中學(xué)檔案保存制度一、總則（一）目的中學(xué)檔案是學(xué)校在教育教學(xué)、行政管理、后勤服務(wù)等各項工作中直接形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。建立科學(xué)、規(guī)范的檔案保存制度，旨在確保中學(xué)檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和管理，為學(xué)校的發(fā)展、決策、教育教學(xué)研究以及社會服務(wù)提供有力的支持。（二）適用范圍本制度適用于本校各部門、各年級組、各學(xué)科組以及全體教職員工在工作中形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則學(xué)校設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)，對全校檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則檔案內(nèi)容必須真實反映學(xué)校各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案資料。3.完整性原則全面收集、整理學(xué)校在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對涉及學(xué)校機密、師生個人隱私等內(nèi)容的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，滿足學(xué)校各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設(shè)置學(xué)校設(shè)立檔案室，直屬學(xué)校辦公室領(lǐng)導(dǎo)，配備專職檔案管理人員。檔案室負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理機構(gòu)職責1.學(xué)校辦公室負責制定和完善學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，并監(jiān)督執(zhí)行。指導(dǎo)、協(xié)調(diào)全校各部門的檔案工作，定期組織檔案工作檢查和考核。負責檔案管理工作的經(jīng)費預(yù)算、設(shè)備購置、人員培訓(xùn)等保障工作。對全校檔案工作進行宏觀管理，參與檔案的鑒定、銷毀等重要決策。2.檔案室貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，依法開展檔案管理工作。負責全校各類檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化和標準化。做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，定期對檔案進行檢查和維護，確保檔案的安全與完整。建立檔案檢索系統(tǒng)，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。按照規(guī)定的期限和程序，對檔案進行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價值。積極開展檔案的開發(fā)利用工作，為學(xué)校的教學(xué)、科研、管理等工作提供檔案信息服務(wù)，根據(jù)需要編寫檔案參考資料，參與學(xué)校的編史修志工作。負責檔案統(tǒng)計工作，及時準確地統(tǒng)計檔案的收進、移出、保管、利用等情況，向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表。組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全校教職員工的檔案意識和檔案管理水平。3.各部門、年級組、學(xué)科組負責本部門在工作中形成的各類檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期向檔案室移交。明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，配合檔案室做好檔案的整理、編目、鑒定等工作。嚴格遵守學(xué)校檔案管理規(guī)章制度，確保本部門檔案的真實、完整和安全，積極支持和配合檔案室的工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類中學(xué)檔案分為以下十大類：1.黨群工作類黨組織建設(shè)、黨員管理、紀檢監(jiān)察、統(tǒng)戰(zhàn)工作等方面形成的文件材料。工會、共青團、學(xué)生會等群眾組織工作中形成的文件材料。2.行政管理類學(xué)校行政事務(wù)管理、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事管理、財務(wù)管理、物資設(shè)備管理、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。3.教育教學(xué)類學(xué)校教育教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教材、教案、教學(xué)研究、教學(xué)改革、教學(xué)成果、學(xué)生學(xué)籍管理、招生錄取、考試考核等方面的文件材料。各學(xué)科組、年級組開展教學(xué)活動形成的文件材料。4.學(xué)生管理類學(xué)生思想政治教育、品德教育、心理健康教育、學(xué)生獎懲、學(xué)生社會實踐、學(xué)生社團活動等方面的文件材料。學(xué)生個人檔案、綜合素質(zhì)評價材料等。5.教師業(yè)務(wù)類教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案，包括教師個人基本情況、教學(xué)工作量、教學(xué)成果、教學(xué)評價、進修培訓(xùn)等方面的材料。教師科研項目申報、研究成果、學(xué)術(shù)論文等材料。6.體育衛(wèi)生類學(xué)校體育工作計劃、體育競賽、學(xué)生體質(zhì)健康測試、衛(wèi)生保健等方面的文件材料。7.校產(chǎn)管理類學(xué)校固定資產(chǎn)、流動資產(chǎn)、無形資產(chǎn)等管理方面的文件材料，包括資產(chǎn)購置、登記、清查、處置等記錄。8.基建檔案類學(xué)?；窘ㄔO(shè)項目從立項到竣工驗收全過程形成的文件材料，包括項目規(guī)劃、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。9.聲像檔案類學(xué)校在教學(xué)、科研、管理等活動中形成的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.榮譽檔案類學(xué)校獲得的各級各類榮譽稱號、表彰獎勵等方面的文件材料。（二）檔案編號檔案編號采用“年度類別流水號”的結(jié)構(gòu)。1.年度：用公元紀年全稱表示，如“2023”。2.類別：按照檔案分類的十大類，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”表示黨群工作類，“02”表示行政管理類等。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號。例如，一份2023年形成的黨群工作類檔案，其編號為“202301001”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍及要求1.各部門、年級組、學(xué)科組應(yīng)按照檔案管理的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全、完整。2.文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽署完備，具有保存價值。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲，同時做好電子文件的元數(shù)據(jù)管理。（二）收集時間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年集中整理歸檔。2.學(xué)校重大活動、重要項目結(jié)束后，相關(guān)部門應(yīng)在活動或項目結(jié)束后一個月內(nèi)完成文件材料的收集和整理工作，并移交檔案室。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的文件材料進行分類、組卷。3.卷內(nèi)文件材料應(yīng)按照一定的順序排列，一般為：批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；重要法規(guī)性文件的歷次修改稿依次排列。4.每份文件材料應(yīng)編寫頁號，并填寫卷內(nèi)文件目錄，注明文件的題名、日期、文號、責任者、頁數(shù)等信息。5.卷內(nèi)文件材料應(yīng)采用統(tǒng)一規(guī)格的紙張，破損或褪色的文件應(yīng)進行修補或復(fù)制。6.卷內(nèi)文件材料應(yīng)裝訂整齊、牢固，采用三孔一線的方法裝訂，不得壓字、掉頁。五、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)保持清潔、整齊、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、防盜窗及窗簾等。3.檔案架應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和查找。檔案應(yīng)分類存放，不同類別的檔案之間應(yīng)保持一定的間距。（二）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管學(xué)校制定的重要規(guī)章制度、學(xué)校歷史沿革、學(xué)校大事記等。在教育教學(xué)、行政管理等方面具有長遠利用價值的文件材料，如學(xué)校的發(fā)展規(guī)劃、教學(xué)改革方案、重大科研項目成果等。涉及學(xué)校權(quán)益、產(chǎn)權(quán)、重要資產(chǎn)等方面的文件材料，如學(xué)校的土地使用證、房產(chǎn)證、重大經(jīng)濟合同等。上級主管部門頒發(fā)的重要文件，與學(xué)校密切相關(guān)的重要往來文件等。2.長期保管學(xué)校各部門的年度工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等，保管期限為10年。教師教學(xué)業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)籍檔案等，保管期限為30年。學(xué)校一般性的行政事務(wù)文件、教學(xué)研究材料等，保管期限為10年。3.短期保管臨時性工作形成的文件材料，保管期限為3年。一般性的會議文件、簡報等，保管期限為3年。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。2.對破損、褪色、變質(zhì)及字跡模糊的檔案，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。3.檔案應(yīng)按照保管期限和類別分別存放，便于查找和管理。4.嚴格執(zhí)行檔案借閱制度，防止檔案丟失、損壞或泄密。5.對電子檔案應(yīng)定期進行備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織與標準1.學(xué)校成立檔案鑒定工作小組，由學(xué)校辦公室負責人、檔案室管理人員及相關(guān)部門負責人組成。2.檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和學(xué)校檔案管理的實際情況，對檔案的價值進行全面、客觀的評估。3.鑒定檔案價值時，應(yīng)考慮檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，重點審查檔案是否反映學(xué)校的主要職能活動、是否具有歷史查考價值、是否對學(xué)校的發(fā)展具有重要意義等。（二）鑒定程序1.檔案管理人員對保管期滿的檔案進行初步審查，提出擬銷毀檔案的清單，包括檔案的題名、日期、文號、責任者、保管期限等信息。2.檔案鑒定工作小組對擬銷毀檔案進行逐卷審查，根據(jù)鑒定標準，確定檔案的存毀，并簽署鑒定意見。3.對確定銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、文號、責任者、保管期限等詳細信息。銷毀清冊一式兩份，一份留存檔案室，一份報學(xué)校辦公室備案。（三）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、可靠的方式進行，一般采用焚燒或粉碎的方法。嚴禁將檔案出售或贈送他人。2.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀檔案的內(nèi)容與銷毀清冊是否一致，確保銷毀工作的徹底性和安全性。3.銷毀工作結(jié)束后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案的利用（一）利用范圍1.本校教職員工因教學(xué)、科研、管理等工作需要，可查閱、借閱相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱本校檔案，須經(jīng)學(xué)校辦公室批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及個人隱私或?qū)W校機密的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、借閱。（二）利用方式1.查閱本校教職員工查閱檔案，可直接到檔案室提出申請，填寫查閱登記表，注明查閱檔案的名稱、理由、查閱時間等信息。檔案室管理人員根據(jù)申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、污損檔案。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時歸還檔案，由檔案室管理人員進行核對和整理。2.借閱本校教職員工因工作需要借閱檔案，須填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案室審批。檔案室管理人員根據(jù)審批意見，辦理借閱手續(xù)，明確借閱期限、借閱范圍等，并向借閱人員發(fā)放檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案材料。借閱期限屆滿，應(yīng)按時歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記與統(tǒng)計1.檔案室應(yīng)建立檔案利用登