檔案管理制度缺失一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指本公司/組織在各項工作活動中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則。公司/組織設立專門的檔案管理部門，負責全公司/組織檔案的集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則。檔案應如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則。全面收集和整理公司/組織在工作中形成的各類檔案，保證檔案的完整無缺。4.保密性原則。嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則。檔案管理應便于檔案的查閱、檢索和利用，提高工作效率。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司/組織設立檔案管理部，負責檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度。2.制定和完善檔案管理的各項規(guī)章制度和業(yè)務流程。3.負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。4.建立和維護檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.提供檔案查閱、借閱服務，做好檔案利用登記工作。6.對各部門檔案管理工作進行指導、監(jiān)督和檢查。7.組織開展檔案業(yè)務培訓和宣傳工作，提高員工的檔案意識。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類：包括公司/組織設立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄，公司/組織規(guī)章制度，人事檔案，行政公文等。2.財務檔案類：包括會計憑證、賬簿、報表，財務審計報告，稅務資料，資金管理文件等。3.業(yè)務檔案類：根據(jù)公司/組織業(yè)務特點，分為市場營銷檔案、項目管理檔案、客戶關(guān)系管理檔案等。市場營銷檔案包括市場調(diào)研、營銷策劃、銷售合同等；項目管理檔案包括項目立項、可行性研究報告、項目進度報告、項目驗收報告等；客戶關(guān)系管理檔案包括客戶信息、客戶投訴處理記錄等。4.技術(shù)檔案類：包括產(chǎn)品研發(fā)資料、技術(shù)標準、工藝流程、設備檔案等。5.合同檔案類：包括各類合同協(xié)議，如采購合同、銷售合同、租賃合同、技術(shù)合同等。6.其他檔案類：包括公司/組織榮譽證書、資質(zhì)證書、重要活動記錄、聲像檔案等。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類設置一級編號，在一級編號下根據(jù)檔案形成時間、順序等設置二級編號。編號應簡潔明了，便于記憶和查詢。例如：行政檔案類編號為XZ，財務檔案類編號為CW，業(yè)務檔案類編號為YW，技術(shù)檔案類編號為JS，合同檔案類編號為HT，其他檔案類編號為QT。具體編號規(guī)則如下：1.行政檔案類：公司/組織設立、變更、注銷等相關(guān)文件：XZ01股東會、董事會、監(jiān)事會會議記錄：XZ02公司/組織規(guī)章制度：XZ03人事檔案：XZ04行政公文：XZ052.財務檔案類：會計憑證：CW01賬簿：CW02報表：CW03財務審計報告：CW04稅務資料：CW05資金管理文件：CW063.業(yè)務檔案類：市場營銷檔案：市場調(diào)研：YW0101營銷策劃：YW0102銷售合同：YW0103項目管理檔案：項目立項：YW0201可行性研究報告：YW0202項目進度報告：YW0203項目驗收報告：YW0204客戶關(guān)系管理檔案：客戶信息：YW0301客戶投訴處理記錄：YW03024.技術(shù)檔案類：產(chǎn)品研發(fā)資料：JS01技術(shù)標準：JS02工藝流程：JS03設備檔案：JS045.合同檔案類：采購合同：HT01銷售合同：HT02租賃合同：HT03技術(shù)合同：HT046.其他檔案類：公司/組織榮譽證書、資質(zhì)證書：QT01重要活動記錄：QT02聲像檔案：QT03四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集工作，確保檔案材料的及時、完整。2.檔案形成部門應在工作完成后，按照檔案管理部門的要求，及時將相關(guān)檔案材料移交檔案管理部門。3.對于重要的會議、活動等形成的檔案，檔案形成部門應在活動結(jié)束后一周內(nèi)將檔案材料移交檔案管理部門。4.檔案管理部門應定期對各部門檔案收集情況進行檢查，督促各部門及時移交檔案。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案材料后，應按照檔案分類和編號規(guī)則進行整理。2.對紙質(zhì)檔案進行分類裝訂，編制目錄，填寫卷內(nèi)備考表等。3.對電子檔案進行分類存儲，建立相應的文件夾結(jié)構(gòu)，按照檔案編號進行命名，并編制電子檔案目錄。4.整理過程中，應確保檔案材料的齊全、完整，對不符合要求的檔案材料及時與形成部門溝通，進行補充或修正。五、檔案的歸檔與保管（一）檔案歸檔1.整理好的檔案應及時歸檔，按照檔案編號順序依次排列存放。2.檔案歸檔時，應填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱、編號、歸檔日期、保管期限等信息。3.對重要檔案應進行備份，備份方式可采用紙質(zhì)備份、電子備份等多種形式，確保檔案的安全性。（二）檔案保管1.檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家有關(guān)標準要求。3.對檔案進行分類存放，不同類別的檔案應分開保管，便于查找和管理。4.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀，確保檔案庫房的整潔和安全。六、檔案的查閱與借閱（一）檔案查閱1.本公司/組織員工因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應根據(jù)查閱申請表提供檔案查閱服務，查閱人員應在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。3.查閱檔案時，應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應將檔案歸還檔案管理部門，并在檔案查閱登記表上簽字確認。（二）檔案借閱1.外單位人員因工作需要借閱本公司/組織檔案，應填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門應根據(jù)審批意見決定是否批準借閱，并與借閱單位簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務。3.借閱檔案時，借閱人員應持檔案借閱協(xié)議到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，檔案管理部門應按照協(xié)議要求提供檔案，并做好借閱登記。4.借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案，如需延期借閱，應提前辦理延期手續(xù)。5.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、泄露檔案內(nèi)容，如因保管不善造成檔案損壞、丟失等，應承擔相應的法律責任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.鑒定工作應由檔案管理部門會同相關(guān)業(yè)務部門組成鑒定小組進行，鑒定小組應根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案的保存價值。3.對保管期限已滿的檔案，鑒定小組應提出鑒定意見，填寫檔案鑒定表，注明檔案名稱、編號、保管期限、鑒定意見等信息。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.檔案銷毀前，應編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號、數(shù)量等信息，經(jīng)檔案管理部門負責人審核，報公司/組織分管領導批準。3.檔案銷毀應指定專人負責，在指定地點進行銷毀，銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等信息。4.檔案銷毀清單應永久保存，作為檔案管理工作的重要資料。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設目標建立完善的檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設備、網(wǎng)絡設備和檔案管理軟件，建立檔案信息管理系統(tǒng)。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子檔案錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫