檔案進(jìn)出庫制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，規(guī)范檔案進(jìn)出庫流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工涉及的各類檔案的進(jìn)出庫管理。（三）基本原則1.安全保密原則：確保檔案在進(jìn)出庫過程中不發(fā)生丟失、損壞、泄密等情況。2.規(guī)范有序原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和手續(xù)進(jìn)行檔案的進(jìn)出庫操作。3.高效便捷原則：在保證安全和規(guī)范的前提下，盡量提高檔案進(jìn)出庫的工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)需求。二、檔案入庫管理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集工作，確保本部門產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄等及時、準(zhǔn)確地收集齊全。2.收集的檔案應(yīng)符合以下要求：內(nèi)容真實、完整，與實際業(yè)務(wù)活動相符。格式規(guī)范，字跡清晰，簽字蓋章齊全。載體完好，無破損、褪色、霉變等情況。3.對于重要檔案或特殊載體檔案（如電子檔案、實物檔案等），應(yīng)采取特殊的收集和保護(hù)措施。（二）檔案整理1.收集后的檔案由各部門收集人員按照檔案分類方案進(jìn)行初步整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、排列有序。2.整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件，對破損或字跡模糊的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的命名規(guī)則和存儲結(jié)構(gòu)進(jìn)行整理，確保文件存儲規(guī)范、便于查找。（三）檔案移交1.各部門整理好的檔案應(yīng)定期移交至公司檔案管理部門。移交時，雙方應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限等信息。2.檔案管理部門接收檔案后，應(yīng)對移交的檔案進(jìn)行核對和驗收。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時與移交部門溝通，要求其限期整改。3.對于不符合要求的檔案，檔案管理部門有權(quán)拒絕接收，并要求移交部門重新整理后再行移交。（四）檔案上架1.經(jīng)核對驗收合格的檔案，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行上架存放。上架時，應(yīng)按照檔案分類編號順序依次排列，確保檔案存放整齊、便于查找。2.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的類別、年度、保管期限等信息，方便快速定位和檢索檔案。3.對于特殊載體檔案，應(yīng)根據(jù)其特點選擇合適的存儲方式，如電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份；實物檔案應(yīng)存放在專門的陳列室或庫房內(nèi)，做好防護(hù)措施。三、檔案出庫管理（一）借閱申請1.因工作需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、用途、借閱期限等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)對借閱申請進(jìn)行審核，重點審核借閱目的是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定等。如申請不符合要求，應(yīng)及時與申請人溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充或修改申請。（二）借閱審批1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審核情況，對借閱申請進(jìn)行審批。對于重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱申請表》上簽署審批意見，并注明借閱期限、歸還日期等信息。（三）檔案出庫1.申請人憑經(jīng)審批的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理檔案出庫手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請表上的信息，核對檔案的名稱、數(shù)量等，確保無誤后將檔案交予申請人。2.雙方應(yīng)在《檔案借閱登記冊》上進(jìn)行登記，記錄檔案的借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案名稱、數(shù)量等信息。3.檔案出庫時，檔案管理人員應(yīng)向借閱人強(qiáng)調(diào)檔案的保管責(zé)任和保密要求，提醒借閱人妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或丟失檔案。（四）歸還檔案1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。如需延期歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案完好無損，如有損壞或丟失，應(yīng)及時向檔案管理部門報告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對歸還檔案的數(shù)量、完整性等，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記冊》上記錄歸還日期，并將檔案重新上架存放。（五）特殊情況處理1.如借閱人在借閱期限內(nèi)離職或調(diào)崗，所在部門應(yīng)及時通知檔案管理部門，借閱人應(yīng)在離職或調(diào)崗前歸還所借檔案。2.如檔案在借閱過程中發(fā)生丟失、損壞等情況，檔案管理部門應(yīng)立即采取措施進(jìn)行查找和補(bǔ)救，并根據(jù)情節(jié)輕重追究借閱人的責(zé)任。3.對于涉及法律糾紛或重要業(yè)務(wù)活動需要查閱檔案的情況，應(yīng)按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定辦理手續(xù)，確保檔案查閱合法、合規(guī)。四、檔案查閱管理（一）查閱申請1.因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱檔案的名稱、用途、查閱范圍等信息。2.申請表應(yīng)經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門應(yīng)對查閱申請進(jìn)行審核，重點審核查閱目的是否合理、查閱范圍是否符合規(guī)定等。如申請不符合要求，應(yīng)及時與申請人溝通，說明原因并要求其補(bǔ)充或修改申請。（二）查閱審批1.檔案管理部門負(fù)責(zé)人根據(jù)審核情況，對查閱申請進(jìn)行審批。對于重要檔案或涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)報公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案查閱申請表》上簽署審批意見，并注明查閱期限、查閱地點等信息。（三）檔案查閱1.申請人憑經(jīng)審批的《檔案查閱申請表》到檔案管理部門指定的查閱地點進(jìn)行查閱。檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督查閱過程，確保查閱人遵守檔案查閱規(guī)定。2.查閱人只能查閱申請表上批準(zhǔn)的檔案范圍，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱過程中，查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等，如需對檔案進(jìn)行拍照或掃描，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（四）查閱記錄1.檔案管理人員應(yīng)在《檔案查閱登記冊》上記錄查閱日期、查閱人姓名、部門、檔案名稱、查閱范圍、查閱結(jié)果等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和審計。（五）查閱結(jié)束1.查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將檔案歸還原位，保持檔案的整齊和完好。2.檔案管理人員應(yīng)對查閱現(xiàn)場進(jìn)行清理，檢查檔案是否有損壞或丟失情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時處理。五、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化計劃1.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)公司檔案管理的實際情況，制定檔案數(shù)字化工作計劃，明確數(shù)字化的范圍、目標(biāo)、進(jìn)度安排等。2.數(shù)字化計劃應(yīng)報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實施。（二）數(shù)字化實施1.選擇具備資質(zhì)和技術(shù)實力的數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案數(shù)字化工作。在簽訂服務(wù)合同前，應(yīng)對服務(wù)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)、信譽(yù)、技術(shù)能力等進(jìn)行評估。2.檔案管理部門應(yīng)與數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)密切配合，做好檔案整理、掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。在數(shù)字化過程中，應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確、完整和安全。3.建立數(shù)字化檔案質(zhì)量抽檢制度，定期對數(shù)字化檔案的質(zhì)量進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（三）數(shù)字化檔案存儲與管理1.數(shù)字化檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。2.建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，對數(shù)字化檔案進(jìn)行分類、索引、檢索等管理。檔案管理人員應(yīng)熟練掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的操作，確保數(shù)字化檔案的有效利用。3.定期對數(shù)字化檔案進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（四）數(shù)字化檔案利用1.員工可通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)查閱數(shù)字化檔案。查閱時，應(yīng)遵守檔案查閱的相關(guān)規(guī)定。2.如需將數(shù)字化檔案用于對外提供服務(wù)或其他用途，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理審批手續(xù)，并確保檔案的合法使用。六、檔案安全管理（一）庫房安全1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫房應(yīng)安裝消防設(shè)備和監(jiān)控設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.庫房應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）人員安全1.檔案管理人員應(yīng)經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)和安全操作規(guī)程。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案進(jìn)出庫制度和安全保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出庫房或泄露檔案內(nèi)容。3.外來人員進(jìn)入檔案庫房應(yīng)經(jīng)過批準(zhǔn)，并在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行操作。（三）信息安全1.加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.使用加密技術(shù)對重要檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲和傳輸，確保數(shù)據(jù)安全。3.定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。（四）應(yīng)急處置1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的流程和責(zé)任分工。2.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力。3.發(fā)生檔案安全事故時，應(yīng)立即啟動應(yīng)急預(yù)案，采取有效措施進(jìn)行處置，并及時向上級報告。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案管理工作進(jìn)行審計，檢查檔案進(jìn)出庫制度的執(zhí)行情況、檔案的安全保管情況等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對自身工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，并向上級報告自查情況。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管