檔案鑒別歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，提高檔案利用效率，特制定本檔案鑒別歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門形成的各類檔案的鑒別、歸檔及管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全，不遺漏重要信息。3.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠。4.規(guī)范性原則：檔案整理、歸檔符合國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。二、檔案鑒別（一）鑒別主體成立檔案鑒別小組，由公司/組織內(nèi)部具有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員組成，負(fù)責(zé)對各類檔案進(jìn)行鑒別。鑒別小組設(shè)組長一名，負(fù)責(zé)全面協(xié)調(diào)鑒別工作。（二）鑒別內(nèi)容1.文件材料的完整性檢查文件材料是否齊全，包括正本與定稿、正文與附件、請示與批復(fù)等。核實(shí)文件材料的成套性，確保反映同一活動(dòng)或事項(xiàng)的文件材料完整無缺。2.文件材料的準(zhǔn)確性審核文件內(nèi)容是否真實(shí)，數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確，表述是否清晰。檢查文件簽署、蓋章等手續(xù)是否完備，確保文件的有效性。3.文件材料的關(guān)聯(lián)性判斷文件材料與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)聯(lián)性，剔除無關(guān)或重復(fù)的文件。對于涉及多個(gè)部門或事項(xiàng)的文件，明確其歸屬和重點(diǎn)。4.文件材料的保存價(jià)值根據(jù)公司/組織的職能、業(yè)務(wù)范圍和發(fā)展需求，評估文件材料的保存價(jià)值。區(qū)分永久、長期、短期保存的文件，確定合理的保管期限。（三）鑒別方法1.直接審查：鑒別人員直接查閱文件材料，對其內(nèi)容、形式等進(jìn)行逐一審查。2.對比分析：將不同來源、不同時(shí)期的相關(guān)文件進(jìn)行對比，找出差異和問題，判斷文件的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.征求意見：對于專業(yè)性較強(qiáng)或存在爭議的文件，征求相關(guān)部門或?qū)＜业囊庖?，確保鑒別結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（四）鑒別流程1.收集整理：各部門將形成的文件材料進(jìn)行初步收集和整理，按照類別和時(shí)間順序排列。2.部門初審：各部門對本部門的文件材料進(jìn)行初審，剔除不符合要求的文件，并填寫《檔案初審登記表》，注明文件名稱、數(shù)量、存在問題及處理意見等。3.鑒別小組審查：檔案鑒別小組收到各部門提交的文件材料后，進(jìn)行集中審查。通過直接審查、對比分析等方法，對文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、關(guān)聯(lián)性和保存價(jià)值進(jìn)行全面評估。4.結(jié)果反饋：鑒別小組將鑒別結(jié)果反饋給各部門，對于不符合要求的文件，提出整改意見，要求部門補(bǔ)充、修正或重新整理。5.再次審核：各部門根據(jù)反饋意見進(jìn)行整改后，將文件材料再次提交鑒別小組審核，直至符合要求為止。三、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)（年度、季度、月度）、請示與批復(fù)性文件、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、大事記等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、質(zhì)量管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的文件材料，如合同協(xié)議、市場調(diào)研報(bào)告、生產(chǎn)記錄、財(cái)務(wù)報(bào)表、員工檔案等。3.項(xiàng)目管理類：針對公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目設(shè)計(jì)方案、項(xiàng)目實(shí)施過程中的各類文件（如進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、變更記錄等）以及項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。4.科技研發(fā)類：涉及公司/組織的科研項(xiàng)目、技術(shù)創(chuàng)新活動(dòng)形成的文件，如科研項(xiàng)目申請書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)專利文件等。5.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、電子文檔等，如公司/組織重大活動(dòng)照片、會議錄音錄像、電子文件等。（二）歸檔要求1.整理規(guī)范：按照檔案分類方案，對歸檔文件進(jìn)行分類、編號、編目和裝訂。分類應(yīng)科學(xué)合理，便于查找和管理。編號應(yīng)連續(xù)、唯一，確保文件的系統(tǒng)性。編目應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括文件編號、名稱、日期、來源等信息。裝訂應(yīng)整齊牢固，保持文件的原貌。2.載體要求紙質(zhì)檔案應(yīng)使用A4規(guī)格紙張，字跡清晰，簽字蓋章齊全。電子檔案應(yīng)采用通用格式存儲，確保數(shù)據(jù)的可讀性和安全性。同時(shí)，應(yīng)建立電子檔案備份制度，定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。聲像檔案應(yīng)保證圖像清晰、聲音完整，載體保存良好。照片應(yīng)沖洗或打印成標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格，并進(jìn)行文字說明；錄音錄像應(yīng)標(biāo)注錄制時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容等信息。3.移交期限各部門應(yīng)在文件材料形成后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，將經(jīng)過鑒別且符合要求的檔案移交至檔案管理部門。對于重大項(xiàng)目或緊急事項(xiàng)形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)移交，確保檔案的時(shí)效性。（三）歸檔流程1.部門整理：各部門按照歸檔要求，對本部門形成的文件材料進(jìn)行分類整理，并編制《檔案移交清單》，詳細(xì)列出文件名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審核：各部門負(fù)責(zé)人對整理好的檔案進(jìn)行審核，確認(rèn)無誤后簽字蓋章。3.檔案管理部門接收：檔案管理部門收到各部門移交的檔案后，對《檔案移交清單》進(jìn)行核對，并對檔案的整理質(zhì)量進(jìn)行檢查。如發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)與移交部門溝通解決。4.入庫上架：經(jīng)檢查合格的檔案，按照檔案分類方案進(jìn)行編號，然后存入檔案庫房相應(yīng)的貨架或存儲設(shè)備中，并建立檔案存放位置索引，便于查找和管理。四、檔案保管期限劃分（一）永久保存1.公司/組織設(shè)立、變更、終止等重要文件，如公司章程、營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等。2.涉及公司/組織重大權(quán)益的合同協(xié)議、產(chǎn)權(quán)證書等。3.年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件。4.公司/組織主要領(lǐng)導(dǎo)的任職文件、重要會議記錄等。5.具有重要?dú)v史價(jià)值或長期利用價(jià)值的文件材料。（二）長期保存1.公司/組織的年度工作計(jì)劃、總結(jié)等一般性文件，保存期限為[X]年。2.業(yè)務(wù)管理類文件中，重要業(yè)務(wù)流程的文件、階段性成果報(bào)告等，保存期限為[X]年。3.項(xiàng)目管理類文件中，項(xiàng)目實(shí)施過程中的重要文件、項(xiàng)目驗(yàn)收報(bào)告等，保存期限為[X]年。4.科技研發(fā)類文件中，具有一定技術(shù)水平和參考價(jià)值的研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)等，保存期限為[X]年。（三）短期保存1.臨時(shí)性、事務(wù)性文件，如一般性通知、便函等，保存期限為[X]年。2.業(yè)務(wù)管理類文件中，一般性的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、日常工作記錄等，保存期限為[X]年。3.項(xiàng)目管理類文件中，項(xiàng)目實(shí)施過程中的一般性文件、進(jìn)度報(bào)表等，保存期限為[X]年。檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)公司/組織的實(shí)際情況進(jìn)行合理確定，并可根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展和檔案利用需求適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。五、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，確保檔案信息的安全和保密。2.優(yōu)先滿足公司/組織內(nèi)部各項(xiàng)工作的需要，提高檔案利用效率。（二）利用方式1.查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要可到檔案管理部門查閱檔案。查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、檔案名稱、查閱目的等信息。檔案管理部門應(yīng)提供必要的查閱場所和設(shè)備，并安排專人協(xié)助查閱。2.借閱：確因工作需要必須將檔案借出的，應(yīng)辦理借閱手續(xù)。借閱人員需填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，交檔案管理部門審核。檔案管理部門根據(jù)審批意見決定是否借閱，并確定借閱期限。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：對于不能借出的檔案或需要留存副本的情況，可提供檔案復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明“復(fù)制件”字樣，與原件具有同等效力。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換或損壞檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于其他非工作目的。3.利用檔案過程中形成的相關(guān)記錄和材料，如查閱筆記、復(fù)制件等，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。4.檔案利用完畢后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案保密與安全管理（一）保密制度1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對檔案內(nèi)容予以保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等敏感內(nèi)容的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，如專庫保管、限制查閱范圍等。3.在檔案利用過程中，查閱、借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律，不得擅自傳播檔案內(nèi)容。如有違反保密規(guī)定的行為，將依法追究其責(zé)任。（二）安全管理1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案的安全保存。2.定期對檔案庫房進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。檢查內(nèi)容包括消防設(shè)施是否完好有效、溫濕度是否符合要求、檔案存儲設(shè)備是否正常運(yùn)行等。3.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，掌握必要的安全知識和技能，確保檔案管理工作的安全開展。4.建立檔案安全應(yīng)急預(yù)案，應(yīng)對可能發(fā)生的火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等突發(fā)事件。定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)急處置能力。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織的決策和業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支持。（二）數(shù)字化處理1.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求，確保圖像清晰可讀。2.建立數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)庫，對掃描后的檔案圖像進(jìn)行分類、標(biāo)注、存儲，并與電子檔案元數(shù)據(jù)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。3.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化系統(tǒng)應(yīng)用1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作，利用系統(tǒng)進(jìn)行檔案的收集、整理、鑒別、歸檔、檢索、借閱等業(yè)務(wù)處理。2.各部門應(yīng)積極配合檔案信息化管理工作，通過系統(tǒng)提交檔案信息，實(shí)現(xiàn)檔案管理的協(xié)同辦公。3.利用信息化系統(tǒng)對檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。八、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、鑒別、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計(jì)等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。3.指導(dǎo)各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳，提高公司/組織整體檔案管理水平。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，建立和維護(hù)檔案信息化管理系統(tǒng)。5.定期對檔案管理工作進(jìn)行總結(jié)和評估，向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)建議和措施。（二）檔案管理人員崗位職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、鑒別和歸檔工作，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目和裝訂，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫。負(fù)責(zé)檔案庫房的管理，做好檔案的存儲、保管和安全防護(hù)工作，定期檢查檔案的保管狀況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問題。為公司/組織內(nèi)部人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，辦理查閱、借閱手續(xù)，登記利用情況。協(xié)助檔案管理部門負(fù)責(zé)人開展檔案信息化建設(shè)工作，參與檔案數(shù)字化處理和系統(tǒng)操作培訓(xùn)等工作。2.檔案鑒別員參與檔案鑒別小組工作，對各部門提交的檔案進(jìn)行鑒別，確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。依據(jù)檔案鑒別標(biāo)準(zhǔn)和方法，對文件材料的內(nèi)容、形式、關(guān)聯(lián)性和保存價(jià)值進(jìn)行評估，提出鑒別意見。協(xié)助檔案管理部門對鑒別過程中發(fā)現(xiàn)問題的檔案進(jìn)行整改和完善，跟蹤整改情況，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.檔案信息化專員負(fù)責(zé)檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，保障系統(tǒng)的正常運(yùn)行。對檔案數(shù)字化處理工作進(jìn)行技術(shù)指導(dǎo)和質(zhì)量控制，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和存儲安全。根據(jù)檔案管理業(yè)務(wù)需求，對信息化系統(tǒng)進(jìn)行功能優(yōu)化和升級，提高檔案管理工作的信息化水平。負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的備份、恢復(fù)和安全管理，制定數(shù)據(jù)備份策略，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和檢查，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司/組織領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)部門代表組成，負(fù)責(zé)對檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、方式和頻率。檢查內(nèi)容包括檔案鑒別歸檔工作的規(guī)范性、檔案保管情況、檔案利用服務(wù)質(zhì)量、檔案安全管理措施落實(shí)情況等。3.監(jiān)督小組在檢查過程中，應(yīng)詳細(xì)記錄檢查情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。對于違反檔案管理制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照規(guī)定追究相關(guān)人員的責(zé)任。（二）考核辦法1.建立檔案管理工作考核制度，將檔案管理工作納入公司/組織各部