檔案中心制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案中心負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。2.真實性原則：檔案應如實反映公司各項工作的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則：檔案應全面、系統(tǒng)地反映公司各項工作的全過程，保證檔案的完整性。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案，應嚴格保密，防止檔案信息的泄露。5.方便利用原則：檔案管理應便于檔案的查閱、利用，提高檔案的使用效率。二、檔案管理職責（一）檔案中心職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等工作。3.指導和監(jiān)督公司各部門的檔案工作，對兼職檔案員進行業(yè)務培訓。4.負責檔案信息化建設，推進檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。5.做好檔案的安全保密工作，確保檔案的安全。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的形成、積累和整理工作，確保檔案的完整、準確。2.按照檔案中心的要求，及時將本部門的檔案移交檔案中心歸檔。3.配合檔案中心做好檔案的查閱、利用等工作。4.明確一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理。（三）兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理、分類、裝訂等工作。2.按照檔案中心的規(guī)定，定期將本部門的檔案移交檔案中心歸檔。3.協(xié)助檔案中心做好檔案的查閱、利用登記等工作。4.負責本部門檔案的日常保管，確保檔案的安全。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等五大類。1.文書檔案：包括公司各類文件、通知、報告、請示、批復、會議紀要等。2.科技檔案：包括公司科研項目、工程建設、設備儀器等方面的檔案。3.會計檔案：包括公司會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。4.人事檔案：包括員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、工資福利等方面的檔案。5.業(yè)務檔案：包括公司市場營銷、客戶服務、生產(chǎn)運營等業(yè)務活動中形成的檔案。（二）檔案編號檔案編號采用“年度+類別+流水號”的方式，具體如下：1.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：用大寫字母表示，如“WS”（文書檔案）、“KJ”（科技檔案）、“KJ”（會計檔案）、“RS”（人事檔案）、“YW”（業(yè)務檔案）。3.流水號：用五位數(shù)字表示，從“00001”開始依次編號。例如，2023年形成的第10份文書檔案編號為“2023WS00010”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.公司與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、往來信函等。3.公司員工個人在工作中形成的重要文件、證書、榮譽等。4.其他與公司相關的具有保存價值的檔案材料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案的及時、完整收集。2.檔案收集人員應定期對本部門的檔案進行清理，將具有保存價值的檔案及時收集起來。3.對于重要的檔案材料，應采取復印、拍照等方式進行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、裝訂、上架等操作。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機構（問題）等進行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)、階段等進行分類整理，編制科技檔案目錄。3.會計檔案：按照會計年度、保管期限等進行分類整理，編制會計檔案目錄。4.人事檔案：按照員工類別、檔案內(nèi)容等進行分類整理，建立員工人事檔案。5.業(yè)務檔案：按照業(yè)務類型、項目等進行分類整理，編制業(yè)務檔案目錄。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書檔案：一般應在次年的上半年完成歸檔工作。2.科技檔案：應在項目結束或設備儀器驗收后三個月內(nèi)完成歸檔工作。3.會計檔案：應在會計年度終了后，由財務部門保管一年，期滿后移交檔案中心保管。4.人事檔案：應在員工離職后一個月內(nèi)，由人事部門將檔案移交檔案中心保管。5.業(yè)務檔案：應在業(yè)務活動結束后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應齊全、完整、準確，符合整理要求。2.歸檔的檔案應編制目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。3.歸檔的檔案應進行裝訂，采用統(tǒng)一的檔案盒進行保管。（三）移交手續(xù)1.各部門向檔案中心移交檔案時，應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。2.檔案中心對接收的檔案應進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。3.檔案移交清單一式兩份，一份由檔案中心留存，一份由移交部門留存。六、檔案的保管（一）保管場所檔案中心應設置專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度、濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.對重要的檔案應采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等。4.定期對檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況應及時報告并采取措施進行處理。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管的檔案：凡是反映公司一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是反映公司一般性工作活動，在較短時間內(nèi)對公司有查考利用價值的檔案，應短期保管，保管期限為5年以下。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國家有關檔案保管期限的規(guī)定為依據(jù)，結合公司的實際情況進行鑒定。2.對檔案的鑒定應全面、客觀、公正，確保鑒定結果的準確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案中心負責人、各部門兼職檔案員及相關業(yè)務人員組成。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、價值、保管期限等進行綜合分析和評估。2.查閱檔案的利用情況，了解檔案的實際使用價值。3.征求相關部門和人員的意見，確保鑒定結果的科學性和合理性。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定確認無保存價值的檔案，應填寫檔案銷毀清單，注明檔案的編號、名稱、日期、數(shù)量等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案中心負責人審核、公司領導批準后，方可進行銷毀。3.檔案銷毀應指定專人負責，采用焚燒、粉碎等方式進行銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。4.檔案銷毀過程應進行記錄，留存相關資料，以備查考。八、檔案的查閱與利用（一）查閱范圍公司員工因工作需要，可查閱與其工作相關的檔案。外部單位因業(yè)務往來等需要查閱公司檔案的，應按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）查閱手續(xù)1.公司員工查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案中心查閱。2.外部單位查閱公司檔案時，應提前向檔案中心提交查閱申請函，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，并提供相關證明材料。經(jīng)檔案中心負責人審核、公司領導批準后，方可查閱。3.查閱檔案時，應在檔案中心指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案中心。（三）利用方式1.查閱檔案時，檔案中心應提供必要的查閱設備和環(huán)境，確保查閱工作的順利進行。2.如需復印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容的，應經(jīng)檔案中心負責人批準，并按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。（四）歸還要求查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案中心，并在檔案查閱登記表上簽字確認。檔案中心工作人員應對歸還的檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與查閱人員溝通解決。九、檔案的統(tǒng)計與信息化管理（一）統(tǒng)計工作1.檔案中心應建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.檔案統(tǒng)計報表應準確、及時、完整，如實反映檔案管理工作的實際情況。3.檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)應進行分析和研究，為檔案管理決策提供依據(jù)