鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案銷毀制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，確保檔案信息的真實(shí)性、完整性和安全性，規(guī)范檔案銷毀工作，防止重要檔案資料的隨意處置和流失，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各下屬單位在工作活動(dòng)中形成的各類檔案的銷毀管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案銷毀工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和檔案管理相關(guān)規(guī)定，確保銷毀行為合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案銷毀過(guò)程中，要采取有效措施確保檔案信息不被泄露，維護(hù)檔案安全。3.嚴(yán)謹(jǐn)規(guī)范原則：檔案銷毀工作應(yīng)按照規(guī)定的程序和方法進(jìn)行，確保銷毀工作嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范、有序。二、檔案鑒定（一）鑒定組織成立由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案管理人員等組成的檔案鑒定小組，負(fù)責(zé)對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.保管期限已滿：根據(jù)國(guó)家和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)保管期限已滿且確無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案進(jìn)行鑒定。2.失去保存價(jià)值：檔案內(nèi)容已過(guò)時(shí)效、與現(xiàn)行政策法規(guī)無(wú)關(guān)、無(wú)查考利用價(jià)值等，經(jīng)鑒定小組評(píng)估后認(rèn)定失去保存價(jià)值的檔案。3.重復(fù)或冗余：存在重復(fù)記錄、內(nèi)容嚴(yán)重冗余，且其他檔案中已有完整、準(zhǔn)確記錄的檔案。（三）鑒定程序1.初步篩選：檔案管理人員按照鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)庫(kù)存檔案進(jìn)行初步篩選，列出擬銷毀檔案清單。2.小組審核：將擬銷毀檔案清單提交檔案鑒定小組，鑒定小組通過(guò)查閱檔案內(nèi)容、結(jié)合實(shí)際工作需求等方式，對(duì)每一份檔案進(jìn)行審核鑒定。3.形成鑒定意見：鑒定小組根據(jù)審核情況，對(duì)每份檔案是否需要銷毀形成明確的鑒定意見，并簽字確認(rèn)。三、銷毀審批（一）審批流程1.部門申請(qǐng)：檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的鑒定意見，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、所屬年度、保管期限、銷毀原因等信息，并提交本部門負(fù)責(zé)人審核。2.部門負(fù)責(zé)人審核：各部門負(fù)責(zé)人對(duì)《檔案銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行審核，確認(rèn)申請(qǐng)銷毀的檔案符合銷毀條件且必要性充分后，簽字批準(zhǔn)。3.檔案管理部門匯總：檔案管理部門將各部門批準(zhǔn)后的《檔案銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行匯總，統(tǒng)一提交鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。4.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)對(duì)匯總的《檔案銷毀申請(qǐng)表》進(jìn)行全面審查，做出最終審批決定。對(duì)于重要檔案的銷毀，應(yīng)報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）審批材料留存經(jīng)審批后的《檔案銷毀申請(qǐng)表》及相關(guān)鑒定意見等材料應(yīng)妥善留存，作為檔案銷毀工作的依據(jù)和記錄，保存期限與檔案保管期限規(guī)定一致。四、銷毀實(shí)施（一）銷毀方式1.焚燒：對(duì)于保密性要求不高、數(shù)量較大且適宜焚燒的檔案，可采用焚燒方式進(jìn)行銷毀。焚燒應(yīng)在符合環(huán)保要求的指定地點(diǎn)進(jìn)行，確保焚燒徹底，防止殘留信息泄露。2.粉碎：對(duì)需保留一定時(shí)間以備查考的檔案，可先進(jìn)行粉碎處理，使其失去可讀性和完整性。粉碎后的檔案顆粒應(yīng)達(dá)到規(guī)定的細(xì)度要求。3.電子數(shù)據(jù)清除：對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件，對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次覆蓋擦除，確保數(shù)據(jù)無(wú)法恢復(fù)。清除后的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善處置。（二）銷毀過(guò)程監(jiān)督1.現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督：檔案銷毀工作必須在檔案管理部門及相關(guān)部門人員的現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督下進(jìn)行。監(jiān)督人員要全程跟蹤銷毀過(guò)程，確保銷毀方式符合規(guī)定、銷毀徹底、無(wú)信息泄露等情況發(fā)生。2.記錄備案：對(duì)銷毀過(guò)程進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀日期、地點(diǎn)、方式、檔案名稱及數(shù)量、監(jiān)督人員等信息。記錄應(yīng)形成書面材料，由監(jiān)督人員簽字確認(rèn)后存檔。五、銷毀后處置（一）存儲(chǔ)介質(zhì)處置對(duì)于已銷毀的電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、光盤、磁帶等，在確認(rèn)數(shù)據(jù)已徹底清除后，應(yīng)進(jìn)行物理?yè)p壞或按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行統(tǒng)一回收處理，防止存儲(chǔ)介質(zhì)再次被利用。（二）銷毀記錄整理檔案管理部門應(yīng)及時(shí)對(duì)銷毀過(guò)程中的各類記錄進(jìn)行整理歸檔，包括鑒定意見、審批文件、銷毀記錄等。整理后的檔案應(yīng)按照檔案管理的要求進(jìn)行妥善保管，以備日后查閱。（三）總結(jié)報(bào)告檔案銷毀工作完成后，檔案管理部門應(yīng)撰寫總結(jié)報(bào)告，對(duì)本次銷毀工作的組織實(shí)施情況、銷毀檔案的數(shù)量及類別、銷毀過(guò)程中存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施等進(jìn)行全面總結(jié)?？偨Y(jié)報(bào)告應(yīng)提交鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)部門，并作為檔案管理工作的重要參考資料。六、監(jiān)督檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.定期檢查：鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行內(nèi)部檢查，重點(diǎn)檢查銷毀程序的執(zhí)行情況、銷毀記錄的完整性、存儲(chǔ)介質(zhì)的處置情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.不定期抽查：檔案管理部門可根據(jù)工作需要，不定期對(duì)檔案銷毀工作進(jìn)行抽查，確保銷毀工作嚴(yán)格按照制度執(zhí)行。（二）外部監(jiān)督積極接受上級(jí)檔案管理部門及相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，對(duì)提出的意見和建議及時(shí)進(jìn)行整改落實(shí)，不斷完善檔案銷毀工作制度和流程。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自銷毀檔案：未按照本制度規(guī)定履行審批程序，私自銷毀檔案的行為。2.未按規(guī)定方式銷毀檔案：未采用規(guī)定的銷毀方式或在銷毀過(guò)程中未達(dá)到規(guī)定要求，導(dǎo)致檔案信息泄露或未徹底銷毀的行為。3.銷毀記錄造假：偽造、篡改檔案銷毀記錄，掩蓋違規(guī)銷毀行為的行為。4.其他違規(guī)行為：違反本制度其他條款規(guī)定，對(duì)檔案銷毀工作造成不良影響的行為。（二）責(zé)任追究措施1.批評(píng)教育：對(duì)于初次違規(guī)且情節(jié)較輕的人員，給予批評(píng)教育，責(zé)令其改正錯(cuò)誤行為。2.責(zé)令整改：對(duì)違規(guī)行為造成一定后果的，責(zé)令相關(guān)責(zé)任人限期整改，采取措施消除不良影響，并提交整改報(bào)告。3.紀(jì)律處分：對(duì)違規(guī)情節(jié)嚴(yán)重、造成較大損失或不良后果的人員，按照鄉(xiāng)鎮(zhèn)有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，包括警告、記過(guò)、記大過(guò)、降級(jí)、撤職等。4.法律責(zé)任：對(duì)于違反法律法規(guī)規(guī)定的檔案銷毀行為，依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)解