電子檔案移交制度一、總則（一）目的為了加強公司電子檔案的管理，規(guī)范電子檔案的移交行為，確保電子檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于電子檔案的有效利用和長期保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在工作活動中形成的具有保存價值的電子檔案的移交管理。（三）基本原則1.真實性原則：電子檔案移交應確保其內(nèi)容真實反映公司各項工作活動的實際情況。2.完整性原則：移交的電子檔案應涵蓋公司業(yè)務活動的各個方面，包括但不限于文件、合同、報表、記錄等，保證檔案的全面性。3.規(guī)范性原則：嚴格按照國家有關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司內(nèi)部規(guī)定的格式、流程進行電子檔案的移交。4.安全性原則：在電子檔案移交過程中，要采取有效措施確保檔案信息的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。二、電子檔案的定義與范圍（一）定義電子檔案是指公司各部門在履行職能過程中形成的，以數(shù)字形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡上傳輸?shù)奈募?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）范圍1.公司各類公文，包括請示、報告、通知、決定、決議等。2.業(yè)務合同、協(xié)議，涵蓋采購合同、銷售合同、租賃合同等。3.財務報表、賬目記錄、審計報告等財務相關(guān)資料。4.項目文檔，如項目規(guī)劃書、可行性研究報告、項目進度記錄等。5.人事檔案，包括員工入職登記表、考核記錄、薪酬信息等。6.科研成果資料，如研究報告、實驗數(shù)據(jù)、專利文件等。7.其他具有保存價值的電子文件，如會議紀要、工作記錄、宣傳資料等。三、電子檔案移交的職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善電子檔案移交制度及相關(guān)流程，并組織實施。2.指導和監(jiān)督各部門的電子檔案整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量符合要求。3.接收各部門移交的電子檔案，進行統(tǒng)一登記、存儲和保管。4.定期對電子檔案進行備份，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。5.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。（二）各部門職責1.負責本部門電子檔案的收集、整理、分類和初步鑒定工作，確保檔案資料齊全、完整、準確。2.按照規(guī)定的時間和要求，將整理好的電子檔案移交至檔案管理部門，并辦理移交手續(xù)。3.配合檔案管理部門做好電子檔案的管理和利用工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）信息技術(shù)部門職責1.為電子檔案的管理提供技術(shù)支持，確保檔案管理系統(tǒng)的正常運行。2.協(xié)助檔案管理部門制定電子檔案存儲方案，保障檔案數(shù)據(jù)的存儲安全。3.負責處理電子檔案移交過程中的技術(shù)問題，如數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換、傳輸故障等。四、電子檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.各部門應按照檔案形成的規(guī)律和特點，對電子檔案進行分類整理。分類應科學合理，便于查找和利用，一般可按照年度、機構(gòu)、問題等進行分類。2.電子檔案的命名應規(guī)范統(tǒng)一，能夠準確反映檔案的內(nèi)容和主題，原則上采用“年度+機構(gòu)+文件題名”的命名方式。例如：“2023年行政部關(guān)于年度工作總結(jié)的報告”。3.對電子檔案中的圖像、音頻、視頻等非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，應進行必要的標注和說明，確保其內(nèi)容清晰可辨。標注信息應包括形成時間、來源、主題等。（二）歸檔流程1.各部門在完成電子檔案的整理后，應及時進行歸檔。歸檔前，應對檔案進行全面檢查，確保檔案內(nèi)容完整、格式規(guī)范、數(shù)據(jù)準確。2.填寫電子檔案歸檔登記表，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、來源、整理日期等信息。登記表應一式兩份，一份由部門留存，一份隨檔案移交至檔案管理部門。3.將歸檔的電子檔案存儲到指定的存儲介質(zhì)上，并進行編號標識。存儲介質(zhì)應選用質(zhì)量可靠、耐久性強的產(chǎn)品，如磁帶、光盤、移動硬盤等。4.在存儲介質(zhì)上粘貼標簽，注明檔案的名稱、年度、保管期限等信息，以便于識別和管理。五、電子檔案的移交（一）移交時間1.各部門應在每年[具體時間]前，將上一年度形成的電子檔案移交至檔案管理部門。如有特殊情況需要延遲移交，應提前向檔案管理部門說明原因，并經(jīng)批準后方可延期。2.對于重大項目或?qū)ｍ椆ぷ餍纬傻碾娮訖n案，應在項目結(jié)束或工作完成后的[規(guī)定時間]內(nèi)及時移交。（二）移交方式1.采用移動存儲介質(zhì)移交的方式，各部門將存儲有電子檔案的存儲介質(zhì)送至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。2.對于一些無法通過移動存儲介質(zhì)移交的大型電子檔案或?qū)崟r更新的數(shù)據(jù)，可通過網(wǎng)絡傳輸?shù)姆绞竭M行移交。在傳輸過程中，應確保數(shù)據(jù)的完整性和準確性，并做好傳輸記錄。（三）移交手續(xù)1.交接雙方應在電子檔案移交清單上簽字確認，清單應詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、存儲介質(zhì)編號等信息。移交清單一式兩份，雙方各執(zhí)一份。2.檔案管理部門在接收電子檔案后，應對檔案進行認真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應及時與移交部門溝通解決。核對無誤后，將檔案納入統(tǒng)一管理。六、電子檔案的存儲與保管（一）存儲方式1.檔案管理部門應建立電子檔案存儲庫，采用多種存儲方式相結(jié)合的方法，確保電子檔案的長期保存。存儲方式可包括磁帶存儲、光盤存儲、磁盤陣列存儲等。2.對于重要的電子檔案，應進行異地備份存儲，以防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е聶n案數(shù)據(jù)丟失。異地備份存儲地點應選擇安全可靠、環(huán)境適宜的場所，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護。（二）保管環(huán)境1.電子檔案存儲庫應保持適宜的溫度、濕度和通風條件，溫度一般控制在[具體溫度范圍]，濕度控制在[具體濕度范圍]。2.存儲庫應配備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保檔案存儲環(huán)境的安全。定期對存儲庫進行檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)并排除安全隱患。（三）保管期限1.電子檔案的保管期限應根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司實際情況確定，一般分為永久、長期和短期三種。永久保管的電子檔案：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司具有長遠利用價值的檔案。長期保管的電子檔案：在較長時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]。短期保管的電子檔案：在較短時間內(nèi)對公司工作有參考價值的檔案，保管期限一般為[具體年限]。2.檔案管理部門應定期對電子檔案進行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值，及時調(diào)整檔案的保管狀態(tài)。對已超過保管期限且無繼續(xù)保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。七、電子檔案的利用與保密（一）利用規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱電子檔案的，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，并經(jīng)部門負責人簽字批準后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理部門應根據(jù)申請表的內(nèi)容，提供相應的電子檔案，并對查閱過程進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自更改、刪除或復制檔案內(nèi)容。3.如需將電子檔案帶出檔案管理部門查閱的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[規(guī)定天數(shù)]，到期應及時歸還。歸還時，檔案管理部門應對檔案進行檢查，確保檔案完好無損。（二）保密要求1.電子檔案涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的，應嚴格遵守公司保密制度的規(guī)定，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.檔案管理部門工作人員應嚴格遵守保密紀律，不得擅自將電子檔案提供給無關(guān)人員查閱或使用。對在工作中知悉的檔案內(nèi)容，應予以保密。3.在電子檔案的利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容涉及保密事項的，查閱人員應及時向檔案管理部門報告，并按照保密規(guī)定進行處理。八、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應定期組織對電子檔案進行鑒定，成立由檔案管理部門、信息技術(shù)部門及相關(guān)業(yè)務部門人員組成的鑒定小組，負責對檔案的價值和保管期限進行評估。2.鑒定小組應根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、來源、形成時間、利用情況等因素，綜合判斷檔案的保存價值。對于已失去保存價值的檔案，應提出銷毀意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的電子檔案，應填寫電子檔案銷毀申請表，詳細列出檔案的名稱、數(shù)量、存儲介質(zhì)編號等信息，并說明銷毀原因。申請表經(jīng)部門負責人、檔案管理部門負責人和公司分管領(lǐng)導簽字批準后，方可實施銷毀。2.銷毀電子檔案時，應采用符合安全要求的方式進行，確保檔案數(shù)據(jù)無法恢復。一般可采用數(shù)據(jù)擦除、物理銷毀存儲介質(zhì)等方法。銷毀過程應進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等。3.銷毀完成后，檔案管理部門應在電子檔案銷毀清冊上簽字確認，并將銷毀清冊存檔。銷毀清冊應一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份交公司審計部門備案。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.公司建立電子檔案移交制度監(jiān)督檢查機制，由檔案管理部門負責定期對各部門電子檔案的整理、歸檔、移交等工作進行檢查。2.審計部門應不定期對電子檔案的管理情況進行審計監(jiān)督，重點檢查檔案的真實性、完整性、安全性以及移交制度的執(zhí)行情況。（二）檢查內(nèi)容1.各部門電子檔案的整理是否符合要求，分類是否科學合理，命名是否規(guī)范統(tǒng)一。2.電子檔案的歸檔是否及時，歸檔登記表填寫是否準確完整。3.電子檔案的移交是否按時進行，移交手續(xù)是否齊全，檔案內(nèi)容是否完整準確。4.電子檔案的存儲與保管是否符合規(guī)定，存儲環(huán)境是否安全，保管期限是否正確。5.電子檔案的利用與保密制度是否執(zhí)行到位，查閱、借閱手續(xù)是否規(guī)范，檔案信息是否存在泄露風險。（三）問題處理1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查部門應及時下達整改通知書，并要求責任部門限期整改。整改