綠化養(yǎng)護(hù)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司綠化養(yǎng)護(hù)工作的規(guī)范化管理，確保綠化養(yǎng)護(hù)工作的質(zhì)量和效果，提高綠化養(yǎng)護(hù)工作的科學(xué)性和可追溯性，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有綠化養(yǎng)護(hù)項(xiàng)目，包括但不限于公司辦公區(qū)域、生產(chǎn)廠區(qū)、生活園區(qū)等綠化區(qū)域的養(yǎng)護(hù)管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映綠化養(yǎng)護(hù)工作的實(shí)際情況，確保信息的真實(shí)性和可靠性。2.完整性原則：涵蓋綠化養(yǎng)護(hù)工作的各個方面，包括養(yǎng)護(hù)計劃、作業(yè)記錄、病蟲害防治、施肥澆水、修剪整形等，保證檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行檔案的建立、整理、歸檔和保管，確保檔案管理工作的規(guī)范性。4.保密性原則：對涉及公司機(jī)密的綠化養(yǎng)護(hù)信息進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)綠化養(yǎng)護(hù)檔案的統(tǒng)一管理工作。其職責(zé)包括：1.制定和完善綠化養(yǎng)護(hù)檔案管理制度，明確檔案管理流程和要求。2.負(fù)責(zé)綠化養(yǎng)護(hù)檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等工作。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清理，確保檔案的完整性和安全性。4.對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和分析，不斷改進(jìn)檔案管理工作。（二）綠化養(yǎng)護(hù)部門綠化養(yǎng)護(hù)部門負(fù)責(zé)本部門綠化養(yǎng)護(hù)檔案的具體建立和日常維護(hù)工作。其職責(zé)包括：1.按照檔案管理制度的要求，及時、準(zhǔn)確地記錄綠化養(yǎng)護(hù)工作的各項(xiàng)信息。2.定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作。（三）相關(guān)人員1.綠化養(yǎng)護(hù)工作人員應(yīng)認(rèn)真做好各自工作環(huán)節(jié)的記錄，并及時將記錄信息反饋給檔案管理人員。2.其他與綠化養(yǎng)護(hù)工作相關(guān)的人員，如采購人員、技術(shù)人員等，應(yīng)按照要求提供與綠化養(yǎng)護(hù)工作有關(guān)的資料，配合檔案管理工作。三、檔案內(nèi)容（一）綠化養(yǎng)護(hù)計劃1.年度養(yǎng)護(hù)計劃根據(jù)公司綠化區(qū)域的實(shí)際情況和植物生長特點(diǎn)，制定年度綠化養(yǎng)護(hù)工作計劃。內(nèi)容包括綠化養(yǎng)護(hù)目標(biāo)、工作任務(wù)、工作安排、人員配置、物資需求等。年度養(yǎng)護(hù)計劃應(yīng)明確各項(xiàng)養(yǎng)護(hù)工作的時間節(jié)點(diǎn)和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，確保養(yǎng)護(hù)工作有序進(jìn)行。2.月度養(yǎng)護(hù)計劃在年度養(yǎng)護(hù)計劃的基礎(chǔ)上，細(xì)化每月的綠化養(yǎng)護(hù)工作任務(wù)。包括具體的養(yǎng)護(hù)作業(yè)內(nèi)容、責(zé)任人、完成時間等。月度養(yǎng)護(hù)計劃應(yīng)根據(jù)當(dāng)月的氣候條件和植物生長狀況進(jìn)行合理調(diào)整，確保養(yǎng)護(hù)工作的針對性和有效性。（二）作業(yè)記錄1.日常養(yǎng)護(hù)記錄詳細(xì)記錄綠化養(yǎng)護(hù)工作人員每日的工作內(nèi)容，如澆水時間、澆水量、施肥種類和用量、修剪部位和方式、病蟲害防治措施等。記錄應(yīng)包括工作日期、工作區(qū)域、工作內(nèi)容、操作人員等信息，確保記錄的準(zhǔn)確性和可追溯性。2.特殊作業(yè)記錄對于綠化養(yǎng)護(hù)過程中的特殊作業(yè)，如大樹移栽、古樹名木保護(hù)、綠化設(shè)施維修等，應(yīng)單獨(dú)記錄作業(yè)過程。記錄內(nèi)容包括作業(yè)時間、作業(yè)地點(diǎn)、作業(yè)內(nèi)容、作業(yè)方法、使用設(shè)備和材料、作業(yè)人員等，同時應(yīng)附上相關(guān)的照片或視頻資料，以便更直觀地了解作業(yè)情況。（三）病蟲害防治記錄1.病蟲害監(jiān)測記錄定期對綠化植物進(jìn)行病蟲害監(jiān)測，記錄病蟲害發(fā)生的時間、地點(diǎn)、種類、危害程度等信息。監(jiān)測記錄應(yīng)采用科學(xué)的方法和標(biāo)準(zhǔn)，如定期巡查、設(shè)置監(jiān)測點(diǎn)、使用專業(yè)監(jiān)測工具等，確保監(jiān)測結(jié)果的準(zhǔn)確性。2.防治措施記錄根據(jù)病蟲害監(jiān)測結(jié)果，及時采取相應(yīng)的防治措施，并記錄防治措施的實(shí)施時間、方法、使用藥劑名稱和用量等。對防治效果進(jìn)行跟蹤記錄，評估防治措施的有效性，為后續(xù)的病蟲害防治工作提供參考。（四）施肥澆水記錄1.施肥記錄記錄每次施肥的時間、肥料種類、施肥量、施肥方法等信息。根據(jù)不同植物的生長需求和土壤肥力狀況，合理確定施肥方案，并詳細(xì)記錄施肥過程，以便對施肥效果進(jìn)行評估和調(diào)整。2.澆水記錄記錄澆水的時間、澆水量、澆水方式等信息。根據(jù)天氣情況、植物生長階段和土壤濕度狀況，合理安排澆水工作，并準(zhǔn)確記錄澆水情況，確保植物得到充足的水分供應(yīng)。（五）修剪整形記錄1.修剪計劃記錄制定綠化植物的修剪計劃，記錄修剪的時間、對象、目的、修剪部位和程度等信息。修剪計劃應(yīng)根據(jù)植物的生長習(xí)性和景觀要求進(jìn)行制定，確保修剪后的植物形態(tài)美觀、生長健康。2.修剪作業(yè)記錄記錄每次修剪作業(yè)的實(shí)際情況，包括修剪人員、修剪工具使用情況、修剪效果等。對修剪后的植物進(jìn)行跟蹤觀察，記錄植物的生長恢復(fù)情況，為后續(xù)的修剪工作提供經(jīng)驗(yàn)參考。（六）綠化設(shè)施檔案1.綠化設(shè)施清單詳細(xì)列出公司綠化區(qū)域內(nèi)的各類設(shè)施，如灌溉系統(tǒng)、照明系統(tǒng)、圍欄、花架、景觀小品等。清單應(yīng)包括設(shè)施名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、購置時間、安裝位置等信息，以便對綠化設(shè)施進(jìn)行全面管理。2.設(shè)施維護(hù)記錄記錄綠化設(shè)施的日常維護(hù)情況，如巡查時間、巡查人員、設(shè)施運(yùn)行狀況、維修內(nèi)容和時間等。對綠化設(shè)施的維修和更換情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括維修原因、維修方法、更換部件名稱和型號等，確保設(shè)施始終處于良好的運(yùn)行狀態(tài)。（七）植物檔案1.植物基本信息記錄每株植物的名稱、品種、規(guī)格、種植時間、種植地點(diǎn)等基本信息。對于珍稀植物或古樹名木，應(yīng)建立專門的檔案，詳細(xì)記錄其生長歷史、保護(hù)狀況等信息。2.植物生長記錄定期記錄植物的生長狀況，如高度、冠幅、葉片數(shù)量和顏色、開花結(jié)果情況等。通過對植物生長記錄的分析，了解植物的生長趨勢和健康狀況，為養(yǎng)護(hù)管理工作提供依據(jù)。（八）其他相關(guān)資料1.綠化養(yǎng)護(hù)合同保存與綠化養(yǎng)護(hù)相關(guān)的各類合同，包括養(yǎng)護(hù)服務(wù)合同、采購合同、租賃合同等。合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、服務(wù)期限、費(fèi)用支付等條款，作為綠化養(yǎng)護(hù)工作的重要依據(jù)。2.技術(shù)資料收集和整理與綠化養(yǎng)護(hù)工作相關(guān)的技術(shù)資料，如植物養(yǎng)護(hù)技術(shù)手冊、病蟲害防治指南、綠化工程設(shè)計圖紙等。技術(shù)資料應(yīng)及時更新，確保其科學(xué)性和實(shí)用性，為綠化養(yǎng)護(hù)工作提供技術(shù)支持。3.培訓(xùn)資料記錄綠化養(yǎng)護(hù)工作人員參加培訓(xùn)的情況，包括培訓(xùn)時間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、培訓(xùn)效果評估等。培訓(xùn)資料有助于提高工作人員的專業(yè)技能和業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)綠化養(yǎng)護(hù)工作的規(guī)范化和科學(xué)化。四、檔案建立與整理（一）檔案建立1.綠化養(yǎng)護(hù)部門應(yīng)在每項(xiàng)工作開展前，明確檔案記錄的責(zé)任人，并按照檔案內(nèi)容要求及時進(jìn)行記錄。2.記錄應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式同時保存，紙質(zhì)記錄應(yīng)書寫工整、清晰，電子記錄應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.對于重要的綠化養(yǎng)護(hù)信息，如古樹名木保護(hù)、重大病蟲害防治等，應(yīng)及時拍照、錄像，并將相關(guān)資料整理歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)定期對綠化養(yǎng)護(hù)檔案進(jìn)行整理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.按照檔案內(nèi)容的分類，對各類檔案進(jìn)行分類存放，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查閱。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂成冊，在封面注明檔案名稱、年度、保管期限等信息；對電子檔案進(jìn)行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)，并命名規(guī)范，便于查找和管理。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.綠化養(yǎng)護(hù)部門應(yīng)每月定期將整理好的檔案資料移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.檔案管理部門在接收檔案資料時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，對不符合要求的檔案資料及時退回綠化養(yǎng)護(hù)部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。3.歸檔后的檔案應(yīng)按照年度和類別進(jìn)行存放，建立檔案臺賬，記錄檔案的名稱、編號、歸檔時間、保管期限等信息。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.對檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案損壞、丟失、霉變等。4.根據(jù)檔案的保管期限，對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審批，并做好銷毀記錄。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱綠化養(yǎng)護(hù)檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的綠化養(yǎng)護(hù)檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自復(fù)制、摘抄或傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人員持《檔案查閱申請表》到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案資料，檔案管理人員在收回檔案時，應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究相關(guān)人員的責(zé)任。（三）檔案利用1.檔案管理部門應(yīng)積極為公司的綠化養(yǎng)護(hù)工作提供檔案利用服務(wù)，如根據(jù)檔案資料分析植物生長狀況、總結(jié)養(yǎng)護(hù)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、制定合理養(yǎng)護(hù)計劃等。2.對于公司其他部門因工作需要利用綠化養(yǎng)護(hù)檔案的，檔案管理部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況提供必要的支持和協(xié)助。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對涉及公司機(jī)密的綠化養(yǎng)護(hù)檔案信息，檔案管理部門應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，限制知悉范圍。2.檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)，對檔案信息進(jìn)行妥善保管。3.在檔案查閱過程中，嚴(yán)格控制查閱人員的權(quán)限，防止檔案信息泄露。