檔案借閱借用制度一、總則1.目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱借用行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要借閱或借用公司檔案的外部單位和個(gè)人。3.檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種形式的歷史記錄，包括但不限于文件、合同、報(bào)表、圖紙、照片、音像資料等。二、檔案借閱1.借閱申請(qǐng)公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。外部單位或個(gè)人因工作需要借閱公司檔案，須提前向公司檔案管理部門提交書面申請(qǐng)，說明借閱檔案的用途、范圍、時(shí)間等，并加蓋單位公章。申請(qǐng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱審批檔案管理部門收到借閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，需經(jīng)公司保密委員會(huì)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步審批。審核通過后，檔案管理部門應(yīng)在《檔案借閱申請(qǐng)表》上簽署意見，并告知借閱人借閱檔案的相關(guān)規(guī)定和注意事項(xiàng)。3.借閱登記借閱人憑審批通過的《檔案借閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借閱登記手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄借閱人的姓名、部門、借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。借閱登記完成后，檔案管理人員應(yīng)向借閱人提供所借閱的檔案，并確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.借閱期限公司內(nèi)部員工借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。外部單位或個(gè)人借閱檔案的期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如需延長(zhǎng)借閱期限，須重新提交申請(qǐng)并經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)再次審批。5.借閱歸還借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借閱的檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后在借閱登記記錄上注明歸還時(shí)間，并辦理歸還手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。三、檔案借用1.借用申請(qǐng)因工作需要借用公司檔案的，借用部門或個(gè)人應(yīng)填寫《檔案借用申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借用檔案的用途、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。對(duì)于涉及公司核心機(jī)密或重要業(yè)務(wù)的檔案，借用申請(qǐng)須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)審批同意。2.借用審批檔案管理部門收到借用申請(qǐng)后，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)格審核。審核內(nèi)容包括借用目的的合理性、借用時(shí)間的必要性、借用人員的資質(zhì)和信用等。經(jīng)審核通過的借用申請(qǐng)，檔案管理部門應(yīng)在申請(qǐng)表上簽署意見，并通知借用部門或個(gè)人辦理借用手續(xù)。3.借用登記借用人員憑審批通過的《檔案借用申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理借用登記手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)按照借閱登記的要求，詳細(xì)記錄借用人員的相關(guān)信息、借用檔案的名稱、編號(hào)、借用時(shí)間、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等。借用登記完成后，檔案管理人員應(yīng)向借用人員提供所借用的檔案，并要求借用人員出具借條。借條應(yīng)注明借用檔案的名稱、數(shù)量、借用時(shí)間、歸還時(shí)間等內(nèi)容，并由借用人員簽字確認(rèn)。4.借用期限檔案借用期限一般不得超過[X]個(gè)工作日。如有特殊情況需要延長(zhǎng)借用期限，借用部門或個(gè)人應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。借用期限屆滿，借用人員應(yīng)按時(shí)歸還所借用的檔案。如因特殊原因無法按時(shí)歸還，應(yīng)提前向檔案管理部門說明情況，并辦理延期手續(xù)。5.借用歸還借用人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的數(shù)量、完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借用人員應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行賠償。檔案管理人員確認(rèn)檔案無誤后，應(yīng)在借用登記記錄上注明歸還時(shí)間，并收回借條。同時(shí)，對(duì)借用檔案的使用情況進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，確保檔案的安全和有效利用。四、檔案查閱1.查閱申請(qǐng)公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。外部單位或個(gè)人因工作需要查閱公司檔案，須按照借閱申請(qǐng)的程序提交書面申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可辦理查閱手續(xù)。2.查閱審批檔案管理部門收到查閱申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行審核。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，查閱申請(qǐng)需經(jīng)公司保密委員會(huì)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。審核通過后，檔案管理部門應(yīng)告知查閱人查閱檔案的地點(diǎn)、時(shí)間等安排，并要求查閱人遵守查閱檔案的相關(guān)規(guī)定。3.查閱登記查閱人憑審批通過的《檔案查閱申請(qǐng)表》到檔案管理部門辦理查閱登記手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)記錄查閱人的姓名、部門、查閱檔案的名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間等信息。查閱登記完成后，檔案管理人員應(yīng)引導(dǎo)查閱人到指定地點(diǎn)查閱檔案，并為查閱人提供必要的查閱條件。4.查閱限制查閱人應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定場(chǎng)所。查閱檔案時(shí)，查閱人應(yīng)保持安靜和整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，查閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露檔案內(nèi)容。5.查閱記錄檔案管理部門應(yīng)對(duì)查閱檔案的情況進(jìn)行記錄，包括查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、編號(hào)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計(jì)。五、檔案使用管理1.使用要求借閱或借用檔案的人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播或用于其他非工作目的。在使用檔案過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有問題或疑問，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告，不得擅自處理。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，借閱或借用人員應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.監(jiān)督檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案的借閱、借用和查閱情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保檔案的使用符合規(guī)定。監(jiān)督檢查內(nèi)容包括借閱、借用和查閱手續(xù)是否齊全、檔案的歸還情況是否及時(shí)、檔案的使用是否合規(guī)等。對(duì)于違反檔案使用規(guī)定的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。3.責(zé)任追究因保管不善或使用不當(dāng)導(dǎo)致檔案損壞、丟失或泄露的，借閱或借用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。如構(gòu)成違法犯罪的，將依法追究其法律責(zé)任。檔案管理人員如因工作失誤或違反規(guī)定導(dǎo)致檔案管理出現(xiàn)問題的，將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。六、檔案保密規(guī)定1.保密范圍本制度所涉及的檔案均屬于公司保密范圍，包括但不限于公司戰(zhàn)略規(guī)劃、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶信息、技術(shù)資料、合同協(xié)議等。對(duì)于涉及國家機(jī)密或行業(yè)秘密的檔案，應(yīng)按照國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格保密。2.保密措施檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的保密教育和培訓(xùn)。檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全保密設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，并對(duì)檔案進(jìn)行分類存放，設(shè)置不同的保密級(jí)別。對(duì)于涉及公司機(jī)密或重要信息的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限等技術(shù)手段進(jìn)行保密管理。3.保密責(zé)任檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要接觸保密檔案，應(yīng)簽訂保密協(xié)議，并履行保密義務(wù)。借閱或借用檔案的人員應(yīng)嚴(yán)