檔案制度講解一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和保密性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門(mén)、各崗位涉及的各類(lèi)檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)或指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案的集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)禁虛假和錯(cuò)誤信息進(jìn)入檔案。3.安全保密原則加強(qiáng)檔案的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢(xún)、借閱和使用，提高檔案的利用效率，滿(mǎn)足公司/組織各項(xiàng)工作的需求。二、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，公司章程、制度、規(guī)定，會(huì)議記錄、紀(jì)要，工作計(jì)劃、總結(jié)，行政公文、函件等。2.人事檔案員工的個(gè)人基本信息、入職離職手續(xù)、勞動(dòng)合同、薪酬福利、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核、獎(jiǎng)懲情況等。3.財(cái)務(wù)檔案會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料，資金往來(lái)記錄等。4.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類(lèi)型，分為市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、客戶(hù)服務(wù)檔案等，具體內(nèi)容包括業(yè)務(wù)合同、訂單、項(xiàng)目文檔、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、產(chǎn)品研發(fā)資料等。5.技術(shù)檔案技術(shù)研發(fā)文檔、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)備檔案、圖紙資料等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查詢(xún)，對(duì)各類(lèi)檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“類(lèi)別代碼+年份+流水號(hào)”的形式，例如：行政檔案：XZ20XX001人事檔案：RS20XX001財(cái)務(wù)檔案：CW20XX001業(yè)務(wù)檔案：YW20XX001（根據(jù)不同業(yè)務(wù)類(lèi)型，在YW后加具體業(yè)務(wù)代碼細(xì)分）技術(shù)檔案：JS20XX001三、檔案收集與整理（一）收集范圍各部門(mén)應(yīng)按照檔案管理制度的要求，及時(shí)收集本部門(mén)在工作過(guò)程中形成的各類(lèi)文件、資料、記錄等，確保檔案的完整性。收集范圍包括但不限于以下內(nèi)容：1.上級(jí)部門(mén)下發(fā)的各類(lèi)文件、通知、指示等。2.本部門(mén)制定的工作計(jì)劃、方案、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)流程等。3.工作過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)報(bào)表、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)等。4.會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。5.業(yè)務(wù)活動(dòng)中的合同、協(xié)議、訂單、發(fā)票等。6.員工的各類(lèi)人事資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核結(jié)果等。7.技術(shù)研發(fā)過(guò)程中的文檔、圖紙、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)應(yīng)在文件、資料、記錄等形成后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)，將其收集整理并移交至檔案管理部門(mén)。2.完整準(zhǔn)確收集的檔案應(yīng)確保內(nèi)容完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，簽字蓋章齊全，不得遺漏重要信息。3.分類(lèi)清晰收集的檔案應(yīng)按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步分類(lèi)，便于后續(xù)的整理和歸檔。（三）整理方法1.分類(lèi)排序檔案管理部門(mén)收到各部門(mén)移交的檔案后，按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)分類(lèi)，并對(duì)同一類(lèi)檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排序。2.編目裝訂對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、來(lái)源等信息，并按照編目順序進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。3.編制目錄根據(jù)整理好的檔案，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱(chēng)、日期、保管期限等內(nèi)容，便于檔案的查詢(xún)和檢索。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.整理審核檔案管理部門(mén)對(duì)收集整理好的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，對(duì)不符合要求的檔案及時(shí)返回相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或修正。2.確定保管期限根據(jù)檔案的重要性和保存價(jià)值，確定每份檔案的保管期限。保管期限分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（10年以下）。3.歸檔存儲(chǔ)審核通過(guò)且確定保管期限后的檔案，按照檔案編號(hào)順序進(jìn)行歸檔存儲(chǔ)。檔案存儲(chǔ)應(yīng)采用科學(xué)合理的方式，如紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專(zhuān)門(mén)的檔案柜中，電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。（二）保管要求1.環(huán)境要求檔案保管場(chǎng)所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。2.安全防護(hù)加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防護(hù)措施，配備必要的消防、防盜、防蟲(chóng)、防潮等設(shè)備，確保檔案的實(shí)體安全。對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、定期殺毒等措施，防止信息泄露和數(shù)據(jù)丟失。3.定期檢查檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的保管狀況、完整性、準(zhǔn)確性等。對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好檢查記錄。4.到期鑒定對(duì)保管期限已滿(mǎn)的檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的實(shí)際價(jià)值確定是否繼續(xù)保存或銷(xiāo)毀。對(duì)需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行審批和銷(xiāo)毀。五、檔案借閱與利用（一）借閱權(quán)限1.內(nèi)部借閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)。2.外部借閱因特殊原因需要向公司/組織外部單位或個(gè)人提供檔案借閱服務(wù)的，必須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（二）借閱流程1.申請(qǐng)登記借閱人填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核簽字。2.審批根據(jù)借閱權(quán)限，申請(qǐng)表依次提交檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.借閱辦理審批通過(guò)后，借閱人到檔案管理部門(mén)辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員按照申請(qǐng)表的要求提供檔案，并做好借閱登記。4.歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，歸還時(shí)檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)與借閱人溝通解決。（三）利用規(guī)定1.查閱利用借閱人應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所查閱檔案，并嚴(yán)格遵守檔案管理部門(mén)有關(guān)檔案查閱利用的規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案。2.復(fù)制限制如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門(mén)的印章，并注明復(fù)制日期和用途。3.保密要求借閱人應(yīng)對(duì)所借閱檔案的內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得向無(wú)關(guān)人員泄露檔案信息。如因工作需要引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明檔案來(lái)源。六、檔案保密與安全（一）保密制度1.保密責(zé)任公司/組織全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)接觸到的檔案信息負(fù)有保密責(zé)任。檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識(shí)。2.保密措施對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)秘密等重要檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專(zhuān)人保管、限制訪問(wèn)等保密措施。在檔案的傳輸、使用過(guò)程中，應(yīng)采用安全可靠的方式，防止信息泄露。3.保密監(jiān)督檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案保密工作的監(jiān)督檢查，對(duì)違反保密制度泄露檔案信息者，將依法依規(guī)追究責(zé)任。（二）安全制度1.實(shí)體安全加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防護(hù)設(shè)施建設(shè)，配備必要的防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。定期對(duì)檔案保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。2.信息安全對(duì)電子檔案應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、訪問(wèn)控制、定期備份等信息安全措施，防止電子檔案信息泄露、篡改和丟失。建立健全電子檔案信息安全應(yīng)急處置預(yù)案，確保在發(fā)生安全事件時(shí)能夠及時(shí)有效地進(jìn)行處理。3.安全培訓(xùn)檔案管理部門(mén)應(yīng)定期組織員工進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案安全法律法規(guī)、安全操作規(guī)程、安全事故案例分析等。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理的效率和水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用。（二）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.檔案管理軟件選用適合公司/組織檔案管理需求的專(zhuān)業(yè)檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。2.數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入和維護(hù)工作，確保檔案信息的準(zhǔn)確、完整和及時(shí)更新。3.系統(tǒng)安全與維護(hù)加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)措施，定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案收集各部門(mén)在工作過(guò)程中形成的電子文件應(yīng)及時(shí)收集整理，并按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)。電子文件應(yīng)確保格式規(guī)范、內(nèi)容完整、元數(shù)據(jù)齊全。2.電子檔案歸檔電子檔案的歸檔應(yīng)與紙質(zhì)檔案的歸檔同步進(jìn)行，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.電子檔案利用員工可通過(guò)檔案信息化系統(tǒng)查詢(xún)和利用電子檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用的相關(guān)規(guī)定。如需打印電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。八、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案的存毀。鑒定標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保存檔案反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司/組織發(fā)展具有重要?dú)v史價(jià)值和憑證作用的檔案，應(yīng)永久保存。2.長(zhǎng)期保存檔案在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)公司/組織工作具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期保存。3.短期保存檔案保存期滿(mǎn)后對(duì)公司/組織工作無(wú)查考利用價(jià)值的檔案，可予以銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清單檔案鑒定工作小組對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定后，編制《檔案銷(xiāo)毀清單》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限等信息。2.審批《檔案銷(xiāo)毀清單》經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷(xiāo)毀實(shí)施經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)組織專(zhuān)人對(duì)擬銷(xiāo)毀檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀。