加強(qiáng)檔案制度體系一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和維護(hù)，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，特制定本檔案制度體系。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)。涵蓋公司在經(jīng)營(yíng)管理、生產(chǎn)活動(dòng)、技術(shù)研發(fā)、行政管理等各類(lèi)工作中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、監(jiān)督指導(dǎo)和集中保管。各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、移交等工作，并接受公司綜合管理部門(mén)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。2.真實(shí)完整原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。在檔案形成過(guò)程中，各部門(mén)及相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地收集和整理各類(lèi)文件資料，不得遺漏、篡改或偽造檔案信息。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類(lèi)體系和檢索工具，確保檔案能夠快速、準(zhǔn)確地被查找和利用。同時(shí)，應(yīng)根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和實(shí)際需求，不斷優(yōu)化檔案利用流程，提高檔案服務(wù)效率。4.安全保密原則高度重視檔案的安全保密工作，采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案實(shí)體和信息的安全。嚴(yán)格控制檔案的查閱、借閱范圍，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部門(mén)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃和年度計(jì)劃編制，明確檔案管理的目標(biāo)、任務(wù)和措施。3.組織開(kāi)展公司檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。4.負(fù)責(zé)公司各類(lèi)檔案的集中統(tǒng)一保管，建立健全檔案庫(kù)房管理制度，確保檔案實(shí)體安全。5.對(duì)公司各部門(mén)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期檢查檔案管理情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。6.負(fù)責(zé)組織檔案的整理、鑒定、編目、數(shù)字化等基礎(chǔ)工作，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。7.按照規(guī)定向國(guó)家有關(guān)部門(mén)和上級(jí)主管單位移交檔案，并做好檔案統(tǒng)計(jì)工作。8.負(fù)責(zé)開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為公司決策、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)等提供檔案信息支持和服務(wù)。（二）各部門(mén)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，明確檔案管理責(zé)任人，確保檔案工作落到實(shí)處。2.按照公司檔案管理制度，負(fù)責(zé)收集、整理、保管本部門(mén)在工作中形成的各類(lèi)檔案，并定期向公司綜合管理部門(mén)移交。3.指導(dǎo)和督促本部門(mén)員工做好文件資料的收集、整理和歸檔工作，提高檔案質(zhì)量。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度，做好本部門(mén)檔案利用登記工作，確保檔案安全。5.配合公司綜合管理部門(mén)開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和檔案信息化建設(shè)等工作，積極提供檔案管理相關(guān)信息和資料。（三）檔案管理人員1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，遵守檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂、上架等日常管理工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案庫(kù)房的日常管理，包括檔案的存放、保管、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，定期檢查檔案保管狀況，及時(shí)處理發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。4.負(fù)責(zé)檔案信息的錄入、維護(hù)和管理，建立健全檔案檢索系統(tǒng)，提高檔案查詢效率。5.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、復(fù)制等手續(xù)，對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，及時(shí)催還到期檔案。6.積極參與檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，為公司檔案管理工作提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中形成的各類(lèi)文件，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、組織機(jī)構(gòu)代碼證變更文件等。2.公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中形成的文件，包括年度工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.生產(chǎn)技術(shù)方面的文件，如產(chǎn)品研發(fā)資料、生產(chǎn)工藝文件、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備檔案等。4.行政管理文件，如人事檔案、勞動(dòng)工資檔案、教育培訓(xùn)檔案、行政公文、印章使用記錄等。5.黨群工作文件，如黨組織建設(shè)、黨員管理、群團(tuán)活動(dòng)等方面的文件資料。6.基本建設(shè)項(xiàng)目文件，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、竣工驗(yàn)收文件等。7.科研項(xiàng)目文件，涵蓋項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、成果鑒定材料等。8.外事活動(dòng)文件，如出國(guó)考察報(bào)告、接待外賓記錄、國(guó)際合作協(xié)議等。9.其他具有保存價(jià)值的文件資料，如聲像檔案、電子檔案等。（二）收集要求及時(shí)間1.各部門(mén)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保文件資料及時(shí)、完整地收集。在工作過(guò)程中形成的文件材料，承辦人應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)整理歸檔，不得積壓或拖延。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件資料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)收集齊全并移交檔案管理人員。3.項(xiàng)目類(lèi)文件應(yīng)隨著項(xiàng)目進(jìn)度同步收集，在項(xiàng)目驗(yàn)收后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成整理歸檔工作。4.年度終了后，各部門(mén)應(yīng)在次年[X]月[X]日前將上一年度形成的各類(lèi)檔案整理完畢并移交公司綜合管理部門(mén)。（三）整理原則與方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.按照檔案的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)，一般分為文書(shū)檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、聲像檔案、電子檔案等。文書(shū)檔案可按年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)；科技檔案可按項(xiàng)目專業(yè)進(jìn)行分類(lèi)；人事檔案按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)整理。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，編制檔案目錄索引，建立檔案檢索體系，方便快速查找和利用檔案。4.檔案整理應(yīng)做到紙質(zhì)檔案與電子檔案同步整理，確保兩者內(nèi)容一致，便于相互印證和補(bǔ)充利用。四、檔案的保管與保護(hù)（一）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括公司章程、股東會(huì)議決議、董事會(huì)決議、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、重要合同協(xié)議、重大項(xiàng)目檔案等。2.長(zhǎng)期保管對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限一般為[X]年。如一般性的業(yè)務(wù)合同、年度工作計(jì)劃與總結(jié)、中期財(cái)務(wù)報(bào)表等。3.短期保管對(duì)公司在較短時(shí)間內(nèi)需要查考利用的檔案，列為短期保管。保管期限一般為[X]年。如臨時(shí)性的會(huì)議文件、一般性的工作通知等。（二）檔案庫(kù)房管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)良好的地點(diǎn)，配備必要的消防、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，確保檔案實(shí)體安全。2.檔案庫(kù)房應(yīng)劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，保持庫(kù)房整潔、有序。3.建立檔案庫(kù)房管理制度，明確庫(kù)房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格控制庫(kù)房出入人員，非庫(kù)房管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入庫(kù)房。4.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，檢查檔案保管狀況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案發(fā)霉、蟲(chóng)蛀、破損等問(wèn)題。對(duì)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保其正常運(yùn)行。（三）檔案保護(hù)措施1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、裱糊等修復(fù)處理，防止檔案紙張老化、破損。對(duì)重要檔案應(yīng)采取復(fù)制備份等方式，確保檔案信息的安全。2.采用先進(jìn)的電子存儲(chǔ)設(shè)備和技術(shù)，對(duì)電子檔案進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)檢查和維護(hù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，建立電子檔案安全防護(hù)體系，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等，防止電子檔案被非法篡改或竊取。3.對(duì)聲像檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)整理，采用數(shù)字化存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，并做好相應(yīng)的標(biāo)識(shí)和說(shuō)明，便于查閱利用。4.加強(qiáng)對(duì)檔案保護(hù)技術(shù)的研究和應(yīng)用，不斷提高檔案保護(hù)水平，延長(zhǎng)檔案使用壽命。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限與范圍1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到公司綜合管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.查閱涉及公司商業(yè)秘密、敏感信息等重要檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后方可查閱。3.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱公司檔案的，必須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司綜合管理部門(mén)審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱范圍應(yīng)嚴(yán)格限定在與申請(qǐng)事由相關(guān)的檔案內(nèi)容。（二）借閱手續(xù)與期限1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱重要檔案的，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意。3.檔案借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱人姓名、部門(mén)、查閱或借閱時(shí)間、檔案名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。2.查閱、借閱登記應(yīng)使用專門(mén)的登記簿，登記信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于查詢和統(tǒng)計(jì)。3.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)查閱、借閱登記情況進(jìn)行核對(duì)和清理，及時(shí)催還到期借閱檔案，確保檔案按時(shí)歸還和安全。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織與標(biāo)準(zhǔn)1.公司成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門(mén)檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定工作小組應(yīng)定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定和公司檔案保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，確定檔案的存毀。3.鑒定檔案時(shí)，應(yīng)全面分析檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和歷史價(jià)值，重點(diǎn)審查檔案內(nèi)容是否涉及公司核心業(yè)務(wù)、重要資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、法律糾紛等方面，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確合理。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，填寫(xiě)《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)列出擬銷(xiāo)毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。2.《檔案銷(xiāo)毀申請(qǐng)表》經(jīng)公司綜合管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。4.檔案銷(xiāo)毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷(xiāo)，監(jiān)銷(xiāo)人員應(yīng)在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)留存?zhèn)洳?。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)與規(guī)劃1.檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)是實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司發(fā)展提供更加便捷、高效的檔案信息支持。2.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)任務(wù)、階段目標(biāo)、實(shí)施步驟和保障措施。規(guī)劃應(yīng)與公司信息化建設(shè)整體規(guī)劃相銜接，充分考慮公司檔案管理的實(shí)際需求和發(fā)展趨勢(shì)。（二）數(shù)字化處理1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。掃描后的電子文件應(yīng)進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換、圖像處理等技術(shù)處理，保證電子檔案的質(zhì)量。2.建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化處理后的檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中存儲(chǔ)和管理。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備完善的檢索、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能，方便檔案利用。3.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、著錄等元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的標(biāo)識(shí)唯一性和信息完整性，便于電子檔案的長(zhǎng)期保存和有效利用。（三）系統(tǒng)應(yīng)用與安全管理1.選用適合公司檔案管理需求的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、鑒定、銷(xiāo)毀等業(yè)務(wù)流程的信息化管理，提高工作效率和管理水平。2.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限管理