教職工檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)我校教職工檔案管理，有效地保護(hù)和利用檔案，提高教職工管理工作的效率和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于我校全體教職工檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映教職工的工作經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力、政治表現(xiàn)等實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集教職工在各個(gè)方面形成的具有保存價(jià)值的文件材料，保證檔案的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。4.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的整理、保管、利用等工作。二、檔案管理部門(mén)及職責(zé)（一）管理部門(mén)學(xué)校設(shè)立專門(mén)的人事檔案室，負(fù)責(zé)教職工檔案的集中統(tǒng)一管理。人事檔案室隸屬于學(xué)校人事處。（二）職責(zé)1.人事檔案室職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善本校教職工檔案管理制度，并組織實(shí)施。負(fù)責(zé)收集、鑒別、整理、歸檔教職工的各類檔案材料，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。建立健全檔案保管制度，做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失和泄密。積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為學(xué)校的人事決策、教職工考核、職稱評(píng)定、崗位聘任等提供服務(wù)。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題。負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和更新，保證檔案管理工作的正常開(kāi)展。組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。2.教職工所在部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)本部門(mén)教職工檔案材料的形成、積累和整理工作，并及時(shí)移交人事檔案室。協(xié)助人事檔案室做好檔案的收集、鑒別、整理等工作，提供有關(guān)檔案材料的補(bǔ)充信息。配合人事檔案室做好檔案的查閱、借閱等利用工作，確保檔案的合理使用。三、檔案內(nèi)容及分類（一）履歷材料1.教職工個(gè)人基本情況登記表。2.學(xué)歷、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件，學(xué)習(xí)成績(jī)單。3.參加工作以來(lái)的任職文件、任免呈報(bào)表、崗位變動(dòng)登記表等。（二）自傳及思想演變情況的材料1.個(gè)人撰寫(xiě)的自傳。2.關(guān)于個(gè)人思想演變過(guò)程的重要材料。（三）考核、鑒定材料1.年度考核登記表、聘期考核登記表。2.工作鑒定、評(píng)優(yōu)評(píng)先材料。3.師德師風(fēng)考核材料。（四）學(xué)歷學(xué)位、培訓(xùn)和專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）材料1.學(xué)歷學(xué)位證書(shū)、學(xué)歷認(rèn)證報(bào)告。2.參加各類培訓(xùn)的結(jié)業(yè)證書(shū)、培訓(xùn)總結(jié)等。3.專業(yè)技術(shù)職務(wù)任職資格評(píng)審表、聘任文件、職稱證書(shū)等。（五）政審材料1.入黨、入團(tuán)志愿書(shū)，申請(qǐng)書(shū)，轉(zhuǎn)正申請(qǐng)書(shū)，自傳，政審材料。2.出國(guó)（境）政審表，留學(xué)回國(guó)人員登記表等。（六）黨團(tuán)材料1.黨員、團(tuán)員登記表，黨團(tuán)組織關(guān)系介紹信。2.參加黨組織活動(dòng)的記錄、獲獎(jiǎng)情況等。（七）獎(jiǎng)勵(lì)材料1.各級(jí)政府部門(mén)、學(xué)校及其他單位頒發(fā)的獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、表彰決定等。2.科研成果獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、榮譽(yù)稱號(hào)證書(shū)等。（八）處分材料1.受到黨紀(jì)、政紀(jì)處分的決定、通報(bào)等文件。2.解除處分的相關(guān)材料。（九）工資、任免、出國(guó)（境）等材料1.工資變動(dòng)審批表、工資條等。2.職務(wù)任免文件、出國(guó)（境）審批表、護(hù)照復(fù)印件等。（十）其他可供組織參考的材料1.個(gè)人工作總結(jié)、述職報(bào)告。2.學(xué)術(shù)著作、論文發(fā)表情況。3.社會(huì)兼職情況證明材料。4.其他反映教職工個(gè)人情況的重要材料。四．檔案的收集與整理（一）收集1.人事檔案室定期向各部門(mén)發(fā)布檔案材料收集通知，明確收集范圍、時(shí)間要求等。2.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，按照要求及時(shí)將本部門(mén)教職工形成的各類檔案材料進(jìn)行整理、分類，移交人事檔案室。3.教職工個(gè)人應(yīng)主動(dòng)配合所在部門(mén)和人事檔案室，及時(shí)提交本人的相關(guān)檔案材料。（二）整理1.人事檔案室收到各部門(mén)移交的檔案材料后，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案材料進(jìn)行鑒別，剔除不應(yīng)歸檔的材料，確保檔案材料的真實(shí)性和完整性。3.按照檔案材料的形成時(shí)間順序進(jìn)行排列，編目編號(hào)，填寫(xiě)檔案目錄，建立檔案檢索系統(tǒng)。4.將整理好的檔案材料裝入檔案盒，在檔案盒上注明檔案編號(hào)、姓名、類別等信息。五、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所人事檔案室應(yīng)具備安全、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件的專用檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲(chóng)藥品等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，核對(duì)檔案數(shù)量、內(nèi)容等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好檔案庫(kù)房的溫濕度控制，保持適宜的溫濕度環(huán)境，防止檔案霉變、褪色等。4.加強(qiáng)對(duì)檔案保管設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)備正常運(yùn)行。5.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱、歸還登記制度，防止檔案丟失。六、檔案的利用（一）利用范圍1.學(xué)校人事決策、教職工考核、職稱評(píng)定、崗位聘任等工作。2.教職工個(gè)人查詢本人檔案，了解自身工作經(jīng)歷、考核情況等。3.有關(guān)部門(mén)因工作需要，依法依規(guī)查閱教職工檔案。（二）利用程序1.校內(nèi)查閱因?qū)W校工作需要查閱檔案的，查閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)人事檔案室審批。人事檔案室根據(jù)審批意見(jiàn)，確定是否提供查閱，并安排專人負(fù)責(zé)查閱服務(wù)。查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等。查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還人事檔案室，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。2.校外查閱外單位因工作需要查閱我校教職工檔案的，必須持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱范圍等，并經(jīng)學(xué)校人事處負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。人事檔案室按照批準(zhǔn)意見(jiàn)，嚴(yán)格控制查閱范圍和方式，查閱過(guò)程中應(yīng)有專人在場(chǎng)監(jiān)督。查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字，并將檔案歸還人事檔案室。3.教職工個(gè)人查閱教職工本人因工作、學(xué)習(xí)等需要查閱本人檔案的，應(yīng)向人事檔案室提出申請(qǐng)，填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》。人事檔案室審核通過(guò)后，安排教職工在指定地點(diǎn)查閱本人檔案。查閱結(jié)束后，教職工應(yīng)及時(shí)歸還檔案，并在《檔案查閱登記表》上簽字。（三）利用限制1.涉及個(gè)人隱私、商業(yè)秘密等不宜公開(kāi)披露的檔案材料，未經(jīng)教職工本人同意或法律法規(guī)允許，不得對(duì)外提供查閱。2.檔案利用過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容存在疑問(wèn)或需要進(jìn)一步核實(shí)的，應(yīng)及時(shí)與檔案形成部門(mén)或相關(guān)人員溝通，不得擅自更改檔案內(nèi)容。七、檔案的轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.教職工因工作調(diào)動(dòng)、辭職、退休等原因離開(kāi)學(xué)校，其檔案需要轉(zhuǎn)遞到新的工作單位或檔案管理機(jī)構(gòu)。2.按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定，需要將檔案轉(zhuǎn)遞到其他部門(mén)或單位的情況。（二）轉(zhuǎn)遞程序1.人事檔案室根據(jù)教職工的人事變動(dòng)情況，開(kāi)具《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，注明檔案轉(zhuǎn)遞的原因、接收單位名稱、地址、聯(lián)系人等信息。2.將檔案材料進(jìn)行密封，并在封口處加蓋人事檔案室印章。3.通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞綄n案轉(zhuǎn)遞至接收單位，并要求接收單位在《檔案轉(zhuǎn)遞回執(zhí)》上簽字蓋章后及時(shí)返回人事檔案室。4.人事檔案室對(duì)檔案轉(zhuǎn)遞情況進(jìn)行登記，跟蹤檔案到達(dá)接收單位的情況，確保檔案轉(zhuǎn)遞的安全、及時(shí)。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立教職工檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.將紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.在信息化管理系統(tǒng)中設(shè)置檔案分類、編目、檢索等功能模塊，方便檔案信息的查詢和利用。3.利用信息化手段對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進(jìn)行流程控制和管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化、自動(dòng)化。4.做好電子檔案的安全保密工作，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制等措施，防止電子檔案信息泄露、丟失和損壞。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案信息的錄入、維護(hù)和管理。2.定期對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。3.根據(jù)檔案管理工作的需要，及時(shí)對(duì)信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行升級(jí)和優(yōu)化，確保系統(tǒng)功能的完善和運(yùn)行的穩(wěn)定。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制學(xué)校建立健全教職工檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估。人事處負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。2.檔案材料的完整性、真實(shí)性、準(zhǔn)確性，檔案整理是否規(guī)范。3.檔案保管場(chǎng)所的安全狀況，檔案保管設(shè)備的運(yùn)行情況。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)和運(yùn)行情況，電子檔案的安全保密措施落實(shí)情況。（三）問(wèn)題