檔案借查閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案的管理，規(guī)范檔案的借查閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在工作中涉及檔案借查閱的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.服務(wù)工作原則：以服務(wù)公司各項(xiàng)工作為出發(fā)點(diǎn)，合理提供檔案借查閱服務(wù)，提高工作效率，促進(jìn)公司業(yè)務(wù)的順利開(kāi)展。二、檔案管理部門(mén)職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一管理。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管等日常工作，確保檔案的完整與有序。2.建立健全檔案管理制度，制定檔案分類(lèi)方案、編號(hào)規(guī)則等，規(guī)范檔案管理流程。3.對(duì)借查閱檔案的申請(qǐng)進(jìn)行審核，按照規(guī)定辦理借查閱手續(xù)，跟蹤檔案的歸還情況。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案管理中存在的問(wèn)題，確保檔案安全。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息的便捷查詢(xún)與利用。三、檔案分類(lèi)與編號(hào)（一）檔案分類(lèi)1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等相關(guān)文件，股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、公司章程等；公司內(nèi)部管理制度、工作流程、通知、通報(bào)等文件；公司與政府部門(mén)、合作伙伴簽訂的各類(lèi)合同、協(xié)議等。2.人事檔案：?jiǎn)T工入職、離職、調(diào)動(dòng)等相關(guān)手續(xù)文件；員工簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、薪酬福利等資料；人事任免文件、表彰獎(jiǎng)勵(lì)與違紀(jì)處分記錄等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等財(cái)務(wù)核算資料；稅務(wù)申報(bào)資料、發(fā)票存根等稅務(wù)相關(guān)檔案；資金管理、預(yù)算決算等財(cái)務(wù)管理文件。4.業(yè)務(wù)檔案：公司各類(lèi)業(yè)務(wù)項(xiàng)目的立項(xiàng)、策劃、實(shí)施、驗(yàn)收等文件；市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、客戶(hù)資料、銷(xiāo)售合同、業(yè)務(wù)往來(lái)信函等業(yè)務(wù)相關(guān)資料。5.技術(shù)檔案：公司研發(fā)項(xiàng)目的技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)圖紙、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等技術(shù)資料；產(chǎn)品設(shè)計(jì)文檔、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量控制記錄等與產(chǎn)品生產(chǎn)相關(guān)的檔案。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層次分類(lèi)編號(hào)法，按照檔案分類(lèi)類(lèi)別進(jìn)行一級(jí)編號(hào)，如行政檔案為“XZ”，人事檔案為“RS”，財(cái)務(wù)檔案為“CW”，業(yè)務(wù)檔案為“YW”，技術(shù)檔案為“JS”。2.每類(lèi)檔案下再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行二級(jí)編號(hào)，如行政檔案中的股東會(huì)決議編號(hào)為“XZ01”，董事會(huì)決議編號(hào)為“XZ02”等。3.對(duì)于同一類(lèi)檔案中的具體文件，按照形成時(shí)間順序進(jìn)行流水編號(hào)，如“XZ01001”表示行政檔案中股東會(huì)決議的第一份文件。四、檔案借查閱流程（一）借閱申請(qǐng)1.公司員工因工作需要借閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱目的、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.申請(qǐng)表需經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字審批，明確借閱的必要性和合規(guī)性。（二）審核批準(zhǔn)1.檔案管理部門(mén)收到借閱申請(qǐng)表后，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定、申請(qǐng)人權(quán)限是否足夠等。2.對(duì)于重要檔案或涉及敏感信息的檔案借閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意。3.審核批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)，并注明借閱編號(hào)。（三）借閱登記1.檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請(qǐng)表，在《檔案借閱登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄借閱人姓名、部門(mén)、借閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、借閱日期、預(yù)計(jì)歸還日期等信息。2.借閱人領(lǐng)取借閱檔案時(shí)，需在登記簿上簽字確認(rèn)。（四）檔案借閱1.檔案管理人員按照借閱申請(qǐng)表上的內(nèi)容，準(zhǔn)確查找并提取相應(yīng)檔案，交予借閱人。2.借閱人應(yīng)對(duì)借閱檔案妥善保管，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印部分檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可復(fù)印。（五）歸還提醒1.在檔案借閱期限屆滿(mǎn)前，檔案管理部門(mén)應(yīng)提前[X]個(gè)工作日向借閱人發(fā)出《檔案歸還提醒函》，提醒借閱人按時(shí)歸還檔案。2.提醒函應(yīng)注明借閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、借閱期限屆滿(mǎn)日期以及逾期未還的后果等信息。（六）檔案歸還1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的歸還日期前，將借閱的檔案完整無(wú)損地歸還至檔案管理部門(mén)。2.檔案管理人員在接收歸還檔案時(shí)，應(yīng)仔細(xì)核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，檢查是否有涂改、損壞等情況。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通并查明原因。3.核對(duì)無(wú)誤后，借閱人在《檔案借閱登記簿》上簽字確認(rèn)歸還日期，檔案管理人員在登記簿上注明檔案已歸還，并將檔案歸還原位。五、檔案查閱流程（一）查閱申請(qǐng)1.公司員工因工作需要查閱檔案時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱(chēng)、編號(hào)、查閱目的等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門(mén)。（二）審核批準(zhǔn)1.檔案管理部門(mén)對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核查閱目的是否與工作相關(guān)、查閱范圍是否合理等。2.對(duì)于涉及公司核心機(jī)密或重要敏感信息的檔案查閱申請(qǐng)，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)，并安排查閱時(shí)間和地點(diǎn)。（三）查閱登記1.查閱人到達(dá)檔案查閱地點(diǎn)后，檔案管理人員需再次核對(duì)查閱申請(qǐng)表，確認(rèn)查閱人身份和查閱權(quán)限。2.在《檔案查閱登記簿》上詳細(xì)記錄查閱人姓名、部門(mén)、查閱檔案名稱(chēng)及編號(hào)、查閱日期、查閱內(nèi)容摘要等信息。（四）檔案查閱1.檔案管理人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)檔案供查閱人查閱。查閱人應(yīng)在指定的查閱地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.查閱人如需摘錄或復(fù)制部分檔案內(nèi)容，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后按照規(guī)定的方式進(jìn)行摘錄或復(fù)制。摘錄或復(fù)制的內(nèi)容應(yīng)注明出處，并由檔案管理人員進(jìn)行核對(duì)。（五）查閱結(jié)束1.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱的檔案歸還原位，保持檔案的整齊有序。2.檔案管理人員在查閱登記簿上注明查閱結(jié)束時(shí)間，并對(duì)查閱情況進(jìn)行簡(jiǎn)要記錄。六、特殊情況處理（一）逾期未還處理1.如借閱人未能在規(guī)定的歸還日期前歸還檔案，檔案管理部門(mén)應(yīng)及時(shí)與借閱人聯(lián)系，了解原因并催促歸還。2.對(duì)于逾期未還的借閱人，檔案管理部門(mén)將暫停其再次借閱檔案的權(quán)限，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的警告或處罰。3.如因特殊原因需要延長(zhǎng)借閱期限，借閱人應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)提出書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明理由并經(jīng)原審批領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可延長(zhǎng)。（二）檔案損壞或丟失處理1.借閱人在借閱檔案期間，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞情況應(yīng)及時(shí)告知檔案管理部門(mén)，并采取補(bǔ)救措施。如因借閱人故意或重大過(guò)失導(dǎo)致檔案損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。2.賠償責(zé)任包括但不限于重新復(fù)制檔案所需的費(fèi)用、因檔案損壞或丟失給公司造成的經(jīng)濟(jì)損失等。檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)實(shí)際損失情況，確定賠償金額，并要求借閱人在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)支付賠償款。3.如檔案損壞或丟失可能涉及公司機(jī)密信息泄露等重大問(wèn)題，公司將依法追究借閱人的法律責(zé)任。（三）查閱限制與保密要求1.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等敏感信息的檔案，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，限制查閱范圍和知悉人員。2.查閱人不得擅自將查閱的敏感信息泄露給無(wú)關(guān)人員，不得在互聯(lián)網(wǎng)、社交媒體等公開(kāi)渠道傳播相關(guān)信息。如違反保密規(guī)定，公司將依法追究查閱人的法律責(zé)任，并要求其承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)敏感信息檔案查閱的監(jiān)管，采取必要的技術(shù)手段和管理措施，確保信息安全。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案管理內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案借查閱情況進(jìn)行檢查。檢查內(nèi)容包括借閱申請(qǐng)表審批情況、檔案借閱登記簿記錄情況、檔案歸還情況、檔案保管狀況等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案借查閱工作情況，接受公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)的審計(jì)監(jiān)督。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反本制度規(guī)定的借查閱行為，如未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借閱或查閱檔案、逾期未還檔案、損壞或丟失檔案、泄露檔案機(jī)密信息等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。2.紀(jì)律處分包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職、開(kāi)除等。對(duì)于因違規(guī)行為