出臺檔案約談制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，規(guī)范檔案管理工作中的約談行為，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中涉及的約談事項。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保約談制度的制定和實施合法合規(guī)。2.客觀公正原則以事實為依據(jù)，客觀、公正地進(jìn)行約談，不得偏袒任何一方。3.教育與懲戒相結(jié)合原則通過約談，既要對違規(guī)行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理，也要注重對相關(guān)人員進(jìn)行教育，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范開展。二、約談主體與對象（一）約談主體公司檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實施檔案約談工作。在必要時，可會同公司內(nèi)部審計、法務(wù)等相關(guān)部門共同進(jìn)行約談。（二）約談對象1.涉及檔案管理違規(guī)行為的部門負(fù)責(zé)人及直接責(zé)任人。2.在檔案收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)中存在問題或被投訴的員工。3.對檔案管理工作提出改進(jìn)建議但未能有效落實，需要進(jìn)一步溝通的相關(guān)人員。三、約談事由（一）檔案收集方面1.未按照規(guī)定及時收集應(yīng)歸檔的文件材料，導(dǎo)致檔案資料缺失。2.收集的文件材料不完整、不準(zhǔn)確，影響檔案的真實性和完整性。（二）檔案整理方面1.未按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，導(dǎo)致檔案混亂無序，查找困難。2.整理過程中對文件材料進(jìn)行隨意涂改、損毀，破壞檔案的原始性。（三）檔案保管方面1.檔案保管場所不符合安全要求，存在火災(zāi)、水災(zāi)、蟲蛀等安全隱患。2.未建立完善的檔案保管制度，導(dǎo)致檔案丟失、被盜或損壞。（四）檔案利用方面1.未經(jīng)授權(quán)擅自查閱、借閱檔案，或?qū)n案提供給無關(guān)人員。2.在檔案利用過程中，違反保密規(guī)定，泄露檔案內(nèi)容。（五）其他方面1.對檔案管理部門提出的整改意見拒不執(zhí)行或拖延執(zhí)行。2.在檔案管理工作中弄虛作假，提供虛假信息。四、約談程序（一）約談準(zhǔn)備1.確定約談對象和約談事由后，約談主體應(yīng)提前[X]個工作日向約談對象發(fā)出《檔案約談通知書》，告知約談的時間、地點(diǎn)、事由及相關(guān)要求。2.約談主體應(yīng)收集與約談事由相關(guān)的證據(jù)材料，包括文件、記錄、證人證言等，確保約談有充分的事實依據(jù)。（二）約談實施1.約談應(yīng)在指定的時間和地點(diǎn)進(jìn)行，約談人員不得少于[X]人。2.約談開始時，約談人員應(yīng)向約談對象說明約談的目的、依據(jù)和程序，要求約談對象如實陳述情況，提供相關(guān)證據(jù)。3.約談過程中，約談人員應(yīng)認(rèn)真聽取約談對象的陳述和申辯，做好記錄。記錄內(nèi)容應(yīng)包括約談時間、地點(diǎn)、約談人員、約談對象、約談事由、約談對象陳述內(nèi)容、約談人員提問及回答等。4.約談結(jié)束后，約談人員應(yīng)根據(jù)約談情況，制作《檔案約談記錄》，經(jīng)約談對象簽字確認(rèn)后存檔。（三）約談結(jié)果處理1.約談結(jié)束后，約談主體應(yīng)根據(jù)約談情況，對約談對象的行為進(jìn)行認(rèn)定。如約談對象的行為構(gòu)成違規(guī)，應(yīng)根據(jù)情節(jié)輕重，按照公司相關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處理。2.對于情節(jié)較輕的違規(guī)行為，約談主體可要求約談對象作出書面檢討，并提出整改措施，限期整改。3.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，約談主體應(yīng)提出處理建議，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，給予警告、罰款、降職、撤職等相應(yīng)的紀(jì)律處分。4.如約談對象的行為涉嫌違法犯罪，應(yīng)及時移送司法機(jī)關(guān)依法處理。（四）整改跟蹤1.約談對象應(yīng)按照要求制定整改措施，并在規(guī)定的期限內(nèi)完成整改。整改措施應(yīng)明確整改目標(biāo)、整改內(nèi)容、整改責(zé)任人及整改期限。2.約談主體應(yīng)對約談對象的整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保整改措施得到有效落實。如發(fā)現(xiàn)約談對象未按時完成整改或整改不到位，應(yīng)責(zé)令其繼續(xù)整改，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處理。五、約談記錄與檔案管理（一）約談記錄的保存1.《檔案約談通知書》《檔案約談記錄》等相關(guān)材料應(yīng)作為公司檔案的重要組成部分，由檔案管理部門負(fù)責(zé)妥善保管。2.約談記錄的保存期限應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，一般不少于[X]年。（二）與其他檔案的關(guān)聯(lián)1.約談記錄應(yīng)與涉及的相關(guān)檔案建立關(guān)聯(lián)，以便在需要時能夠快速查閱到相關(guān)信息。2.檔案管理部門應(yīng)定期對約談記錄進(jìn)行整理和分析，總結(jié)檔案管理工作中存在的問題，為完善檔案管理制度提供參考依據(jù)。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案約談制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查約談程序是否規(guī)范、約談結(jié)果處理是否恰當(dāng)?shù)取?.公司紀(jì)檢監(jiān)察部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作中違規(guī)行為的監(jiān)督檢查，對違反本制度的行為進(jìn)行嚴(yán)肅查處。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，積極配合其工作，如實提供相關(guān)資料和情況。2.對于外部監(jiān)督檢查提出的意見和建議，應(yīng)認(rèn)真研究并及時整改，不斷提高公司檔案管理水平。七、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.檔案管理部門應(yīng)定期組織公司員工參加檔案管理培訓(xùn)，包括檔案約談制度的培訓(xùn)，提高員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案法律法規(guī)、檔案管理基本知識、檔案約談制度等，培訓(xùn)方式可采用集中授課、在線學(xué)習(xí)、案例分析等多種形式。（二）宣傳1.通過公司內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄、郵件等渠道，廣泛宣傳檔案約談制度，讓員工了解制度的內(nèi)容和要求，增強(qiáng)員工遵守制度的自覺性。2.對檔案管理工作中的先進(jìn)事跡和典型案例進(jìn)行宣傳報道，發(fā)揮正面引導(dǎo)作用，營造良好的檔案管理工作氛圍。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與廢止1.本制度應(yīng)根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司實際情況的變化適時進(jìn)行修訂。2.如有下列情