文件檔案印章制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文件、檔案和印章的管理，確保公司各類文件資料的安全、完整與有效利用，規(guī)范印章的使用流程，維護(hù)公司的合法權(quán)益和正常運(yùn)營(yíng)秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司，全體員工均應(yīng)遵守本制度的規(guī)定。（三）基本原則1.合法性原則：文件、檔案和印章的管理應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保各項(xiàng)管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.規(guī)范性原則：建立健全文件、檔案和印章管理的各項(xiàng)流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保管理工作規(guī)范有序。3.保密性原則：嚴(yán)格保密公司文件、檔案內(nèi)容，防止信息泄露，維護(hù)公司商業(yè)秘密和利益。4.高效性原則：在確保安全與規(guī)范的前提下，提高文件、檔案和印章管理的工作效率，滿足公司業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。二、文件管理（一）文件分類與編號(hào)1.文件分類行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示等行政類文件。業(yè)務(wù)文件：涉及公司業(yè)務(wù)活動(dòng)的合同、協(xié)議、項(xiàng)目文檔、業(yè)務(wù)報(bào)表等。技術(shù)文件：公司的技術(shù)研發(fā)資料、產(chǎn)品說明書、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等。財(cái)務(wù)文件：財(cái)務(wù)報(bào)表、賬目、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)文件等。人事文件：?jiǎn)T工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績(jī)效考核文件等。2.文件編號(hào)公司對(duì)各類文件進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)規(guī)則應(yīng)清晰明確，便于識(shí)別和查詢。例如，行政文件編號(hào)格式為：[年份][月份][文件序號(hào)]，如202305001，表示2023年5月的第1號(hào)行政文件。業(yè)務(wù)文件編號(hào)可根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項(xiàng)目進(jìn)行分類編制，確保編號(hào)具有唯一性和系統(tǒng)性。（二）文件起草與審核1.文件起草文件起草應(yīng)明確主題，內(nèi)容準(zhǔn)確、簡(jiǎn)潔、邏輯清晰。涉及重要事項(xiàng)或?qū)I(yè)性較強(qiáng)的文件，應(yīng)由相關(guān)部門或?qū)I(yè)人員負(fù)責(zé)起草。起草人應(yīng)注明文件的密級(jí)、緊急程度、發(fā)送范圍等信息，并確保文件格式規(guī)范統(tǒng)一。2.文件審核文件起草完成后，應(yīng)提交相關(guān)部門或人員進(jìn)行審核。審核內(nèi)容包括文件的合法性、準(zhǔn)確性、完整性、可行性以及與公司政策和其他相關(guān)文件的一致性。審核人應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成審核，并簽署審核意見。對(duì)于審核中發(fā)現(xiàn)的問題，起草人應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修改完善。（三）文件審批與簽發(fā)1.文件審批根據(jù)文件的性質(zhì)和重要程度，按照公司的審批流程進(jìn)行審批。一般文件由部門負(fù)責(zé)人審批，重要文件需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理審批。審批人應(yīng)認(rèn)真審查文件內(nèi)容，對(duì)不符合要求的文件應(yīng)提出修改意見或不予批準(zhǔn)，并說明理由。2.文件簽發(fā)經(jīng)審批通過的文件，由公司法定代表人或授權(quán)簽發(fā)人進(jìn)行簽發(fā)。簽發(fā)人應(yīng)確認(rèn)文件內(nèi)容無誤后，簽署姓名和日期。涉及多個(gè)部門的文件，應(yīng)確保各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人已簽署意見，明確各自的職責(zé)和工作要求。（四）文件印發(fā)與分發(fā)1.文件印發(fā)文件簽發(fā)后，由行政部門負(fù)責(zé)文件的印發(fā)工作。印發(fā)應(yīng)確保文件格式規(guī)范、印刷清晰、裝訂整齊。對(duì)于涉密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行印制，采取加密存儲(chǔ)、專人傳遞等措施，確保文件安全。2.文件分發(fā)行政部門根據(jù)文件的發(fā)送范圍，及時(shí)將文件分發(fā)給相關(guān)部門和人員。分發(fā)方式可采用紙質(zhì)文件送達(dá)、電子文件傳輸?shù)确绞健?duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先安排分發(fā)，并確保接收人及時(shí)簽收。同時(shí)，應(yīng)做好文件分發(fā)記錄，包括文件名稱、編號(hào)、分發(fā)時(shí)間、接收部門或人員等信息。（五）文件歸檔與保管1.文件歸檔文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時(shí)將文件整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整、分類準(zhǔn)確、編目清晰，并按照公司檔案管理的要求進(jìn)行裝訂和編頁(yè)。歸檔文件應(yīng)同時(shí)編制電子文檔，確保電子文檔與紙質(zhì)文檔內(nèi)容一致。電子文檔應(yīng)存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。2.文件保管公司設(shè)立專門的檔案室，負(fù)責(zé)文件檔案的集中保管。檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保文件檔案的安全。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)文件檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。對(duì)于破損、變質(zhì)的文件檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。根據(jù)文件檔案的保管期限，對(duì)到期的文件檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。銷毀文件檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，確保銷毀過程可追溯。（六）文件查閱與借閱1.文件查閱公司內(nèi)部員工因工作需要查閱文件檔案，應(yīng)填寫《文件查閱申請(qǐng)表》，注明查閱文件的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，協(xié)助查閱人查找所需文件，并做好查閱記錄。查閱人不得擅自將文件帶出檔案室，如需復(fù)印或摘錄文件內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。2.文件借閱因工作需要借閱文件檔案的，應(yīng)填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱文件的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還借閱的文件檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱文件的歸還情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保文件按時(shí)歸還。借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改或損壞文件內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)文件丟失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。（七）文件保密與銷毀1.文件保密公司員工應(yīng)嚴(yán)格遵守文件保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)信息等重要文件，應(yīng)妥善保管，不得泄露給無關(guān)人員。在文件的起草、審核、印發(fā)、傳遞、使用、保管等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、限制訪問權(quán)限、專人傳遞等。對(duì)于涉及保密事項(xiàng)的文件，應(yīng)在文件上加蓋“保密”印章，并明確保密期限和保密要求。2.文件銷毀文件檔案保管期限屆滿或因其他原因需要銷毀的，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《文件銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀文件的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會(huì)同相關(guān)部門共同進(jìn)行銷毀。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息。對(duì)于重要文件的銷毀，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行徹底銷毀，確保文件信息無法恢復(fù)。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備查閱。三、檔案管理（一）檔案分類與編號(hào)1.檔案分類文書檔案：包括公司各類行政文件、業(yè)務(wù)文件、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)文件、人事文件等形成的檔案。合同檔案：公司簽訂的各類合同、協(xié)議等檔案。項(xiàng)目檔案：公司承擔(dān)的各類項(xiàng)目從立項(xiàng)到結(jié)束全過程形成的檔案。設(shè)備檔案：公司購(gòu)置的各類設(shè)備的相關(guān)資料、維護(hù)記錄等檔案。聲像檔案：公司在業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的照片、錄音、錄像等檔案。2.檔案編號(hào)檔案編號(hào)應(yīng)與文件編號(hào)相銜接，確保檔案編號(hào)的系統(tǒng)性和唯一性。例如，文書檔案編號(hào)格式為：[年份][檔案類別代碼][檔案序號(hào)]，如2023WS001，表示2023年的第1號(hào)文書檔案。合同檔案編號(hào)可根據(jù)合同簽訂時(shí)間、合同類型等因素進(jìn)行編制，項(xiàng)目檔案編號(hào)可按照項(xiàng)目名稱和項(xiàng)目階段進(jìn)行分類編號(hào)。（二）檔案收集與整理1.檔案收集各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。檔案收集范圍應(yīng)涵蓋部門工作中形成的各類文件、資料、記錄等，包括紙質(zhì)文件、電子文件、實(shí)物檔案等。對(duì)于重要活動(dòng)、項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)進(jìn)行收集整理。2.檔案整理收集到的檔案應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、排列有序。對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂、編頁(yè)、編目等處理，使其整齊規(guī)范。電子檔案應(yīng)進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查詢和利用。檔案整理過程中，應(yīng)剔除重復(fù)、無效的文件資料，確保檔案的真實(shí)性和完整性。（三）檔案鑒定與保管期限確定1.檔案鑒定公司定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保存價(jià)值。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會(huì)同相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專業(yè)人員組成鑒定小組進(jìn)行。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值，確定檔案的保管期限。2.保管期限確定檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案主要是反映公司歷史沿革、重大決策、重要資產(chǎn)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案；長(zhǎng)期保管的檔案一般為10年以上至50年的檔案，主要是涉及公司重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、財(cái)務(wù)狀況等方面的檔案；短期保管的檔案為10年以下的檔案，主要是一般性業(yè)務(wù)文件和資料。檔案保管期限一經(jīng)確定，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行管理，不得擅自更改。（四）檔案保管與利用1.檔案保管公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，如檔案破損、霉變、丟失等。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并采用異地存儲(chǔ)等方式，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)確保電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠，防止病毒感染和數(shù)據(jù)泄露。2.檔案利用公司內(nèi)部員工因工作需要利用檔案時(shí)，應(yīng)填寫《檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理利用手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，為利用人提供必要的檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好利用記錄。利用記錄應(yīng)包括利用人姓名、部門、利用時(shí)間、利用目的、利用檔案名稱及編號(hào)等信息。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度的規(guī)定進(jìn)行審批和管理，確保檔案信息不被泄露。（五）檔案統(tǒng)計(jì)與移交1.檔案統(tǒng)計(jì)檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確反映檔案管理工作的實(shí)際情況，為公司決策提供參考依據(jù)。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得虛報(bào)、瞞報(bào)、漏報(bào)。2.檔案移交公司因機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要對(duì)檔案進(jìn)行移交的，應(yīng)按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并與接收部門進(jìn)行核對(duì)。接收部門應(yīng)在移交清單上簽字確認(rèn)。檔案移交后，接收部門應(yīng)按照檔案管理要求對(duì)移交的檔案進(jìn)行妥善保管和利用，確保檔案的連續(xù)性和完整性。四、印章管理（一）印章種類與刻制1.印章種類公司公章：代表公司對(duì)外行使權(quán)力的印章，具有最高法律效力。法定代表人章：用于特定文件簽署或代表法定代表人行使職權(quán)的印章。財(cái)務(wù)專用章：用于公司財(cái)務(wù)結(jié)算、票據(jù)開具等財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的印章。合同專用章：專門用于簽訂合同的印章。部門章：各部門根據(jù)工作需要刻制的印章，用于部門內(nèi)部文件、資料的處理。2.印章刻制公司印章的刻制應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家法律法規(guī)和公司規(guī)定的程序進(jìn)行。需要刻制印章的部門或單位，應(yīng)填寫《印章刻制申請(qǐng)表》，注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由行政部門統(tǒng)一辦理刻制手續(xù)。印章刻制應(yīng)選擇具有資質(zhì)的正規(guī)刻章單位，確保印章質(zhì)量和安全性。刻制完成的印章應(yīng)及時(shí)交行政部門進(jìn)行登記備案，并由專人保管。（二）印章保管與使用1.印章保管公司公章、法定代表人章、財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等重要印章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)保管，保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和保密意識(shí)。印章保管人員應(yīng)將印章存放在安全可靠的地方，如保險(xiǎn)柜等，并確保印章存放環(huán)境的安全。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得擅自將印章帶出公司或交他人保管。部門章由各部門指定專人保管，保管人員應(yīng)嚴(yán)格按照部門規(guī)定使用印章，并做好印章使用記錄。2.印章使用使用公司印章應(yīng)填寫《印章使用申請(qǐng)表》，注明使用印章的文件名稱、編號(hào)、使用部門、使用人、使用日期、使用事由等信息，并按照公司規(guī)定的審批流程進(jìn)行審批。審批通過后，印章保管人員應(yīng)在《印章使用登記表》上進(jìn)行登記，并按照申請(qǐng)表上的要求使用印章。印章使用應(yīng)確保位置準(zhǔn)確、清晰，不得模糊、遺漏或擅自更改印章內(nèi)容。使用印章時(shí)，應(yīng)注意印章的使用范圍和權(quán)限，不得超越權(quán)限使用印章。嚴(yán)禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋印章。對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或金額較大的合同、協(xié)議等文件，在加蓋印章前，應(yīng)再次核對(duì)文件內(nèi)容，確保無誤后加蓋印章。（三）印章停用與銷毀1.印章停用因公司名稱變更、機(jī)構(gòu)調(diào)整、印章?lián)p壞等原因，需要停用印章的，由行政部門提出申請(qǐng)，填寫《印章停用申請(qǐng)表》，注明停用印章的名稱、編號(hào)、停用原因等信息，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，辦理印章停用手續(xù)。印章停用后，保管人員應(yīng)及時(shí)將印章交行政部門封存，并做好記錄。封存的印章應(yīng)妥善保管，防止丟失或被盜用。2.印章銷毀對(duì)于停用的印章，行政部門應(yīng)定期進(jìn)行清理和銷