擬寫(xiě)檔案閱覽制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案閱覽行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部員工及因工作需要查閱公司檔案的外部人員。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案信息的安全保密，防止檔案信息泄露、篡改或丟失。3.本著方便工作、提高效率的原則，合理安排檔案閱覽。二、檔案閱覽的申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部員工申請(qǐng)1.員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案閱覽申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明查閱檔案的名稱(chēng)、目的、查閱時(shí)間等信息。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行認(rèn)真審查，簽署意見(jiàn)。3.經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，員工持申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)辦理閱覽手續(xù)。（二）外部人員申請(qǐng)1.因工作需要查閱公司檔案的外部人員，需提前向公司提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，并加蓋單位公章。2.公司相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)外部人員的申請(qǐng)進(jìn)行初審，核實(shí)其身份及查閱必要性，簽署意見(jiàn)后報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，外部人員持審批通過(guò)的申請(qǐng)到檔案管理部門(mén)辦理閱覽手續(xù)。（三）審批權(quán)限1.查閱一般性檔案，由部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.查閱重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.如需查閱公司核心機(jī)密檔案，須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。三、檔案閱覽的辦理（一）閱覽登記檔案管理部門(mén)在收到經(jīng)審批的閱覽申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄申請(qǐng)人姓名、部門(mén)、申請(qǐng)時(shí)間、查閱檔案名稱(chēng)及數(shù)量等信息。（二）閱覽場(chǎng)所1.公司設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案閱覽室，為檔案閱覽提供必要的場(chǎng)所和設(shè)施。2.閱覽室應(yīng)保持安靜、整潔，配備必要的桌椅、照明設(shè)備等，確保閱覽環(huán)境適宜。（三）閱覽指導(dǎo)1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)人的需求，提供必要的閱覽指導(dǎo)，幫助其快速準(zhǔn)確地找到所需檔案。2.對(duì)于涉及專(zhuān)業(yè)知識(shí)或復(fù)雜內(nèi)容的檔案，檔案管理人員可根據(jù)情況進(jìn)行適當(dāng)解釋?zhuān)员闵暾?qǐng)人更好地理解檔案內(nèi)容。（四）閱覽限制1.檔案閱覽應(yīng)在規(guī)定的閱覽室內(nèi)進(jìn)行，未經(jīng)檔案管理部門(mén)同意，不得擅自將檔案帶出閱覽室。2.嚴(yán)禁在閱覽檔案時(shí)進(jìn)行涂改、標(biāo)記、拍照、復(fù)印等行為，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定另行辦理手續(xù)。3.閱覽時(shí)間應(yīng)嚴(yán)格按照申請(qǐng)批準(zhǔn)的時(shí)間執(zhí)行，如遇特殊情況需要延長(zhǎng)閱覽時(shí)間，應(yīng)提前向檔案管理部門(mén)申請(qǐng)并獲得批準(zhǔn)。四、檔案的歸還與保管（一）歸還要求1.閱覽結(jié)束后，申請(qǐng)人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量及完整性。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，申請(qǐng)人應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門(mén)，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）保管措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)歸還的檔案進(jìn)行整理、核對(duì)，確保檔案存放有序、安全。2.加強(qiáng)對(duì)檔案閱覽室的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮設(shè)備等，防止檔案受到損壞或丟失。五、檔案信息的保密（一）保密責(zé)任1.所有參與檔案閱覽的人員都應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，對(duì)在閱覽過(guò)程中知悉的檔案信息予以保密。2.檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密管理，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（二）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的存放區(qū)域，并采取加密存儲(chǔ)、限制訪問(wèn)等措施。2.在檔案閱覽過(guò)程中，如涉及機(jī)密信息，檔案管理人員應(yīng)提醒申請(qǐng)人注意保密，不得在無(wú)關(guān)人員面前談?wù)摍n案內(nèi)容。3.嚴(yán)禁將檔案信息通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)、電子郵件等方式傳輸給無(wú)關(guān)人員。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司建立檔案閱覽監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)檔案閱覽情況進(jìn)行日常監(jiān)督檢查。2.定期對(duì)檔案閱覽申請(qǐng)、審批、辦理及歸還等環(huán)節(jié)進(jìn)行檢查，確保檔案閱覽制度的嚴(yán)格執(zhí)行。（二）違規(guī)處理1.對(duì)于違反檔案閱覽制度的行為，如擅自涂改、復(fù)印檔案，泄露檔案信息等，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.情節(jié)較輕的，給予警告、批評(píng)教育等處理；情節(jié)嚴(yán)重的，將依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任，包括但不限于經(jīng)濟(jì)賠償、解除勞動(dòng)合同等。七、附則