訴訟檔案查閱制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織訴訟檔案的查閱行為，保障訴訟檔案的安全與完整，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部員工、外部律師及其他經(jīng)授權(quán)的人員查閱公司/組織訴訟檔案的活動(dòng)。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：訴訟檔案的查閱必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，確保查閱行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：在查閱過程中，要采取有效措施保障訴訟檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。3.查閱審批原則：所有查閱訴訟檔案的申請(qǐng)均需經(jīng)過嚴(yán)格的審批流程，確保查閱行為的必要性和合理性。二、訴訟檔案的定義與分類（一）定義訴訟檔案是指公司/組織在參與各類訴訟活動(dòng)過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種文件、資料、證據(jù)等的總稱。（二）分類1.起訴狀、答辯狀類：包括向法院提交的起訴狀、答辯狀、反訴狀等法律文書。2.證據(jù)材料類：涵蓋各類書證、物證、證人證言、鑒定意見、視聽資料等與案件相關(guān)的證據(jù)。3.庭審記錄類：記錄庭審過程的文字材料，包括法庭調(diào)查、法庭辯論、當(dāng)事人陳述等環(huán)節(jié)的內(nèi)容。4.裁判文書類：法院作出的判決書、裁定書、調(diào)解書等法律文書。5.其他相關(guān)文件類：如與訴訟案件相關(guān)的律師函、和解協(xié)議、執(zhí)行文書等。三、查閱申請(qǐng)與審批（一）申請(qǐng)主體1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱訴訟檔案的，應(yīng)填寫《訴訟檔案查閱申請(qǐng)表》。2.外部律師查閱訴訟檔案的，需由公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門提出申請(qǐng)，并提交律師事務(wù)所的授權(quán)委托書、律師執(zhí)業(yè)證書等相關(guān)材料。（二）申請(qǐng)內(nèi)容申請(qǐng)表應(yīng)包括以下內(nèi)容：1.申請(qǐng)人基本信息，如姓名、部門、職務(wù)等。2.查閱目的及用途說明。3.擬查閱的訴訟檔案名稱、案號(hào)及查閱范圍。4.預(yù)計(jì)查閱時(shí)間。（三）審批流程1.內(nèi)部員工查閱申請(qǐng)：由所在部門負(fù)責(zé)人審核，確認(rèn)查閱目的與工作相關(guān)后，報(bào)法務(wù)部門審批。法務(wù)部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審查，對(duì)于符合規(guī)定的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)，并注明查閱范圍和時(shí)間限制。2.外部律師查閱申請(qǐng)：由公司/組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門或法務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。審批通過后，應(yīng)將審批結(jié)果通知外部律師，并告知查閱注意事項(xiàng)。四、查閱方式與場(chǎng)所（一）查閱方式1.現(xiàn)場(chǎng)查閱：申請(qǐng)人可在公司/組織指定的場(chǎng)所，按照批準(zhǔn)的查閱范圍進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)查閱。查閱過程中，應(yīng)保持安靜，不得對(duì)訴訟檔案進(jìn)行涂改、損毀、抽取等行為。2.復(fù)制查閱：對(duì)于確需復(fù)制的訴訟檔案內(nèi)容，申請(qǐng)人應(yīng)填寫《訴訟檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，注明復(fù)制內(nèi)容、用途等，經(jīng)原審批部門批準(zhǔn)后，由法務(wù)部門安排專人負(fù)責(zé)復(fù)制，并進(jìn)行登記。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無誤，并加蓋“本件與原件核對(duì)無異”章。（二）查閱場(chǎng)所公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的訴訟檔案查閱室，配備必要的辦公設(shè)備和安全設(shè)施，為查閱人員提供便利的查閱條件。查閱室應(yīng)保持整潔、安靜，便于檔案的保管和查閱。五、查閱人員的職責(zé)與義務(wù)（一）職責(zé)1.查閱人員應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的查閱范圍和方式進(jìn)行查閱，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或更改查閱方式。2.在查閱過程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)訴訟檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向法務(wù)部門報(bào)告。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將查閱的訴訟檔案歸還法務(wù)部門，并辦理歸還手續(xù)。（二）義務(wù)1.查閱人員應(yīng)對(duì)查閱過程中知悉的公司/組織商業(yè)秘密、訴訟策略等信息予以保密，不得向任何無關(guān)人員泄露。2.不得將查閱的訴訟檔案用于與申請(qǐng)目的無關(guān)的其他用途，不得擅自傳播、公開訴訟檔案內(nèi)容。3.如因工作需要對(duì)訴訟檔案進(jìn)行摘錄、引用的，應(yīng)注明出處，并確保引用內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性。六、檔案保管與安全措施（一）保管要求1.法務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)訴訟檔案的保管工作，建立健全訴訟檔案管理制度，確保檔案的安全與完整。2.訴訟檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理、歸檔，妥善存放于專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并做好防潮、防火、防蟲、防盜等工作。3.定期對(duì)訴訟檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與登記臺(tái)賬一致，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。（二）安全措施1.查閱室應(yīng)安裝監(jiān)控設(shè)備，對(duì)查閱過程進(jìn)行全程監(jiān)控，防止發(fā)生檔案丟失、損壞或信息泄露等情況。2.查閱人員進(jìn)入查閱室應(yīng)進(jìn)行身份登記，不得攜帶與查閱無關(guān)的物品進(jìn)入。查閱室內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，確保人員安全。3.對(duì)于涉及重要商業(yè)秘密或敏感信息的訴訟檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問等特殊安全措施，防止信息泄露。七、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱訴訟檔案的。2.超出批準(zhǔn)范圍查閱訴訟檔案的。3.對(duì)訴訟檔案進(jìn)行涂改、損毀、抽取等行為的。4.泄露訴訟檔案中涉及的公司/組織商業(yè)秘密、訴訟策略等信息的。5.將查閱的訴訟檔案用于與申請(qǐng)目的無關(guān)的其他用途的。（二）處理措施1.對(duì)于內(nèi)部員工的違規(guī)行為，視情節(jié)輕重給予警告、記過、降職、撤職等處分；造成公司/組織損失的，應(yīng)依法承擔(dān)賠償責(zé)任。2.對(duì)于外部律師的違規(guī)行為，除采取上述處理措施外，還應(yīng)視情況解除與律師事務(wù)所的委托關(guān)系，并依法追究其法律責(zé)任。3.如因違規(guī)行為導(dǎo)致訴訟檔案丟失、損壞或信息泄露的，應(yīng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，減少損失，并依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本