒng)計分析等功能模塊，滿足檔案管理工作的需要。數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應按照檔案整理要求，將檔案信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準確性和完整性。2.定期對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時刪除過期或無效的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時效性。信息安全管理1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護，設置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全設施，防止網(wǎng)絡攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.對檔案管理信息系統(tǒng)的用戶進行權(quán)限管理，嚴格控制用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息安全。3.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。監(jiān)督與考核監(jiān)督檢查1.公司/組織應定期對檔案制度公務員的工作進行監(jiān)督檢查，確保檔案管理工作規(guī)范、有序進行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)的工作情況，以及檔案管理制度的執(zhí)行情況。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時提出整改意見，責令相關(guān)人員限期整改?？己嗽u價1.建立檔案制度公務員考核評價機制，對檔案制度公務員的工作業(yè)績、工作能力、工作態(tài)度等進行全面考核評價。2.考核評價結(jié)果作為檔案制度公務員獎懲、晉升、調(diào)整崗