煤礦檔案室制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦檔案室管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦公司各部門及所屬單位形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：煤礦檔案室對(duì)全公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：歸檔的文件材料應(yīng)真實(shí)反映煤礦各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理煤礦在各項(xiàng)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.安全性原則：采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案室設(shè)置煤礦設(shè)立獨(dú)立的檔案室，配備必要的檔案管理人員和檔案保管設(shè)施設(shè)備。（二）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善煤礦檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用煤礦各類檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門及所屬單位的檔案工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.開發(fā)檔案信息資源，為煤礦生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理等提供檔案信息服務(wù)。5.做好檔案的安全保護(hù)工作，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作，確保檔案整理質(zhì)量。3.做好檔案的保管、統(tǒng)計(jì)和借閱登記工作，及時(shí)掌握檔案的動(dòng)態(tài)情況。4.對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，定期清理過(guò)期檔案，做好檔案的銷毀工作。5.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為用戶提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。6.參與檔案管理新技術(shù)的研究和應(yīng)用，提高檔案管理工作效率。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.煤礦行政管理類檔案：包括上級(jí)文件、本單位文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.煤礦生產(chǎn)技術(shù)類檔案：包括地質(zhì)勘探報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、作業(yè)規(guī)程、安全技術(shù)措施、生產(chǎn)報(bào)表、技術(shù)革新資料等。3.煤礦基本建設(shè)類檔案：包括項(xiàng)目立項(xiàng)審批文件、可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)、工程招投標(biāo)文件、施工過(guò)程資料、竣工驗(yàn)收資料等。4.煤礦設(shè)備儀器類檔案：包括設(shè)備采購(gòu)合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備報(bào)廢鑒定文件等。5.煤礦科研類檔案：包括科研項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書、研究報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定文件、專利證書等。6.煤礦聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等資料，反映煤礦重大活動(dòng)、生產(chǎn)建設(shè)場(chǎng)景等。7.其他應(yīng)歸檔的文件材料。（二）收集要求1.各部門及所屬單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集歸檔。2.歸檔的文件材料應(yīng)字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章手續(xù)完備。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（三）整理方法1.按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.分類方法采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限相結(jié)合的方法。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄和檢索工具。4.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，對(duì)字跡模糊或易褪色的文件進(jìn)行復(fù)制。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光、防高溫等適宜的保管條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥等。3.檔案室應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒。（二）檔案裝具1.檔案裝具應(yīng)符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，選用堅(jiān)固耐用、便于存放和查找的檔案柜、檔案架等。2.檔案裝具應(yīng)分類編號(hào)，標(biāo)明存放檔案的類別、年度、保管期限等信息。（三）檔案存放1.按照檔案的分類方案，將檔案有序存放于檔案裝具中。2.同一類檔案應(yīng)集中存放，不同年度、不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。3.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、加密存儲(chǔ)等。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映煤礦主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)煤礦有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長(zhǎng)期保管的檔案是指在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)煤礦工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)煤礦工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（五）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，確保檔案的完整和安全。3.對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行處理，并做好記錄。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結(jié)合煤礦實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員組成。（三）鑒定方法1.逐卷逐件審查檔案內(nèi)容，分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史保存價(jià)值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素，確定檔案的保管期限。3.對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行重點(diǎn)鑒定，對(duì)確無(wú)保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行審核，編制檔案銷毀清冊(cè)。2.檔案銷毀清冊(cè)應(yīng)注明檔案的題名、年度、保管期限、數(shù)量等信息，并由鑒定小組成員簽字確認(rèn)。3.將檔案銷毀清冊(cè)報(bào)煤礦主管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同對(duì)檔案進(jìn)行銷毀。5.銷毀檔案時(shí)應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。6.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字注明銷毀日期。六、檔案的利用（一）利用原則1.遵循保密制度，確保檔案信息不被泄露。2.方便利用，提高檔案的利用率，為煤礦各項(xiàng)工作服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：提供檔案原件或復(fù)印件供利用者查閱。2.借閱：根據(jù)利用者的需求，辦理借閱手續(xù)，將檔案借出檔案室使用。3.出具證明：為利用者出具檔案內(nèi)容的證明材料。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案：利用者應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。檔案管理人員根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案供查閱。查閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)在檔案室指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。2.借閱檔案：利用者應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案室負(fù)責(zé)人審批。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱檔案時(shí)，利用者應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性。3.出具證明：利用者需要出具檔案證明時(shí)，應(yīng)填寫檔案證明申請(qǐng)表，注明證明內(nèi)容、用途等信息。檔案管理人員根據(jù)檔案原件內(nèi)容，如實(shí)出具證明，并加蓋檔案室印章。（四）利用登記1.建立檔案利用登記簿，對(duì)檔案的查閱、借閱、出具證明等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、檔案題名、數(shù)量等信息。3.定期對(duì)檔案利用登記簿進(jìn)行整理和統(tǒng)計(jì)，分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立煤礦檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，促進(jìn)檔案信息資源的共享和開發(fā)利用。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等操作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案。2.數(shù)據(jù)錄入：將檔案的題名、年度、保管期限、來(lái)源、內(nèi)容摘要等信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)。3.檔案存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)于服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。4.檢索利用：利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，快速準(zhǔn)確地查找所需檔案信息，并提供在線查閱、下載等服務(wù)。5.系統(tǒng)維護(hù)：定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。（三）信息安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的安全防護(hù)。2.采取身份認(rèn)