檔案規(guī)章制度書籍一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、鑒定、銷毀、查閱、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的實際情況，確保檔案內(nèi)容真實可靠。3.完整性原則：全面收集和整理公司/組織在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止檔案信息泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱和利用效率，為公司/組織各項工作提供便利。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理機(jī)構(gòu)設(shè)置公司/組織設(shè)立檔案管理部門，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)公司/組織檔案的統(tǒng)一管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、銷毀公司/組織各類檔案，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案的查閱和利用。4.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。5.對各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。6.參與公司/組織重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持和服務(wù)。7.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并做好檔案統(tǒng)計工作。（三）各部門檔案管理職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時形成和規(guī)范管理。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門，并辦理交接手續(xù)。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案，不得擅自將檔案帶出公司/組織或轉(zhuǎn)借他人。4.積極配合檔案管理部門開展檔案查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助和支持。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)、會議紀(jì)要等。2.科技檔案：涵蓋公司/組織科研項目、工程建設(shè)、設(shè)備儀器等方面的檔案。3.財務(wù)檔案：包含會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)資料。4.人事檔案：涉及員工個人基本信息、履歷、考核、任免、獎懲等檔案。5.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點，分類整理的各類業(yè)務(wù)活動檔案，如市場營銷、客戶服務(wù)、生產(chǎn)管理等。6.聲像檔案：包括照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動和事件的聲像資料。7.電子檔案：以電子數(shù)據(jù)形式存儲的各類檔案，如辦公自動化系統(tǒng)文件、電子郵件等。（二）檔案編號1.檔案編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性原則，便于檔案的識別和管理。2.文書檔案編號格式為：[年度][保管期限][流水號]，如[2023]永久001。3.科技檔案編號格式根據(jù)項目特點和管理要求另行制定。4.財務(wù)檔案編號格式為：[年度][類別][流水號]，如[2023]會計憑證001。5.人事檔案編號格式為：[員工編號]。6.業(yè)務(wù)檔案編號格式根據(jù)業(yè)務(wù)分類和管理需求確定。7.聲像檔案編號格式為：[年度][主題][序號]，如[2023]公司年會01。8.電子檔案編號與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號一致，并在文件名中體現(xiàn)編號信息。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作活動中形成的各類文件材料，確保檔案的齊全完整。2.對于重要會議、重大活動、重要項目等形成的檔案，相關(guān)部門應(yīng)在活動結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)將檔案移交至檔案管理部門。3.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的屬于公司/組織的檔案資料全部移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門對接收的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號、編目。2.文書檔案應(yīng)按照文件形成時間順序排列，同一事由的文件集中排列，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。3.科技檔案應(yīng)按照項目階段、專業(yè)分類等進(jìn)行整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.財務(wù)檔案應(yīng)按照會計年度、類別進(jìn)行整理，裝訂成冊，并編制目錄。5.人事檔案應(yīng)按照規(guī)定的檔案材料分類和排列順序進(jìn)行整理，確保檔案信息準(zhǔn)確、完整。6.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和管理要求進(jìn)行整理，便于查閱和利用。7.聲像檔案應(yīng)按照拍攝時間、主題等進(jìn)行整理，并配以文字說明。8.電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類和編號進(jìn)行整理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，確保電子檔案的存儲和管理規(guī)范。五、檔案的保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)采用檔案密集架存放，按照檔案編號順序排列，便于查找和管理。2.聲像檔案應(yīng)根據(jù)載體類型分別存放，如照片應(yīng)沖印或掃描后分類裝訂成冊，錄音、錄像資料應(yīng)存儲在專用設(shè)備中，并建立相應(yīng)的目錄索引。3.電子檔案應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進(jìn)行備份存儲，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)備份和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可用性。4.對重要、珍貴的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如復(fù)制備份、異地存放等，防止檔案損壞或丟失。（三）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案包括公司/組織重要的規(guī)章制度、年度財務(wù)報告、重大合同協(xié)議、人事任免文件等。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，包括一般性文件、業(yè)務(wù)檔案等。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，如臨時性文件、一般性會議記錄等。5.檔案保管期限的確定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和本公司/組織的實際情況執(zhí)行，確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)得到妥善保管。（四）檔案清查與盤點1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查和盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查和盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、編號、整理情況、保管期限、存儲位置等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時進(jìn)行記錄和處理。3.對清查和盤點結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和專業(yè)技術(shù)人員組成。2.檔案鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保鑒定結(jié)果客觀、公正。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷毀應(yīng)嚴(yán)格按照審批意見進(jìn)行，由檔案管理部門會同相關(guān)部門共同實施，確保檔案銷毀過程的安全、保密。3.檔案銷毀時，應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無法恢復(fù)。4.檔案銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。5.銷毀清單應(yīng)永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司/組織機(jī)密的檔案，查閱申請人應(yīng)經(jīng)公司/組織保密管理部門審批，并在檔案管理部門指定地點查閱，不得私自攜帶出檔案管理部門。3.外部單位或個人查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序查閱。（二）查閱程序1.檔案查閱申請人提交檔案查閱申請表，經(jīng)審批后交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時間、查閱人、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定地點查閱檔案，不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，不得在檔案上圈劃、批注。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員核對無誤后，在查閱登記表上注明歸還時間。（三）檔案利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全的原則，不得損害公司/組織利益和他人合法權(quán)益。2.因工作需要復(fù)印、復(fù)制檔案的，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.檔案利用過程中形成的相關(guān)材料，如查閱記錄、復(fù)印文件等，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行整理和歸檔。4.未經(jīng)檔案管理部門同意，任何人不得擅自公布檔案內(nèi)容，不得將檔案用于非公司/組織規(guī)定的其他用途。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。2.推進(jìn)檔案信息資源共享，為公司/組織各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)公司/組織各項工作的協(xié)同發(fā)展。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：實現(xiàn)檔案信息的快速錄入，包括文件的基本信息、內(nèi)容摘要、分類編號等。2.檢索查詢功能：提供多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、分類、日期等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理功能：記錄檔案借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現(xiàn)借閱流程的信息化管理。4.權(quán)限管理功能：設(shè)置不同用戶的檔案查閱和操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。5.統(tǒng)計分析功能：對檔案管理數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計分析，如檔案數(shù)量、利用情況、保管期限等，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能：定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全，在系統(tǒng)出現(xiàn)故障時能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)按照國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行整理、存儲和保管，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案應(yīng)采用加密存儲、身份認(rèn)證、訪問控制等安全技術(shù)措施，防止電子檔案信息泄露和被篡改。3.定期對電子檔案進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換和