合作社檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本合作社檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在合作社經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)發(fā)展、文化傳承等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本合作社各部門及全體成員，涵蓋合作社在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)管理、技術(shù)研發(fā)、市場(chǎng)營(yíng)銷、社員管理等活動(dòng)中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則合作社檔案由專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映合作社各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則全面收集、整理合作社在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及合作社商業(yè)秘密、社員隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、借閱和使用，提高檔案的利用效率，為合作社的發(fā)展提供有力支持。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置設(shè)立合作社檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)合作社檔案的日常管理工作。（二）檔案管理機(jī)構(gòu)職責(zé)1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及合作社實(shí)際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負(fù)責(zé)接收、收集合作社各部門及成員移交的各類檔案，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)整理，編制檔案目錄和索引，便于查找和利用。3.檔案保管提供安全、適宜的檔案保管場(chǎng)所，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防盜設(shè)施、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案的安全與完整。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管中出現(xiàn)的問題。4.檔案利用服務(wù)建立檔案查閱、借閱登記制度，為合作社內(nèi)部成員和外部相關(guān)單位及人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)。根據(jù)利用需求，及時(shí)準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用記錄工作。5.檔案鑒定與銷毀定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。嚴(yán)格履行檔案銷毀審批手續(xù)，確保檔案銷毀工作的合法性和嚴(yán)肅性。6.檔案信息化建設(shè)推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)與管理，提高檔案管理工作的效率和水平。7.檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)對(duì)合作社各部門的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，幫助各部門規(guī)范檔案收集、整理、保管等工作，提高整體檔案管理水平。三、檔案分類及編號(hào)（一）檔案分類1.行政管理類檔案包括合作社設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件；章程、規(guī)章制度、會(huì)議記錄、決議、決定等；工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；人事檔案、勞動(dòng)工資、社會(huì)保險(xiǎn)等資料；行政事務(wù)管理文件，如公文處理、印章管理、信訪接待等方面的檔案。2.財(cái)務(wù)管理類檔案涵蓋財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告；會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表；審計(jì)報(bào)告；財(cái)務(wù)收支記錄；資金管理、資產(chǎn)管理等相關(guān)文件。3.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類檔案涉及生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度、生產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)表；產(chǎn)品研發(fā)、技術(shù)創(chuàng)新、工藝改進(jìn)等方面的文件資料；原材料采購(gòu)、供應(yīng)商管理檔案；產(chǎn)品銷售合同、訂單、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告等。4.社員管理類檔案包含社員基本信息檔案，如姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、住址等；社員資格認(rèn)定、入社退社記錄；社員權(quán)益分配、盈余返還等相關(guān)資料；社員培訓(xùn)、考核、獎(jiǎng)勵(lì)等檔案。5.項(xiàng)目管理類檔案針對(duì)合作社承擔(dān)的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目申報(bào)書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目合同；項(xiàng)目實(shí)施過程中的文件資料，如項(xiàng)目進(jìn)度報(bào)告、質(zhì)量控制記錄、資金使用情況報(bào)告等；項(xiàng)目驗(yàn)收文件，如驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、成果鑒定證書等。6.其他類檔案除上述各類檔案外，合作社在其他活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件資料，如榮譽(yù)證書、宣傳資料、聲像資料、實(shí)物檔案等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)采用“類別代碼+年度+流水號(hào)”的方式。例如，行政管理類檔案編號(hào)為“XZGL20XX001”，其中“XZGL”為行政管理類檔案類別代碼，“20XX”為檔案形成年度，“001”為該年度此類檔案的流水號(hào)。具體類別代碼如下：1.行政管理類檔案：XZGL2.財(cái)務(wù)管理類檔案：CWL3.生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)類檔案：SCJY4.社員管理類檔案：SYGL5.項(xiàng)目管理類檔案：XMGL6.其他類檔案：QT四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.明確收集范圍各部門應(yīng)按照檔案管理制度的要求，明確本部門在各項(xiàng)工作中形成的檔案收集范圍，并定期向檔案管理室移交。檔案管理室應(yīng)及時(shí)掌握合作社各項(xiàng)活動(dòng)的開展情況，主動(dòng)收集具有保存價(jià)值的檔案。2.確定收集時(shí)間對(duì)于日常工作中形成的檔案，各部門應(yīng)在工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理并移交檔案管理室。對(duì)于重大活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。3.規(guī)范收集流程各部門向檔案管理室移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間、保管期限等信息。檔案管理室接收檔案時(shí)，應(yīng)對(duì)移交清單進(jìn)行核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。（二）檔案整理1.分類整理檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。將同一類別的檔案按照時(shí)間順序或重要程度進(jìn)行排列，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.編目裝訂對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄。檔案目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)等信息。對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊牢固。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理和存儲(chǔ)。3.裝盒上架將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。然后按照檔案類別和編號(hào)順序上架存放，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所要求1.選擇適宜的地點(diǎn)檔案保管場(chǎng)所應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、防火防盜、防蟲防鼠的地點(diǎn)。避免檔案保管場(chǎng)所靠近水源、火源、污染源等，確保檔案的安全保存。2.具備必要的設(shè)施設(shè)備配備足夠數(shù)量的檔案柜、檔案架，用于存放檔案。安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、防盜門窗、除濕機(jī)、防蟲藥品、鼠夾等。同時(shí)，應(yīng)具備溫濕度控制設(shè)備，將檔案保管場(chǎng)所的溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案保管措施1.定期檢查檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，每月至少進(jìn)行一次全面檢查，每季度進(jìn)行一次抽樣檢查。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)記錄并采取相應(yīng)的處理措施。2.安全防護(hù)加強(qiáng)對(duì)檔案保管場(chǎng)所的安全管理，嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員離開保管場(chǎng)所時(shí)，應(yīng)關(guān)閉門窗、電源、設(shè)備等，確保檔案保管場(chǎng)所的安全。同時(shí)，應(yīng)定期對(duì)安全設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。3.數(shù)字化備份對(duì)重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化備份，存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并異地存放。定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。六、檔案利用（一）利用范圍1.合作社內(nèi)部成員合作社成員因工作需要，可查閱、借閱與其工作相關(guān)的檔案資料，如生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)檔案、社員管理檔案等，以了解合作社的歷史和現(xiàn)狀，為工作決策提供參考依據(jù)。2.外部單位及人員因合作交流、項(xiàng)目申報(bào)、審計(jì)檢查、司法調(diào)查等原因，外部相關(guān)單位及人員經(jīng)合作社批準(zhǔn)后，可查閱、借閱相關(guān)檔案資料。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用規(guī)定，辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.查閱手續(xù)合作社內(nèi)部成員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室查閱。外部單位及人員查閱檔案，需提交查閱申請(qǐng)函，說明查閱的目的、范圍、時(shí)間等內(nèi)容，并加蓋單位公章。經(jīng)合作社分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可到檔案管理室查閱。檔案管理室應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。2.借閱手續(xù)合作社內(nèi)部成員借閱檔案，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。外部單位及人員借閱檔案，除提交查閱申請(qǐng)函并經(jīng)合作社分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)外，還需與檔案管理室簽訂檔案借閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，最長(zhǎng)不得超過[X]個(gè)工作日。借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量、核對(duì)檔案編號(hào)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。（三）利用記錄檔案管理室應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，記錄內(nèi)容包括利用人姓名、單位、利用時(shí)間、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以便日后查詢和統(tǒng)計(jì)分析。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成。負(fù)責(zé)對(duì)檔案的保管期限進(jìn)行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和合作社實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。一般情況下，檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）和短期（[X]年）。對(duì)于反映合作社重要?dú)v史事件、重大決策、核心業(yè)務(wù)等方面的檔案，應(yīng)列為永久保管；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管；對(duì)于只在短期內(nèi)有參考價(jià)值的檔案，列為短期保管。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理室定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出檔案清單，提交檔案鑒定工作小組進(jìn)行初步審查。檔案管理人員應(yīng)向鑒定工作小組介紹檔案的形成背景、內(nèi)容和保管情況等。2.詳細(xì)審查鑒定工作小組對(duì)初步審查后的檔案進(jìn)行詳細(xì)審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，逐份確定檔案的保管期限。對(duì)于存在疑問或爭(zhēng)議的檔案，應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行討論，必要時(shí)可征求專家意見。3.形成鑒定報(bào)告鑒定工作小組根據(jù)審查結(jié)果，形成檔案鑒定報(bào)告，明確檔案的保管期限和銷毀意見。鑒定報(bào)告應(yīng)經(jīng)鑒定工作小組全體成員簽字確認(rèn)。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單根據(jù)檔案鑒定報(bào)告，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)注明擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、保管期限等信息。銷毀清單應(yīng)經(jīng)合作社分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.組織銷毀檔案管理室按照銷毀清單組織檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由兩人以上監(jiān)銷。銷毀