檔案專審制度建設(shè)一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的真實性、完整性和準確性，提高檔案質(zhì)量，保障公司各項工作的順利開展，特制定本檔案專審制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、保管、利用等過程中的專項審核工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準，確保檔案專審工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：以事實為依據(jù)，不受任何部門或個人的干擾，客觀公正地開展審核工作。3.全面覆蓋原則：對公司各類檔案進行全面審核，涵蓋檔案形成的各個環(huán)節(jié)和各類載體。4.質(zhì)量控制原則：通過專審工作，不斷提升檔案質(zhì)量，滿足公司發(fā)展對檔案管理的要求。二、檔案專審機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案專審小組公司設(shè)立檔案專審小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門檔案工作負責(zé)人及檔案管理專業(yè)人員。（二）職責(zé)分工1.組長職責(zé)全面負責(zé)檔案專審工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)。審核檔案專審工作計劃和報告，對重大問題做出決策。2.成員職責(zé)參與制定檔案專審工作方案和審核標(biāo)準。按照分工對各類檔案進行具體審核，并記錄審核情況。及時向組長匯報審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題，提出改進建議。三、檔案專審內(nèi)容（一）檔案形成過程審核1.文件材料收集的完整性檢查各部門在工作活動中形成的各類文件材料是否齊全，是否涵蓋了工作的各個方面。重點審核重要會議、項目、業(yè)務(wù)活動等文件材料的收集情況，確保無遺漏。2.文件材料形成的準確性審核文件內(nèi)容是否真實反映工作實際情況，數(shù)據(jù)是否準確無誤。檢查文件格式是否規(guī)范，簽字、蓋章等手續(xù)是否完備。3.文件材料形成的及時性查看文件是否按照規(guī)定的時間節(jié)點及時形成，有無拖延現(xiàn)象。對于重要緊急文件，是否采取了有效的催辦措施，確保按時歸檔。（二）檔案整理審核1.分類合理性檢查檔案分類是否符合公司檔案分類方案，是否便于查找和利用。審核不同門類檔案之間的區(qū)分是否清晰，有無混淆現(xiàn)象。2.編號規(guī)范性查看檔案編號是否連續(xù)、準確，編號方法是否符合規(guī)定。檢查檔號編制是否科學(xué)合理，能夠準確反映檔案的類別、年度、保管期限等信息。3.裝訂質(zhì)量審核檔案裝訂是否牢固、整齊，有無掉頁、漏頁等情況。檢查裝訂材料是否符合要求，裝訂順序是否正確。（三）檔案保管審核1.保管環(huán)境檢查檔案庫房的溫濕度是否符合標(biāo)準要求，有無防潮、防蟲、防火、防盜等設(shè)施設(shè)備。查看檔案存放是否有序，便于查找和盤點。2.保管期限確定審核檔案保管期限的劃分是否準確，是否符合國家規(guī)定和公司實際情況。對于保管期限有疑問的檔案，組織相關(guān)人員進行研究和論證。（四）檔案利用審核1.利用手續(xù)檢查檔案利用是否履行了必要的審批手續(xù)，審批流程是否規(guī)范。查看利用登記是否詳細，包括利用時間、利用人、利用目的、歸還時間等信息。2.利用效果了解檔案利用對公司業(yè)務(wù)工作、決策支持等方面所發(fā)揮的作用，評估利用效果。收集利用者對檔案利用工作的意見和建議，不斷改進利用服務(wù)。四、檔案專審流程（一）計劃制定檔案管理部門每年年初根據(jù)公司檔案管理工作實際情況，制定檔案專審工作計劃，明確審核范圍、內(nèi)容、時間安排、人員分工等。（二）通知準備審核小組根據(jù)工作計劃，提前向各部門發(fā)出檔案專審?fù)ㄖ?，告知審核的具體要求、時間、地點等信息。（三）部門自查各部門接到通知后，按照檔案專審標(biāo)準進行自查自糾，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行整改，并形成自查報告提交給檔案管理部門。（四）現(xiàn)場審核審核小組按照分工對各部門檔案進行現(xiàn)場審核，通過查閱檔案、詢問相關(guān)人員、實地查看等方式，全面檢查檔案質(zhì)量。審核過程中做好記錄，填寫檔案專審檢查表。（五）問題反饋審核結(jié)束后，審核小組及時向各部門反饋審核中發(fā)現(xiàn)的問題，提出整改意見和建議，并要求各部門在規(guī)定時間內(nèi)提交整改報告。（六）整改復(fù)查檔案管理部門對各部門的整改情況進行復(fù)查，確保問題得到徹底解決，檔案質(zhì)量得到有效提升。（七）總結(jié)報告檔案管理部門根據(jù)檔案專審工作情況，撰寫年度檔案專審總結(jié)報告，分析存在的問題及原因，提出改進措施和建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱。五、檔案專審結(jié)果運用（一）納入績效考核將檔案專審結(jié)果納入各部門績效考核體系，對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人進行表彰和獎勵，對存在問題較多、整改不力的部門進行通報批評，并扣減相應(yīng)績效分數(shù)。（二）改進工作依據(jù)根據(jù)檔案專審中發(fā)現(xiàn)的問題，及時總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，完善檔案管理制度和工作流程，加強對檔案形成、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)的管理，不斷提高檔案管理水平。（三）培訓(xùn)指導(dǎo)參考針對檔案專審中普遍存在的問題，有針對性地開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工的檔案意識和業(yè)務(wù)能力。同時，將專審結(jié)果作為對員工進行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)的重要參考，幫助員工更好地掌握檔案管理知識和技能。六、檔案專審工作紀律（一）嚴格遵守審核程序?qū)徍巳藛T必須嚴格按照檔案專審流程開展工作，不得擅自簡化或跳過審核環(huán)節(jié)。（二）保守工作秘密審核人員在工作中要嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容及審核過程中涉及的公司機密信息。（三）公正廉潔審核審核人員要秉持公正、廉潔的原則，不得接受被審核部門或個人的賄賂、宴請等不正當(dāng)利益，確保審核結(jié)果客觀公正。（四）按時完成審核任務(wù)審核人員要按照規(guī)定的時間要求完成審核工作，不得拖延，確保檔案專審工作順利推進。