檔案成果制度匯編一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案成果的形成、收集、整理、保管和利用，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度匯編。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案成果管理方面的活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案成果應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集、整理與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案成果，保證檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案成果進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等操作，確保檔案管理工作的規(guī)范化。4.保密性原則：嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案成果進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便捷利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便公司內(nèi)部人員對(duì)檔案成果的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、檔案成果的范圍與分類（一）范圍本制度所指檔案成果涵蓋公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)研發(fā)、項(xiàng)目建設(shè)、行政管理等各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等各種形式的記錄。（二）分類1.行政管理類公司文件：包括公司章程、董事會(huì)決議、股東會(huì)決議、公司文件、通知、通報(bào)等。人事檔案：?jiǎn)T工入職檔案、人事任免文件、績(jī)效考核記錄、培訓(xùn)檔案、薪酬福利資料等。行政事務(wù)檔案：辦公會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、辦公用品采購(gòu)記錄、車輛使用記錄等。資質(zhì)證照檔案：營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、各類資質(zhì)證書(shū)、榮譽(yù)證書(shū)等。2.經(jīng)營(yíng)管理類市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、銷售合同、客戶信息資料、營(yíng)銷活動(dòng)策劃與執(zhí)行記錄等。財(cái)務(wù)管理檔案：財(cái)務(wù)報(bào)表、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)申報(bào)資料、資金往來(lái)記錄等。采購(gòu)與供應(yīng)鏈檔案：采購(gòu)合同、供應(yīng)商信息資料、采購(gòu)訂單、物流配送記錄等。企業(yè)戰(zhàn)略與規(guī)劃?rùn)n案：公司發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃、年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、中長(zhǎng)期規(guī)劃等。3.生產(chǎn)研發(fā)類產(chǎn)品研發(fā)檔案：產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)記錄、技術(shù)改進(jìn)資料等。生產(chǎn)工藝檔案：生產(chǎn)工藝流程文件、操作規(guī)程、質(zhì)量控制記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄等。質(zhì)量檢測(cè)檔案：原材料檢驗(yàn)報(bào)告、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、質(zhì)量事故處理記錄等。安全生產(chǎn)檔案：安全生產(chǎn)管理制度、安全檢查記錄、事故應(yīng)急預(yù)案及處理記錄等。4.項(xiàng)目建設(shè)類項(xiàng)目立項(xiàng)檔案：項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件、項(xiàng)目預(yù)算書(shū)等。項(xiàng)目設(shè)計(jì)檔案：項(xiàng)目初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件、設(shè)計(jì)變更記錄等。項(xiàng)目施工檔案：工程招投標(biāo)文件、施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、工程進(jìn)度記錄、工程質(zhì)量驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。項(xiàng)目竣工驗(yàn)收檔案：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、竣工決算審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目交付使用資料等。三、檔案成果的形成與收集（一）形成要求1.各部門(mén)及員工應(yīng)在工作過(guò)程中及時(shí)形成各類檔案成果，確保檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.檔案成果應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，紙張應(yīng)符合檔案保管要求，電子文件應(yīng)采用通用格式并進(jìn)行備份。（二）收集職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案成果收集的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)員工及時(shí)將工作中形成的檔案成果收集整理，并定期移交至公司檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)移交的檔案成果進(jìn)行統(tǒng)一接收、登記和初步審核，對(duì)不符合要求的檔案成果及時(shí)反饋給相關(guān)部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充完善。（三）收集時(shí)間1.日常工作中形成的檔案成果應(yīng)在工作完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集整理完畢，并移交至檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于重大項(xiàng)目、重要活動(dòng)等形成的檔案成果，應(yīng)在項(xiàng)目結(jié)束或活動(dòng)完成后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成收集整理，并及時(shí)移交。四、檔案成果的整理與歸檔（一）整理原則檔案成果整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案成果的分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，確保同一類別的檔案集中在一起。2.編號(hào)編目：為每一份檔案成果編制唯一的編號(hào)，并按照分類順序進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.裝訂成冊(cè)：對(duì)于紙張較多的檔案成果，應(yīng)進(jìn)行裝訂，確保整齊牢固，便于查閱和保管。4.數(shù)字化處理：對(duì)重要的檔案成果進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，方便快速檢索和利用。（三）歸檔流程1.檔案管理部門(mén)對(duì)整理好的檔案成果進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無(wú)誤后，按照檔案保管期限的要求，確定檔案的保管期限。2.將審核通過(guò)的檔案成果移交至檔案庫(kù)房進(jìn)行歸檔保管，按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行上架存放，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行詳細(xì)登記。五、檔案成果的保管（一）保管場(chǎng)所公司設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜。（二）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在[X]℃[X]℃之間，濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%之間。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案霉變、蟲(chóng)蛀、破損等。4.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，安裝防盜、防火、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施，確保檔案的安全。（三）保管期限檔案成果的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案成果，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管：對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案成果，保管期限為[X]年。3.短期保管：對(duì)公司在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案成果，保管期限為[X]年。六、檔案成果的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案利用過(guò)程中的信息安全。2.遵循檔案利用申請(qǐng)、審批、登記、歸還等程序，保證檔案利用工作的規(guī)范有序。3.優(yōu)先滿足公司內(nèi)部工作需要，提高檔案利用效率，為公司各項(xiàng)工作提供有力支持。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案成果的，可按照規(guī)定程序申請(qǐng)利用。2.因公司業(yè)務(wù)合作、審計(jì)、法律事務(wù)等需要，外部單位或個(gè)人需查閱、借閱公司檔案成果的，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。（三）利用程序1.申請(qǐng)：公司內(nèi)部員工如需查閱、借閱檔案成果，應(yīng)填寫(xiě)《檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，提交所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核。2.審批：部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，簽署意見(jiàn)后報(bào)檔案管理部門(mén)審批。檔案管理部門(mén)根據(jù)檔案的保密級(jí)別和利用范圍進(jìn)行審批，對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.登記：檔案管理部門(mén)對(duì)審批通過(guò)的申請(qǐng)進(jìn)行登記，記錄利用人姓名、部門(mén)、利用時(shí)間、檔案名稱、編號(hào)等信息，并發(fā)放檔案。4.利用：利用人應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱、借閱檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印檔案內(nèi)容。如需復(fù)印檔案，應(yīng)按照檔案管理部門(mén)的規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.歸還：利用完畢后，利用人應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確認(rèn)無(wú)誤后辦理注銷登記手續(xù)。七、檔案成果的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案成果鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確可靠。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否仍具有保存價(jià)值，是否已過(guò)保管期限。2.檔案的完整性和準(zhǔn)確性，是否存在缺頁(yè)、損壞等情況。3.檔案的保密性，是否涉及公司機(jī)密信息。（四）鑒定程序1.檔案管理部門(mén)定期對(duì)到期檔案進(jìn)行清理，列出需鑒定的檔案清單，提交檔案鑒定工作小組。2.檔案鑒定工作小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐一審查，根據(jù)鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.檔案管理部門(mén)根據(jù)鑒定工作小組的意見(jiàn)，編制《檔案鑒定銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、鑒定意見(jiàn)等信息。4.《檔案鑒定銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（五）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)采用安全、環(huán)保的方式進(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。2.檔案銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，