酒店檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)酒店檔案室管理，確保酒店各類(lèi)檔案的完整、安全與有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于酒店各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：酒店檔案室負(fù)責(zé)對(duì)酒店各類(lèi)檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映酒店各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及酒店機(jī)密的檔案進(jìn)行保密管理，防止信息泄露。4.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的便利性，提高檔案服務(wù)質(zhì)量。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和酒店檔案管理制度，制定和完善檔案管理工作細(xì)則。2.負(fù)責(zé)酒店各類(lèi)檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計(jì)、鑒定和銷(xiāo)毀等工作。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案檢索工具，方便檔案的查詢(xún)和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化。6.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高酒店員工的檔案意識(shí)。7.參與酒店重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整。2.按照酒店檔案管理制度的要求，定期將本部門(mén)的檔案移交至檔案室歸檔。3.配合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，具備檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能，熟悉酒店業(yè)務(wù)流程。2.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等具體工作，保證檔案的質(zhì)量和安全。4.積極為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，及時(shí)、準(zhǔn)確地提供所需檔案資料。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。6.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)酒店檔案分為以下幾大類(lèi)：1.行政管理類(lèi)：包括酒店行政公文、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、證照文件等。2.經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)策劃、客戶(hù)資料、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.服務(wù)業(yè)務(wù)類(lèi)：如客房服務(wù)記錄、餐飲訂單、康樂(lè)活動(dòng)資料、賓客投訴處理記錄等。4.工程技術(shù)類(lèi)：包含酒店建筑圖紙、設(shè)備設(shè)施檔案、維修記錄、工程預(yù)決算等。5.安全保衛(wèi)類(lèi)：涉及安全管理制度、消防檔案、治安記錄、應(yīng)急預(yù)案等。6.其他類(lèi)：不屬于上述分類(lèi)的其他重要檔案資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類(lèi)編號(hào)法，每大類(lèi)檔案給予一個(gè)一級(jí)編號(hào)，如A代表行政管理類(lèi)，B代表經(jīng)營(yíng)管理類(lèi)等。2.每大類(lèi)下的二級(jí)類(lèi)目再給予相應(yīng)的二級(jí)編號(hào)，如A1代表行政公文，A2代表會(huì)議記錄等。3.二級(jí)類(lèi)目下的具體檔案按順序編號(hào)，如A1001、A1002……4.編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識(shí)別、檢索和管理。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.酒店在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與酒店有關(guān)的文件、指示、通知等。3.酒店與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.酒店員工個(gè)人在工作中形成的重要業(yè)務(wù)資料、成果報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的各類(lèi)檔案資料，確保檔案的及時(shí)形成和積累。2.收集的檔案應(yīng)齊全、完整，字跡清晰，簽署完備，載體形式符合要求。3.對(duì)重要活動(dòng)、重大項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)實(shí)行跟蹤收集，確保檔案的連續(xù)性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.符合檔案管理的規(guī)范化要求。（四）整理方法1.分類(lèi)：按照檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類(lèi)。2.編號(hào)：為每份檔案或每組檔案編制唯一的編號(hào)。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保整齊牢固。4.編目：填寫(xiě)檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。5.裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在盒面標(biāo)注相關(guān)信息。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔后移交至檔案室。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.各部門(mén)兼職檔案員對(duì)本部門(mén)整理好的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的質(zhì)量和完整性。2.填寫(xiě)檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案移交至檔案室。3.檔案室對(duì)接收的檔案進(jìn)行再次審核，符合要求的予以接收，并辦理簽收手續(xù)。（三）保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價(jià)值，確定檔案的保管期限，分為永久、長(zhǎng)期（10年以上）、短期（10年以下）三種。1.永久保管的檔案：反映酒店主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)酒店有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如酒店章程、重大決策文件、重要人事任免等。2.長(zhǎng)期保管的檔案：在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)酒店工作有查考利用價(jià)值的檔案，如年度工作計(jì)劃與總結(jié)、重要合同協(xié)議等。3.短期保管的檔案：在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)酒店工作有參考價(jià)值的檔案，如一般性業(yè)務(wù)文件、臨時(shí)性通知等。（四）保管要求1.檔案室應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的房間作為檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備等。2.檔案應(yīng)分類(lèi)存放，排列有序，便于查找和管理。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全和完整。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于不同的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。5.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持適宜的環(huán)境條件。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.酒店員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室查閱。2.外單位人員查閱酒店檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)酒店總經(jīng)理批準(zhǔn)后，并在檔案室工作人員的陪同下查閱。3.涉及酒店機(jī)密的檔案，查閱權(quán)限嚴(yán)格按照酒店保密制度執(zhí)行，未經(jīng)授權(quán)不得查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)審批后，查閱人憑有效證件到檔案室查閱檔案。3.檔案室工作人員根據(jù)查閱申請(qǐng)表提供檔案，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案室工作人員同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、有效的原則，不得損害酒店利益和他人權(quán)益。2.利用檔案時(shí)應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。3.如需對(duì)檔案進(jìn)行復(fù)制，應(yīng)使用符合檔案保管要求的設(shè)備和材料，確保復(fù)制件與原件一致。4.利用完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案室，由檔案室工作人員進(jìn)行核對(duì)和清點(diǎn)。七、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)已超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由檔案室牽頭，組織相關(guān)部門(mén)人員組成鑒定小組，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查。2.鑒定小組根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保管狀況，提出鑒定意見(jiàn)，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、日期、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。（二）銷(xiāo)毀程序1.《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)酒店分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行檔案銷(xiāo)毀。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩名以上工作人員負(fù)責(zé)監(jiān)銷(xiāo)，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。3.監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，注明銷(xiāo)毀日期和方式。4.銷(xiāo)毀后的《檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》應(yīng)長(zhǎng)期保存，以備查考。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.定期編制檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表，向上級(jí)主管部門(mén)和酒店領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案工作情況。3.統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交工作1.酒店因機(jī)構(gòu)變動(dòng)、資