檔案管理各種制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）定義1.檔案：是指本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式和載體的歷史記錄。2.檔案管理：是指對(duì)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管、檢索、利用、鑒定、銷毀等一系列工作的總稱。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。本公司/組織檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.完整準(zhǔn)確原則。檔案的形成過程應(yīng)保證其內(nèi)容的完整、準(zhǔn)確，反映本公司/組織各項(xiàng)工作活動(dòng)的真實(shí)面貌。3.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供有力支持。4.安全保密原則。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，確保檔案信息的安全，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)本公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門檔案工作。3.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編目、裝訂、保管本公司/組織各類檔案，建立健全檔案檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行清理，確保檔案的質(zhì)量和安全。5.負(fù)責(zé)檔案的開發(fā)利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，積極開展檔案編研工作。6.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的配備、維護(hù)和更新，保障檔案管理工作的正常開展。7.負(fù)責(zé)組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，定期向檔案管理部門移交本部門應(yīng)歸檔的檔案。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和安全保密工作，積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作。4.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案工作的具體組織和協(xié)調(diào)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行檔案管理的法律法規(guī)和本公司/組織檔案管理制度，嚴(yán)格遵守檔案管理工作紀(jì)律。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、保管等具體工作，確保檔案整理規(guī)范、保管安全。3.負(fù)責(zé)檔案的檢索、查詢和借閱服務(wù)工作，及時(shí)為利用者提供準(zhǔn)確的檔案信息。4.負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織實(shí)施。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的日常維護(hù)和管理，保證設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。6.積極開展檔案編研工作，為公司/組織提供有價(jià)值的檔案參考資料。7.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式和載體的材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)且需貫徹執(zhí)行的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織內(nèi)部的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件。5.本公司/組織在工程建設(shè)、科研項(xiàng)目、產(chǎn)品開發(fā)等活動(dòng)中形成的技術(shù)文件、圖紙、研究報(bào)告等。6.本公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、資質(zhì)證明等材料。7.本公司/組織員工的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。8.其他具有保存價(jià)值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的檔案材料，確保檔案的完整性和及時(shí)性。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案管理要求。3.對(duì)重要的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行備份或采取其他保護(hù)措施，防止檔案損壞或丟失。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、保管和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容、形式等特征進(jìn)行分類，一般分為文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的管理和查詢。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，目錄應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案的內(nèi)容和存放位置。4.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件材料進(jìn)行修整和裝訂，確保檔案的整齊美觀。四、檔案的保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的數(shù)據(jù)備份設(shè)備，如磁帶、光盤、移動(dòng)硬盤等，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序上架存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用密集架或檔案柜存放，對(duì)電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.對(duì)特殊載體檔案，如聲像檔案應(yīng)采用專門的存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行保管，并注明檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等信息。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指對(duì)本公司/組織具有重要?dú)v史價(jià)值和長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議等。3.長期保管的檔案是指對(duì)本公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為16年至50年。4.短期保管的檔案是指對(duì)本公司/組織在較短時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限一般為5年以下。（四）檔案的清點(diǎn)與檢查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)，核對(duì)檔案的數(shù)量、編號(hào)、內(nèi)容等是否準(zhǔn)確無誤，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.每年應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、載體質(zhì)量、環(huán)境條件等，對(duì)存在的問題及時(shí)采取措施進(jìn)行整改。3.在檔案庫房發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、地震等自然災(zāi)害或其他突發(fā)事件后，應(yīng)及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，對(duì)受損檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，須經(jīng)本公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助。2.借閱：利用者因工作需要借閱檔案，須填寫借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：利用者如需復(fù)制檔案，須填寫復(fù)制申請(qǐng)表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，注明復(fù)制日期和用途。（三）利用要求1.利用者應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、加注標(biāo)記等。2.利用者不得擅自將檔案帶出檔案管理部門指定的場所，如需帶出，須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。3.利用者歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否完整無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究利用者的責(zé)任。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案利用制度，不得擅自擴(kuò)大檔案利用范圍，不得為不符合利用條件的人員提供檔案利用服務(wù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.依據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.對(duì)保管期滿且確無保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀；對(duì)保管期滿但仍有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長保管期限。3.對(duì)涉及本公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行鑒定和管理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定工作小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。3.對(duì)擬銷毀的檔案，編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。（四）銷毀方式1.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采用焚燒或粉碎等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對(duì)電子檔案應(yīng)采用數(shù)據(jù)擦除或格式化等方式進(jìn)行銷毀，確保電子數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷高效的檔案信息支持。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將檔案轉(zhuǎn)化為電子文件進(jìn)行存儲(chǔ)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：建立檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等功能。3.檔案數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)：定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機(jī)制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。4.檔案信息安全管理：采取防火墻、入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全運(yùn)行，防止檔案信息泄露。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的