建立檔案審查制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案審查工作流程，提高檔案質(zhì)量，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案審查制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的審查工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案審查工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：審查過程中應(yīng)秉持客觀公正的態(tài)度，不受任何因素干擾，如實(shí)反映檔案情況。3.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、形式、來源等進(jìn)行全面審查，確保檔案質(zhì)量。4.及時(shí)高效原則：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案審查工作，提高工作效率，不影響檔案的正常使用。二、檔案審查職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案審查制度及流程。2.組織開展檔案審查培訓(xùn)工作，提高員工檔案審查意識(shí)和能力。3.對(duì)各部門提交的檔案進(jìn)行集中審查，重點(diǎn)審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。4.定期對(duì)檔案審查工作進(jìn)行總結(jié)分析，提出改進(jìn)措施和建議。5.負(fù)責(zé)與上級(jí)主管部門及相關(guān)單位溝通協(xié)調(diào)檔案審查工作中的問題。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步審查工作，確保檔案資料真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門要求，及時(shí)提交本部門檔案進(jìn)行集中審查。3.配合檔案管理部門開展檔案審查工作，提供必要的資料和信息。4.根據(jù)檔案審查意見，對(duì)本部門檔案進(jìn)行整改完善。（三）檔案形成人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照檔案管理要求，認(rèn)真做好檔案資料的收集、整理工作，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.對(duì)本人形成的檔案進(jìn)行自我審查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改。3.積極配合檔案管理部門及各部門的檔案審查工作，提供相關(guān)說明和解釋。三、檔案審查內(nèi)容（一）文件材料完整性審查1.文件種類齊全性：檢查檔案中是否包含各類應(yīng)有的文件材料，如請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、合同、協(xié)議、會(huì)議紀(jì)要等。2.文件數(shù)量完整性：核對(duì)文件的份數(shù)是否齊全，是否存在缺頁、漏頁等情況。3.文件附件完整性：審查文件的附件是否齊全，與正文內(nèi)容是否配套。（二）文件材料準(zhǔn)確性審查1.內(nèi)容真實(shí)性：核實(shí)文件內(nèi)容是否與實(shí)際情況相符，有無虛假信息。2.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性：檢查文件中的數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確無誤，計(jì)算是否正確。3.表述規(guī)范性：審查文件的文字表述是否規(guī)范，語法是否正確，用詞是否恰當(dāng)。（三）文件材料規(guī)范性審查1.格式規(guī)范性：檢查文件的格式是否符合公司規(guī)定，如字體、字號(hào)、行距、頁邊距等。2.簽字蓋章完整性：審查文件上的簽字、蓋章是否齊全，是否符合規(guī)定程序。3.編號(hào)連續(xù)性：對(duì)于有編號(hào)的文件，檢查編號(hào)是否連續(xù)，有無重號(hào)、跳號(hào)現(xiàn)象。（四）檔案整理規(guī)范性審查1.分類合理性：檢查檔案的分類是否合理，是否符合公司檔案分類方案。2.排列有序性：審查檔案的排列是否有序，便于查找和利用。3.編目準(zhǔn)確性：核對(duì)檔案的編目信息是否準(zhǔn)確，如題名、日期、責(zé)任者等。四、檔案審查流程（一）部門自查各部門在檔案整理完成后，應(yīng)首先組織本部門人員對(duì)檔案進(jìn)行自查。自查內(nèi)容包括文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及檔案整理的規(guī)范性等。自查合格后，填寫《檔案部門自查表》，并由部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。（二）部門提交各部門將自查合格的檔案按照檔案管理部門規(guī)定的時(shí)間和要求，提交至檔案管理部門。提交時(shí)應(yīng)附帶《檔案部門自查表》及相關(guān)說明材料。（三）集中審查1.檔案管理部門收到各部門提交的檔案后，安排專人進(jìn)行集中審查。審查人員應(yīng)按照檔案審查內(nèi)容要求，對(duì)檔案進(jìn)行全面細(xì)致的審查。2.審查過程中，如發(fā)現(xiàn)問題，審查人員應(yīng)詳細(xì)記錄，并填寫《檔案審查意見書》，注明問題所在、整改要求及整改期限。3.對(duì)于重大問題或存在疑問的檔案，審查人員可組織相關(guān)部門及人員進(jìn)行會(huì)審，共同研究解決。（四）整改反饋1.各部門收到《檔案審查意見書》后，應(yīng)按照要求及時(shí)進(jìn)行整改。整改完成后，將整改情況以書面形式反饋至檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)各部門的整改情況進(jìn)行復(fù)查，如整改合格，將檔案予以歸檔；如整改仍不符合要求，責(zé)令繼續(xù)整改，直至達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。五、檔案審查記錄與檔案管理（一）審查記錄1.檔案審查人員應(yīng)認(rèn)真做好審查記錄，記錄內(nèi)容包括審查時(shí)間、審查人員、檔案名稱、審查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問題及整改要求等。2.審查記錄應(yīng)妥善保存，作為檔案管理的重要資料，以備查閱和追溯。（二）檔案管理1.經(jīng)審查合格的檔案，按照公司檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號(hào)、裝訂、上架等操作，確保檔案妥善保管。2.建立檔案管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、借閱、歸還、銷毀等情況，做到賬物相符。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保檔案的安全完整。六、檔案審查監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案審查監(jiān)督小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案審查工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組定期對(duì)檔案審查工作進(jìn)行抽查，檢查審查流程是否規(guī)范執(zhí)行，審查結(jié)果是否準(zhǔn)確客觀，整改工作是否落實(shí)到位等。3.對(duì)于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)責(zé)令糾正，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核辦法1.將檔案審查工作納入公司績效考核體系，對(duì)各部門及相關(guān)人員的檔案審查工作進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核內(nèi)容包括檔案審查工作的完成情況、審查質(zhì)量、整改落實(shí)情況等。3.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)未達(dá)到要求的部門和個(gè)人進(jìn)行批評(píng)教育，并責(zé)令限期整改。七、檔案審查工作的信息化管理（一）建立檔案審查信息系統(tǒng)平臺(tái)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立檔案審查信息系統(tǒng)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案審查工作的信息化管理。通過該平臺(tái)，各部門可在線提交檔案，檔案管理部門可在線審查、記錄、反饋審查意見，提高工作效率和管理水平。（二）電子檔案審查對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行審查。審查內(nèi)容包括電子文件的格式、元數(shù)據(jù)、真實(shí)性、完整性等。通過專門的電子檔案審查軟件，對(duì)電子檔案進(jìn)行檢測和分析，確保電子檔案質(zhì)量。（三）數(shù)據(jù)安全與保密在檔案審查信息化管理過程中，要高度重視數(shù)據(jù)安全與保密工作。采取加密存儲(chǔ)