公司會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司會(huì)計(jì)檔案管理，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的會(huì)計(jì)檔案管理。（三）定義本制度所稱(chēng)會(huì)計(jì)檔案，是指公司在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過(guò)程中接收或形成的，記錄和反映公司經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。（四）管理職責(zé)1.公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的整理、裝訂、保管和移交等工作，并指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理工作。2.公司檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的歸檔、保管、查閱和銷(xiāo)毀等工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。3.各部門(mén)應(yīng)積極配合財(cái)務(wù)部門(mén)和檔案管理部門(mén)做好會(huì)計(jì)檔案的管理工作，確保會(huì)計(jì)檔案的完整和安全。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷(xiāo)單、借款單等。2.記賬憑證，包括收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證等。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，按照會(huì)計(jì)科目分類(lèi)登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的賬簿。2.明細(xì)賬，按照明細(xì)科目分類(lèi)登記經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的賬簿。3.日記賬，按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間順序逐日逐筆登記的賬簿，如現(xiàn)金日記賬、銀行存款日記賬等。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表等。2.財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書(shū)，對(duì)公司財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量等情況進(jìn)行分析說(shuō)明的書(shū)面報(bào)告。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，對(duì)公司銀行存款日記賬和銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)后編制的調(diào)節(jié)表。2.銀行對(duì)賬單，銀行提供的反映公司銀行賬戶收支情況的對(duì)賬單。3.納稅申報(bào)表，公司向稅務(wù)機(jī)關(guān)申報(bào)納稅情況的報(bào)表。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案移交情況的清冊(cè)。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案保管情況的清冊(cè)。6.會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，記錄會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀情況的清冊(cè)。7.其他應(yīng)當(dāng)保存的會(huì)計(jì)核算專(zhuān)業(yè)資料，如合同、協(xié)議、審計(jì)報(bào)告等。三、會(huì)計(jì)檔案的整理與裝訂（一）會(huì)計(jì)憑證的整理與裝訂1.每月終了，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將本月的會(huì)計(jì)憑證按照編號(hào)順序進(jìn)行整理，檢查憑證的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于缺失或不完整的憑證，應(yīng)及時(shí)查找和補(bǔ)充。2.憑證整理時(shí)，應(yīng)將原始憑證粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明所附原始憑證的張數(shù)。對(duì)于紙張較大的原始憑證，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與記賬憑證一致。3.憑證裝訂前，應(yīng)在憑證左上角打孔，用線繩或裝訂機(jī)將憑證裝訂牢固。裝訂線應(yīng)在憑證背面打結(jié)，并在封面上注明年度、月份、憑證種類(lèi)、起訖號(hào)碼、憑證張數(shù)等信息。4.裝訂后的憑證應(yīng)整齊、牢固，不得有掉頁(yè)、缺號(hào)等現(xiàn)象。憑證封面應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和裝訂人員印章。（二）會(huì)計(jì)賬簿的整理與裝訂1.年度終了，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將全年的會(huì)計(jì)賬簿進(jìn)行整理，檢查賬簿記錄的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于需要更正的記錄，應(yīng)按照規(guī)定的方法進(jìn)行更正。2.賬簿整理時(shí)，應(yīng)將賬頁(yè)編號(hào)順序排列，檢查賬頁(yè)是否有破損、缺頁(yè)等情況。對(duì)于破損的賬頁(yè)，應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或更換。3.賬簿裝訂前，應(yīng)在賬簿左側(cè)打孔，用線繩或裝訂機(jī)將賬簿裝訂牢固。裝訂線應(yīng)在賬簿背面打結(jié)，并在封面上注明年度、賬簿名稱(chēng)、賬簿頁(yè)數(shù)等信息。4.裝訂后的賬簿應(yīng)整齊、牢固，不得有掉頁(yè)、缺號(hào)等現(xiàn)象。賬簿封面應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和裝訂人員印章。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告的整理與裝訂1.年度終了，財(cái)務(wù)人員應(yīng)將全年的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告進(jìn)行整理，檢查報(bào)告內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于需要調(diào)整或補(bǔ)充的內(nèi)容，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。2.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理時(shí)，應(yīng)按照?qǐng)?bào)告的種類(lèi)和順序進(jìn)行排列，檢查報(bào)告是否有缺頁(yè)、漏頁(yè)等情況。對(duì)于缺頁(yè)的報(bào)告，應(yīng)及時(shí)查找和補(bǔ)充。3.報(bào)告裝訂前，應(yīng)在報(bào)告左側(cè)打孔，用線繩或裝訂機(jī)將報(bào)告裝訂牢固。裝訂線應(yīng)在報(bào)告背面打結(jié)，并在封面上注明年度、報(bào)告種類(lèi)、報(bào)告頁(yè)數(shù)等信息。4.裝訂后的報(bào)告應(yīng)整齊、牢固，不得有掉頁(yè)、缺號(hào)等現(xiàn)象。報(bào)告封面應(yīng)加蓋公司公章和法定代表人印章。（四）其他會(huì)計(jì)資料的整理與裝訂1.其他會(huì)計(jì)資料應(yīng)按照類(lèi)別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，檢查資料的完整性和準(zhǔn)確性。對(duì)于需要補(bǔ)充或更正的資料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理。2.資料整理時(shí)，應(yīng)將相關(guān)資料裝訂成冊(cè)，并在封面上注明資料名稱(chēng)、年度、月份等信息。3.裝訂后的資料應(yīng)整齊、牢固，不得有掉頁(yè)、缺號(hào)等現(xiàn)象。資料封面應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章和裝訂人員印章。四、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類(lèi)。定期保管期限一般分為10年和30年。具體保管期限如下：1.會(huì)計(jì)憑證，保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿，保管期限為30年。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久，月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年。4.其他會(huì)計(jì)資料，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)保管期限為30年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)保管期限為永久。（二）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的會(huì)計(jì)檔案保管庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保會(huì)計(jì)檔案的安全。2.會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類(lèi)存放，按照保管期限和類(lèi)別進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。3.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和盤(pán)點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度操作規(guī)程，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案提供給無(wú)關(guān)人員查閱或復(fù)制。（三）電子會(huì)計(jì)檔案的保管1.公司應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案管理制度，對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的形成、傳輸、存儲(chǔ)、保管等環(huán)節(jié)進(jìn)行規(guī)范。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)或光盤(pán)等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)設(shè)置加密密碼，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用。4.電子會(huì)計(jì)檔案保管人員應(yīng)定期對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。五、會(huì)計(jì)檔案的查閱與復(fù)制（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到財(cái)務(wù)部門(mén)查閱。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時(shí)，應(yīng)有公司財(cái)務(wù)人員在場(chǎng)陪同，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。3.查閱會(huì)計(jì)檔案的人員，不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫(huà)、拆封和抽換。（二）復(fù)制規(guī)定1.因工作需要復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《會(huì)計(jì)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可復(fù)制。2.復(fù)制會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)使用公司指定的復(fù)印機(jī)或打印機(jī)，并由財(cái)務(wù)人員進(jìn)行操作。復(fù)制后的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋財(cái)務(wù)專(zhuān)用章，并注明“復(fù)制件”字樣。3.復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行保管。六、會(huì)計(jì)檔案的移交（一）移交范圍1.公司因撤銷(xiāo)、合并或其他原因終止的，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案移交給終止單位的業(yè)務(wù)主管部門(mén)或財(cái)產(chǎn)所有者代管或移交有關(guān)檔案館代管。2.公司所屬分公司、子公司因撤銷(xiāo)、合并或其他原因終止的，應(yīng)將會(huì)計(jì)檔案移交給公司總部財(cái)務(wù)部門(mén)或公司指定的其他部門(mén)代管。3.公司財(cái)務(wù)人員因工作調(diào)動(dòng)或離職的，應(yīng)將本人經(jīng)管的會(huì)計(jì)檔案移交給接替人員，并辦理交接手續(xù)。（二）移交程序1.會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，移交人員應(yīng)編制《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》，詳細(xì)列出移交的會(huì)計(jì)檔案名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限等內(nèi)容。2.移交人員應(yīng)將《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》一式三份，一份由移交人員留存，一份由接替人員保存，一份由財(cái)務(wù)部門(mén)存檔。3.移交人員和接替人員應(yīng)按照《會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)》所列內(nèi)容，當(dāng)面進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，并在移交清冊(cè)上簽字確認(rèn)。七、會(huì)計(jì)檔案的銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度規(guī)定不得銷(xiāo)毀的情形外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷(xiāo)毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷(xiāo)毀，應(yīng)當(dāng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)和會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)中列明。3.正在項(xiàng)目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿的會(huì)計(jì)檔案不得銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.會(huì)計(jì)檔案保管期滿需要銷(xiāo)毀的，由財(cái)務(wù)部門(mén)提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》，列明銷(xiāo)毀會(huì)計(jì)檔案的名稱(chēng)、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷(xiāo)毀時(shí)間等內(nèi)容。2.《會(huì)計(jì)檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)》經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)