收養(yǎng)檔案制度一、總則（一）目的收養(yǎng)檔案制度旨在規(guī)范收養(yǎng)工作中檔案的管理，確保收養(yǎng)信息的真實、完整、安全和有效利用，維護收養(yǎng)當事人的合法權(quán)益，保障收養(yǎng)工作的依法有序進行。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所涉及的各類收養(yǎng)業(yè)務(wù)檔案的管理，包括收養(yǎng)申請受理、審核、審批、登記等全過程中形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映收養(yǎng)工作的實際情況，確保檔案信息與收養(yǎng)事實相符。2.完整性原則：全面收集、整理與收養(yǎng)業(yè)務(wù)相關(guān)的各類資料，保證檔案內(nèi)容的完整性，不得遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。4.保密性原則：對涉及收養(yǎng)當事人隱私的信息嚴格保密，未經(jīng)授權(quán)不得擅自披露。5.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標準以及本公司/組織的相關(guān)規(guī)定，確保檔案管理的規(guī)范化、標準化。（四）職責分工1.檔案管理部門負責制定和完善收養(yǎng)檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理收養(yǎng)檔案，對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作進行指導和監(jiān)督。定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確和完整。負責檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。2.收養(yǎng)業(yè)務(wù)部門負責本部門收養(yǎng)業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料的真實、完整，并及時移交檔案管理部門。在辦理收養(yǎng)業(yè)務(wù)過程中，嚴格按照檔案管理制度的要求，規(guī)范形成各類檔案資料。配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等利用工作。3.相關(guān)工作人員具體承辦收養(yǎng)業(yè)務(wù)的工作人員，負責在業(yè)務(wù)辦理過程中及時形成、收集、整理相關(guān)檔案資料，并對資料的真實性、準確性負責。嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、銷毀、丟失檔案資料。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.收養(yǎng)申請書，包括收養(yǎng)人、送養(yǎng)人、被收養(yǎng)人的基本情況及收養(yǎng)意愿等內(nèi)容。2.收養(yǎng)人的身份證明、婚姻狀況證明、職業(yè)及經(jīng)濟收入證明、健康狀況證明等相關(guān)材料。3.送養(yǎng)人的身份證明、與被收養(yǎng)人的關(guān)系證明、同意送養(yǎng)的證明等材料。4.被收養(yǎng)人的身份證明、出生證明、健康狀況證明等材料。5.收養(yǎng)評估報告，包括對收養(yǎng)人家庭環(huán)境、經(jīng)濟狀況、教育背景、道德品質(zhì)、健康狀況等方面的評估。6.收養(yǎng)登記審批表，詳細記錄收養(yǎng)申請的審核、審批過程及結(jié)果。7.收養(yǎng)協(xié)議，明確收養(yǎng)人與送養(yǎng)人之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系。8.其他與收養(yǎng)業(yè)務(wù)相關(guān)的材料，如公證文書、醫(yī)療證明、證人證言等。（二）收集要求1.收養(yǎng)業(yè)務(wù)部門應(yīng)在業(yè)務(wù)辦理過程中同步收集相關(guān)檔案資料，確保資料的及時性和準確性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，采用A4紙張打印或書寫，并使用黑色中性筆或鋼筆。3.對于復(fù)印件，應(yīng)注明“此復(fù)印件與原件一致，并由提供人簽名確認”字樣，同時加蓋提供單位或個人的公章或手印。（三）整理方法1.分類：按照收養(yǎng)業(yè)務(wù)流程和檔案內(nèi)容的性質(zhì)，將檔案分為收養(yǎng)申請類、審核審批類、登記類、評估類等類別。2.編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年份和順序號，如“SY[年份][順序號]”，其中“SY”代表收養(yǎng)檔案。3.裝訂：將每份檔案資料按照一定順序排列，左側(cè)裝訂，確保整齊牢固。對于紙張較多的檔案，可采用三孔一線裝訂法；對于紙張較少的檔案，可采用膠水粘貼裝訂。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、日期、頁數(shù)、保管期限等內(nèi)容，便于查找和管理。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.收養(yǎng)業(yè)務(wù)部門在完成收養(yǎng)業(yè)務(wù)辦理后，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對移交的檔案進行核對，檢查檔案資料是否齊全、完整、準確，編號是否規(guī)范，裝訂是否牢固等。3.經(jīng)核對無誤后，檔案管理部門將檔案按照類別和編號順序進行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。（二）保管期限1.收養(yǎng)檔案的保管期限根據(jù)檔案的重要性和性質(zhì)確定，一般分為短期、中期和長期。短期保管期限為[X]年，主要包括收養(yǎng)過程中的一般性文件、資料等。中期保管期限為[X]年，涉及收養(yǎng)當事人基本情況、收養(yǎng)協(xié)議等重要文件。長期保管期限為永久，包括收養(yǎng)登記證書、收養(yǎng)評估報告等具有重要法律效力和歷史價值的檔案。2.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的保管期限進行審查，對于已到保管期限的檔案，按照規(guī)定的程序進行鑒定和處置。（三）保管要求1.庫房環(huán)境：檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。2.安全防護：庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備，并定期進行檢查和維護。安裝監(jiān)控系統(tǒng)，確保庫房24小時監(jiān)控。3.檔案裝具：采用符合檔案保管要求的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，檔案應(yīng)分類存放，標識清晰。4.電子檔案管理：建立電子檔案庫，對電子檔案進行備份存儲，并采用加密技術(shù)確保電子檔案的安全。定期對電子檔案進行檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。四、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部工作人員因工作需要查閱收養(yǎng)檔案。2.司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案需要依法查閱收養(yǎng)檔案。3.收養(yǎng)當事人及其法定代理人因自身權(quán)益需要查閱本人的收養(yǎng)檔案。（二）利用程序1.內(nèi)部查閱本公司/組織內(nèi)部工作人員查閱收養(yǎng)檔案，應(yīng)填寫《收養(yǎng)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。檔案管理部門工作人員根據(jù)申請表提供的信息，協(xié)助查閱人員查找相關(guān)檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認，檔案管理部門工作人員將檔案歸還原位。2.外部查閱司法機關(guān)、行政機關(guān)等因辦案需要查閱收養(yǎng)檔案，應(yīng)出具單位介紹信、工作證及相關(guān)辦案文件，經(jīng)檔案管理部門負責人審核同意后，辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照查閱要求提供檔案復(fù)印件，并加蓋檔案管理部門公章。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。3.當事人查閱收養(yǎng)當事人及其法定代理人查閱本人的收養(yǎng)檔案，應(yīng)攜帶有效身份證件，填寫《收養(yǎng)檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案管理部門審核后，予以查閱。檔案管理部門可為當事人提供檔案原件查閱，但不得讓當事人自行提取檔案。當事人查閱完畢后，檔案管理部門工作人員應(yīng)及時收回檔案。（三）借閱程序1.借閱申請：因特殊情況需要借閱收養(yǎng)檔案的，借閱人應(yīng)填寫《收養(yǎng)檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱。2.借閱登記：檔案管理部門工作人員對借閱申請進行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案編號、借閱期限等信息，并向借閱人發(fā)放檔案。3.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門工作人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人的責任。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、業(yè)務(wù)部門負責人、法務(wù)人員等組成，負責對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要性、歷史價值等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存意義。2.對于已失去保存價值的檔案，應(yīng)鑒定其是否涉及國家機密、個人隱私等敏感信息，如有此類信息，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對到期檔案進行逐一鑒定，提出銷毀意見，并填寫《收養(yǎng)檔案銷毀鑒定表》。2.經(jīng)公司/組織負責人審批同意后，檔案管理部門編制《收養(yǎng)檔案銷毀清單》，詳細記錄銷毀檔案的編號、名稱、日期等信息。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進行，如焚燒、粉碎等，并在銷毀現(xiàn)場安排專人監(jiān)督，確保銷毀徹底。4.銷毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在《收養(yǎng)檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀清單與相關(guān)鑒定材料一并歸檔保存。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的收養(yǎng)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負責將紙質(zhì)檔案中的信息錄入到信息化管理系統(tǒng)中，確保錄入數(shù)據(jù)的準確、完整。2.定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行維護和更新，及時補充新產(chǎn)生的檔案信息，刪除已銷毀或不再需要的檔案數(shù)據(jù)。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索：提供多種檢索方式，如按檔案編號、收養(yǎng)人姓名、送養(yǎng)人姓名、檔案類別等進行快速檢索，方便用戶查找所需檔案。2.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，根據(jù)工作人員的職責和工作需要，分配相應(yīng)的檔案查閱、借閱、修改等權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.統(tǒng)計分析：對收養(yǎng)檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表和圖表，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。4.備份與恢復(fù)：定期對系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進行備份，存儲在安全的存儲介質(zhì)上，并制定數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機制，檔案管理部門定期對收養(yǎng)檔案管理工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.接受上級主管部門和相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，積極配合監(jiān)督檢查工作，如實提供檔案管理情況。（二）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案資料的完整性、準確性和規(guī)范性，檢查檔案內(nèi)容是否真實、齊全，編號是否規(guī)范，裝訂是否整齊等。3.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備是否正常運行，庫房環(huán)境是否符合要求。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運行情況，檢查數(shù)據(jù)錄入是否準確、及時，系統(tǒng)功能是否正常使用，數(shù)據(jù)備份是否完整等。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改