檔案室相關(guān)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案室對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理本公司/組織各類(lèi)檔案，包括文書(shū)檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.和指導(dǎo)各部門(mén)的檔案收集、整理、歸檔工作，對(duì)歸檔文件材料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查和驗(yàn)收。4.負(fù)責(zé)檔案的分類(lèi)、編號(hào)、編目、裝訂等整理工作，建立健全檔案檢索體系，提高檔案查詢(xún)利用效率。5.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全。6.按照規(guī)定的期限和范圍，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定、銷(xiāo)毀，并做好相關(guān)記錄。7.積極開(kāi)展檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用工作，為公司/組織的決策、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)提供檔案信息支持。8.組織檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）各部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)各類(lèi)文件材料的形成、積累和整理工作，確保文件材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理要求，定期將本部門(mén)應(yīng)歸檔的文件材料移交檔案室，并辦理交接手續(xù)。3.配合檔案室做好檔案的整理、鑒定、銷(xiāo)毀等工作，提供必要的檔案利用服務(wù)。4.明確一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的日常管理和協(xié)調(diào)，指導(dǎo)本部門(mén)員工正確形成和積累文件材料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案工作，遵守檔案管理規(guī)章制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。4.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.做好檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理工作，保證檔案保管環(huán)境良好。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、通知等。3.本公司/組織對(duì)外簽訂的合同、協(xié)議、章程、紀(jì)要等文件。4.本公司/組織的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.本公司/組織的科研項(xiàng)目、技術(shù)改造、工程建設(shè)等活動(dòng)中形成的文件材料。6.本公司/組織的人事檔案、工資檔案、獎(jiǎng)懲檔案等。7.本公司/組織的財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。8.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)電子文件應(yīng)同時(shí)收集其元數(shù)據(jù)等相關(guān)信息，確保電子文件的可讀性和完整性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的整理、編目、檢索和統(tǒng)計(jì)。（四）整理方法1.文書(shū)檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，編制歸檔文件目錄，裝訂成冊(cè)。2.科技檔案：按照項(xiàng)目、專(zhuān)業(yè)、階段等進(jìn)行分類(lèi)，建立科技檔案案卷目錄，對(duì)圖紙等特殊載體檔案進(jìn)行單獨(dú)整理和編號(hào)。3.會(huì)計(jì)檔案：按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法的規(guī)定，進(jìn)行分類(lèi)整理，編制會(huì)計(jì)檔案目錄。4.人事檔案：按照人事檔案管理規(guī)定，進(jìn)行分類(lèi)整理，建立人事檔案卷宗。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，制定相應(yīng)的分類(lèi)方案進(jìn)行整理。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備專(zhuān)用的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)堅(jiān)固、安全，具有防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光（紫外線(xiàn)）、防塵、防有害氣體等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、檔案柜、防蟲(chóng)藥品、溫濕度計(jì)、滅火器、空調(diào)等。3.保持庫(kù)房?jī)?nèi)適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案上架1.檔案整理完畢后，應(yīng)及時(shí)上架保管。上架應(yīng)按照分類(lèi)編號(hào)順序排列，便于查找和利用。2.不同保管期限、不同類(lèi)型的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，避免混淆。（三）檔案標(biāo)識(shí)1.在檔案架、檔案柜等顯著位置標(biāo)明檔案類(lèi)別和編號(hào)，便于識(shí)別和查找。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)標(biāo)識(shí)，建立電子檔案目錄和索引，方便檢索。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清晰準(zhǔn)確。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并做好清查記錄。（五）檔案安全管理1.嚴(yán)格遵守檔案安全保密制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案室。2.加強(qiáng)對(duì)檔案庫(kù)房的安全防范，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房24小時(shí)處于監(jiān)控狀態(tài)。3.定期對(duì)檔案保管設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。4.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等工作，制定應(yīng)急預(yù)案，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.公司/組織員工因個(gè)人需要查閱與其工作相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可到檔案室查閱檔案原件，檔案管理人員應(yīng)提供必要的協(xié)助和指導(dǎo)。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案，按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案復(fù)印件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理人員審核，加蓋檔案利用專(zhuān)用章后方可有效。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、利用目的、檔案名稱(chēng)及編號(hào)、查閱頁(yè)數(shù)、借閱期限、歸還時(shí)間等。（四）利用監(jiān)督1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案利用過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督，確保利用者遵守檔案利用規(guī)定。2.如發(fā)現(xiàn)利用者有違反檔案利用規(guī)定的行為，應(yīng)及時(shí)制止，并報(bào)告相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。六、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀(guān)點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案專(zhuān)家組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定方案，組織實(shí)施檔案鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映本公司/組織的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史研究?jī)r(jià)值。3.檔案的保管期限，根據(jù)檔案的保存價(jià)值確定保管期限，保管期限分為永久、長(zhǎng)期（[X]年）、短期（[X]年）。（四）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)檔案逐件進(jìn)行審查，分析其內(nèi)容和價(jià)值，確定其保管期限。2.綜合鑒定法：結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、形式、載體等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。（五）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)。2.檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案名稱(chēng)、編號(hào)、保管期限、數(shù)量、銷(xiāo)毀原因等內(nèi)容，并經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理人員和監(jiān)銷(xiāo)人員共同實(shí)施，確保檔案銷(xiāo)毀徹底。4.銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)水平，為公司/組織提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。2.檔案信息系統(tǒng)建設(shè)：選擇適合本公司/組織的檔案信息化管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的分類(lèi)管理、編目檢索、借閱利用、統(tǒng)計(jì)分析等功能。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、訪(fǎng)問(wèn)控制等措施，確保檔案信息安全。（三）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化流程：確定數(shù)字化范圍和標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案掃描，圖像處理，數(shù)據(jù)錄入，數(shù)據(jù)掛接，建立電子檔案目錄數(shù)