檔案未開放制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，規(guī)范未開放檔案的管理和利用，確保檔案信息的安全與保密，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及未開放檔案的部門、崗位及人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：采取有效措施，保障未開放檔案信息不被泄露、篡改或非法獲取。3.分級管理原則：根據(jù)檔案的重要性和敏感性，實行分級分類管理。4.規(guī)范利用原則：在確保安全保密的前提下，按照規(guī)定程序和權(quán)限進(jìn)行檔案的利用。二、檔案界定與分類（一）未開放檔案的界定未開放檔案是指在一定期限內(nèi)或特定條件下，限制對外公開和利用的檔案資料。這些檔案包含了公司/組織內(nèi)部的敏感信息、商業(yè)機密、尚未公開的決策過程等。（二）檔案分類1.按內(nèi)容分類人事檔案類：包括員工個人基本信息、薪資待遇、考核評價、獎懲記錄等。財務(wù)檔案類：財務(wù)報表、賬目明細(xì)、審計報告、稅務(wù)資料等。業(yè)務(wù)檔案類：項目策劃書、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、市場調(diào)研報告等。技術(shù)檔案類：研發(fā)成果、技術(shù)方案、工藝流程、專利資料等。行政檔案類：公司規(guī)章制度、會議紀(jì)要、行政文件、印章使用記錄等。2.按保密級別分類絕密級：涉及公司核心商業(yè)機密、重大戰(zhàn)略決策、國家安全等極其敏感的信息，一旦泄露將對公司/組織造成不可估量的損失。機密級：包含重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、關(guān)鍵技術(shù)資料、尚未公開的合作項目等，泄露可能對公司/組織產(chǎn)生較大負(fù)面影響。秘密級：一般性敏感信息，如部分人事信息、普通業(yè)務(wù)文件等，泄露可能對公司/組織造成一定影響。三、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案未開放制度及相關(guān)操作規(guī)程。2.集中管理未開放檔案，建立健全檔案存儲、保管設(shè)施，確保檔案安全。3.對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，建立檔案檢索系統(tǒng)，方便查詢和利用。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，核實檔案數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.組織開展檔案鑒定工作，確定檔案的保管期限和密級調(diào)整。6.對涉及未開放檔案的利用申請進(jìn)行審核，按照規(guī)定程序辦理檔案借閱、查閱手續(xù)。（二）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門未開放檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.在檔案形成過程中，嚴(yán)格執(zhí)行保密規(guī)定，對涉及未開放檔案的信息妥善保管，防止泄露。4.配合檔案管理部門做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)依據(jù)和資料。（三）利用部門及人員職責(zé)1.因工作需要利用未開放檔案時，應(yīng)按照規(guī)定向檔案管理部門提交申請，說明利用目的、范圍和期限等。2.嚴(yán)格遵守檔案利用制度，不得擅自擴大利用范圍、泄露檔案內(nèi)容或轉(zhuǎn)借他人。3.使用完畢后，及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。四、檔案存儲與保管（一）存儲設(shè)施建設(shè)1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的數(shù)據(jù)存儲設(shè)備，如服務(wù)器、磁盤陣列等，確保電子檔案的安全存儲。3.安裝監(jiān)控系統(tǒng)、門禁系統(tǒng)等安全防護(hù)設(shè)施，對檔案庫房進(jìn)行實時監(jiān)控。（二）檔案保管要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，排列有序，便于查找。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對檔案的存儲環(huán)境進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，保持適宜的溫度、濕度等條件。4.建立檔案保管臺賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、存放位置等信息。（三）檔案保密措施1.對檔案庫房實行專人管理，管理人員應(yīng)具備良好的保密意識和職業(yè)道德。2.在檔案存儲區(qū)域設(shè)置明顯的保密標(biāo)識，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對檔案的查閱、借閱等操作進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括時間、人員、內(nèi)容等。4.加強對檔案管理人員的保密培訓(xùn)，簽訂保密協(xié)議，防止內(nèi)部人員泄露檔案信息。五、檔案利用管理（一）利用申請1.利用部門及人員需要查閱、借閱未開放檔案時，應(yīng)填寫《未開放檔案利用申請表》，注明利用目的、范圍、期限等內(nèi)容。2.將申請表提交至檔案形成部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)同意后，再報送檔案管理部門審批。（二）審批流程1.檔案管理部門收到申請表后，對利用目的、范圍、期限等進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保符合規(guī)定。2.根據(jù)檔案的保密級別，由相應(yīng)的負(fù)責(zé)人進(jìn)行審批。絕密級檔案需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)；機密級檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批；秘密級檔案可由檔案管理人員審核批準(zhǔn)。3.審批通過后，檔案管理部門向利用部門及人員發(fā)放《未開放檔案利用通知書》，告知其利用的相關(guān)規(guī)定和注意事項。（三）利用方式與限制1.查閱未開放檔案時，利用人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。2.借閱未開放檔案一般不超過規(guī)定期限，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.嚴(yán)禁對未開放檔案進(jìn)行涂改、偽造或擅自復(fù)制。確因工作需要復(fù)制的，應(yīng)按照審批程序辦理相關(guān)手續(xù)。4.利用未開放檔案時，不得在檔案上做任何標(biāo)記或損壞檔案。（四）歸還與注銷1.利用人員使用完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.對于已完成利用目的或不再需要利用的檔案利用申請，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行注銷，確保檔案利用記錄的準(zhǔn)確性。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表等。2.鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間等因素，綜合判斷檔案是否仍具有保存價值。2.對于已過保管期限、失去利用價值或涉及的事項已不再具有保密意義的檔案，可考慮進(jìn)行銷毀。3.對于部分雖已過保管期限，但仍具有重要歷史研究價值或其他特殊意義的檔案，應(yīng)延長保管期限或進(jìn)行特殊保管。（三）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確需銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案鑒定工作小組審核后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對檔案進(jìn)行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等物理方法，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場監(jiān)督，由檔案管理部門人員、審計部門人員等共同參與，并在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。5.銷毀后的檔案記錄應(yīng)長期保存，以備查考。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督機制1.公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，定期對檔案未開放制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組有權(quán)對檔案管理部門、檔案形成部門及利用部門的檔案管理工作進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案未開放制度的行為，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。處罰方式包括警告、罰款、解除勞動合同等。2.因違反制度導(dǎo)致檔案信息泄露或造成其他損失的，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。（三）定期評估與改進(jìn)1.檔案管