縣委辦檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)縣委辦檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在縣委工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于縣委辦各科室及全體工作人員在工作中形成的各種文件、資料、圖表、聲像等不同載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則?？h委辦檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則。檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映縣委工作的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則。加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案不丟失、不損壞、不泄密。4.便于利用原則。優(yōu)化檔案整理和分類，方便檔案的查閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門縣委辦設(shè)立專門的檔案管理科室，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。2.制定檔案管理制度和工作計(jì)劃，并組織實(shí)施。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索工具。4.負(fù)責(zé)檔案的查閱、借閱服務(wù)，嚴(yán)格執(zhí)行查閱、借閱制度。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見(jiàn)。6.做好檔案的安全保護(hù)工作，防止檔案的損壞、丟失和泄密。7.積極開展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級(jí)黨委及有關(guān)部門發(fā)來(lái)的與縣委工作相關(guān)的文件、指示、通知等。2.縣委召開的各種會(huì)議形成的文件、報(bào)告、記錄、紀(jì)要等。3.縣委領(lǐng)導(dǎo)同志的重要講話、批示、信件等。4.縣委各科室在工作中形成的文件、資料、報(bào)表、總結(jié)等。5.反映縣委工作重大活動(dòng)、重要事件的照片、錄音、錄像等聲像資料。6.其他具有保存價(jià)值的文件、資料。（二）收集要求1.各科室應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)保持原件的完整性，不得擅自涂改、損毀。3.對(duì)重要文件材料應(yīng)進(jìn)行備份，防止原件丟失或損壞。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于計(jì)算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照文件的來(lái)源、時(shí)間、內(nèi)容等進(jìn)行分類，一般分為黨群工作類、行政工作類、業(yè)務(wù)工作類等。2.編號(hào)：對(duì)每一份文件進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編目：編制檔案目錄，包括文件編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，以便查閱。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂，保持文件的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的文件材料，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)一些重大活動(dòng)、重要事件形成的文件材料，應(yīng)及時(shí)歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合整理要求。2.歸檔的文件材料應(yīng)進(jìn)行編目和裝訂，編制檔案盒封面和脊背的標(biāo)識(shí)。3.檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)歸檔文件材料的內(nèi)容和數(shù)量，確保歸檔質(zhì)量。（三）保管期限1.永久保管：凡是反映縣委主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)縣委工作具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管。凡是在一定時(shí)期內(nèi)對(duì)縣委工作有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為定期保管。（四）保管措施1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍1.縣委辦工作人員因工作需要查閱檔案。2.縣委其他部門及有關(guān)單位因工作需要查閱與縣委工作相關(guān)的檔案。3.經(jīng)縣委領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，其他單位或個(gè)人因特殊需要查閱檔案。（二）查閱程序1.查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，安排專人提供查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）查閱要求1.查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出。2.查閱人應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料。3.查閱機(jī)密檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（四）借閱程序1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、范圍、期限等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見(jiàn)，辦理借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記簿》，注明借閱人姓名、單位、借閱時(shí)間、期限、檔案名稱等信息。4.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（五）借閱要求1.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。2.借閱人應(yīng)按時(shí)歸還檔案，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。3.借閱機(jī)密檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，采取必要的保密措施，確保檔案安全。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.以國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案保管期限規(guī)定為依據(jù)。2.從縣委工作的實(shí)際需要出發(fā)，全面分析檔案的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和歷史價(jià)值。3.準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值，避免誤判。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)科室負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和形式，確定其保存價(jià)值。2.綜合分析：結(jié)合縣委工作的發(fā)展變化，對(duì)檔案的整體情況進(jìn)行綜合分析，確定鑒定標(biāo)準(zhǔn)。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行鑒定，提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)縣委辦分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)縣委主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，并指定專人監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字，注明銷毀日期和方式。（五）銷毀記錄檔案管理部門應(yīng)建立檔案銷毀記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、日期、批準(zhǔn)人等信息，以備查考。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)工作1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，并按規(guī)定報(bào)送有關(guān)部門。（二）移交工作1.縣