機關(guān)檔案收集制度一、總則（一）目的為加強本機關(guān)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本機關(guān)實際情況，制定本檔案收集制度。（二）適用范圍本制度適用于本機關(guān)各部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等不同形式和載體的檔案收集工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則機關(guān)檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性，避免分散保存導(dǎo)致檔案缺失或管理混亂。2.完整準(zhǔn)確原則全面收集反映機關(guān)工作活動全過程的各種檔案材料，保證檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確，能夠客觀反映機關(guān)工作實際情況。3.及時收集原則明確檔案收集的時間要求，確保檔案材料在形成后及時收集歸檔，防止檔案材料散失。4.便于利用原則檔案收集工作應(yīng)充分考慮檔案利用的需求，保證收集的檔案能夠方便、快捷地為機關(guān)各項工作提供服務(wù)。二、檔案收集范圍（一）文書檔案1.上級機關(guān)來文，包括命令、決定、指示、通知、通報、批復(fù)等。2.本機關(guān)形成的文件材料，如請示、報告、函、會議紀(jì)要、規(guī)章制度、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。3.下級機關(guān)的請示及本機關(guān)的批復(fù)。4.與其他機關(guān)單位的往來文件，如函件、協(xié)議、合同等。（二）科技檔案1.本機關(guān)承擔(dān)的科研項目文件，包括項目立項報告、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果報告等。2.工程建設(shè)項目文件，如項目可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、工程變更記錄、竣工驗收報告等。3.設(shè)備儀器檔案，包括設(shè)備購置合同、說明書、操作規(guī)程、維修記錄等。（三）人事檔案1.干部職工的履歷材料、自傳、鑒定、考核、考察材料。2.學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、學(xué)術(shù)評鑒材料。3.黨團材料、獎勵處分材料、工資待遇、任免、出國（境）等材料。（四）會計檔案1.會計憑證，包括原始憑證和記賬憑證。2.會計賬簿，如總賬、明細賬、日記賬等。3.財務(wù)報告，包括月度、季度、年度財務(wù)報表及附注。4.其他會計核算資料，如銀行對賬單、稅務(wù)申報表等。（五）聲像檔案1.機關(guān)重要活動的照片、錄音、錄像資料，如會議、慶典、調(diào)研、檢查等活動。2.反映機關(guān)歷史變遷、工作成果的照片、錄像資料。3.其他具有保存價值的聲像材料。（六）電子檔案（數(shù)字化檔案）1.機關(guān)形成的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、電子郵件、電子報表等。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換形成的電子副本。三、檔案收集職責(zé)分工（一）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門在工作活動中形成的各類檔案材料的收集、整理，并定期移交至檔案室。2.明確專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。3.配合檔案室做好檔案收集過程中的相關(guān)工作，如提供檔案線索、協(xié)助查找檔案等。（二）檔案室職責(zé)1.制定檔案收集計劃，明確檔案收集的范圍、時間、要求等，并向各部門公布。2.指導(dǎo)各部門檔案收集工作，解答檔案收集過程中的疑問，提供業(yè)務(wù)培訓(xùn)。3.負責(zé)接收各部門移交的檔案材料，對接收的檔案進行審核、整理、登記。4.定期對檔案收集工作進行檢查、總結(jié)，不斷完善檔案收集制度。四、檔案收集程序（一）文件材料的形成與積累1.各部門工作人員在工作過程中應(yīng)及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料進行分類整理，按照檔案管理要求進行初步編目。2.對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時備份，確保檔案的安全性和完整性。（二）檔案收集時間1.文書檔案應(yīng)在次年上半年集中收集歸檔。2.科技檔案應(yīng)在項目完成后三個月內(nèi)收集歸檔。3.人事檔案應(yīng)根據(jù)人事變動情況及時收集更新。4.會計檔案應(yīng)在會計年度終了后，由財務(wù)部門按照歸檔要求整理成冊，在規(guī)定時間內(nèi)移交檔案室。5.聲像檔案應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)收集整理，及時歸檔。6.電子檔案應(yīng)定期進行收集，確保電子文件的實時歸檔。（三）檔案移交1.各部門檔案收集責(zé)任人按照規(guī)定時間將整理好的檔案材料移交至檔案室。2.移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細注明檔案的名稱數(shù)量、形成時間、保管期限等信息。3.檔案室接收人員對移交的檔案進行認真核對，確認無誤后在移交清單上簽字，并辦理交接手續(xù)。（四）檔案審核1.檔案室對接收的檔案進行審核，重點檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。2.對于不符合要求的檔案，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求補充或更正相關(guān)材料。五、檔案收集要求（一）文件材料質(zhì)量要求1.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.紙張應(yīng)符合檔案保存要求，避免使用易褪色、易碎的紙張。3.電子文件應(yīng)格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)齊全，確保能夠長期有效讀取。（二）整理要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行整理，保持同一類檔案的系統(tǒng)性和連貫性。2.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機構(gòu)（問題）等進行分類排列，編目編號。3.科技檔案應(yīng)按照項目、專業(yè)等進行分類整理，建立完整的項目檔案體系。4.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進行整理，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（三）標(biāo)識要求1.檔案盒、文件夾等應(yīng)標(biāo)明檔案類別、年度保管期限等信息。2.每份檔案應(yīng)編制唯一的編號，并在檔案封面、目錄等位置標(biāo)注清晰。六、檔案收集的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.檔案室定期對各部門檔案收集工作進行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集的及時性、完整性、準(zhǔn)確性等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保檔案收集工作質(zhì)量。（二）考核機制1.將檔案收集工作納入機關(guān)績效考核體系，對檔案收集工作成績突出的部門和個人進行表彰獎勵。2.對檔案收集工作不力，導(dǎo)致檔案材料缺失、損壞或未按時移交的部門和個人進行批評教育，并按照相關(guān)規(guī)定進行問責(zé)。七、檔案收集的安全與保密（一）安全管理1.檔案收集過程中應(yīng)注意檔案的安全保護，避免檔案材料的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。2.對檔案存放場所應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備。（二）保密管理1.嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案材料進行嚴(yán)