鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位、村（社區(qū)）等在工作活動中形成的具有保存價值的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作，各部門、各單位負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和利用，并接受鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門的監(jiān)督指導(dǎo)。2.集中統(tǒng)一管理原則。鄉(xiāng)鎮(zhèn)設(shè)立綜合檔案室，集中管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。3.維護(hù)檔案的完整與安全原則。采取有效措施，防止檔案的損壞、丟失和泄密，確保檔案的真實性和完整性。4.便于利用原則。檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用，充分發(fā)揮檔案的作用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項工作服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)與職責(zé)（一）檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組成立以鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委書記為組長，鄉(xiāng)鎮(zhèn)長為副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員的檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作，研究解決檔案管理工作中的重大問題。（二）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度和工作計劃，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、聲像檔案、電子檔案等，確保檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確。3.對各部門、各單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，定期開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。4.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，建立健全檔案檢索工具，方便檔案的查閱利用。5.做好檔案的安全保管工作，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜設(shè)施等，確保檔案的安全。6.按照規(guī)定的期限，對到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，嚴(yán)格履行審批手續(xù)。7.積極開發(fā)利用檔案信息資源，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)決策、工作查考、經(jīng)驗借鑒等提供服務(wù)。（三）各部門、各單位檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案材料的收集、整理、歸檔工作，確保檔案材料的齊全、完整、準(zhǔn)確。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，定期將整理好檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室。3.協(xié)助鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室做好檔案的查閱利用工作，提供必要的檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門、本單位檔案保管設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案的安全。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.上級機(jī)關(guān)下發(fā)的與本鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作有關(guān)的文件、指示、通知、通報等。2.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府形成的各類文件、會議記錄、工作計劃、總結(jié)、報告等。3.各部門、各單位在工作中形成的業(yè)務(wù)文件、報表、統(tǒng)計資料、合同協(xié)議、項目資料等。4.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)組織的各類會議、活動、調(diào)研等形成的聲像資料、照片、錄像帶等。5.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的財務(wù)收支憑證、會計報表、審計報告等會計檔案。6.其他具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門、各單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.收集的檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造、銷毀檔案材料。3,對收集到的檔案材料，應(yīng)進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無用的材料，確保檔案材料的質(zhì)量。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機(jī)管理和檢索。（四）整理方法1.文書檔案：按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）進(jìn)行分類，編制案卷目錄。2.科技檔案：按照項目、專業(yè)進(jìn)行分類整理，并建立相應(yīng)的檔案目錄。3.會計檔案：按照會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等類別進(jìn)行整理，裝訂成冊，編制會計檔案目錄。4.聲像檔案：按照內(nèi)容、時間順序進(jìn)行整理，注明拍攝時間、地點(diǎn)、人物、事由等，并編制聲像檔案目錄。5.電子檔案：按照文件類別、年度等進(jìn)行分類存儲，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，并編制電子檔案目錄。四、檔案的保管（一）保管場所鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等條件，確保檔案的安全保管。（二）保管設(shè)備1.配備足夠數(shù)量的檔案柜，用于存放檔案。檔案柜應(yīng)堅固耐用，符合檔案保管要求。2.安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器、消防栓等消防設(shè)備，確保檔案庫房的消防安全。3.安裝空調(diào)設(shè)備，控制庫房溫度在14℃24℃之間，相對濕度在45%60%之間，防止檔案因溫濕度變化而受損。4.配備防蟲、防霉藥品，定期對檔案進(jìn)行檢查和防治，防止檔案被蟲蛀、霉變。5.配備檔案管理軟件和計算機(jī)設(shè)備，用于檔案的數(shù)字化管理和檢索利用。（三）檔案保管要求1.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。2.對重要檔案應(yīng)采取備份保管措施，防止檔案丟失或損壞。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，確保檔案的安全。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位、村（社區(qū)）等因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作需要查閱本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案，須經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門批準(zhǔn)。3.公民因個人需要查閱與自身利益相關(guān)的檔案，須經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門批準(zhǔn)，并履行相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱檔案：利用者可到鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)提供必要服務(wù)，協(xié)助查閱。2.借閱檔案：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人或村（社區(qū)）負(fù)責(zé)人簽字同意后，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門批準(zhǔn)。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，須辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、銷毀檔案，按時歸還檔案。3.復(fù)制檔案：利用者如需復(fù)制檔案，須填寫復(fù)制申請表，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門批準(zhǔn)后，由檔案管理人員負(fù)責(zé)復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，與原件具有同等效力。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、查閱或借閱檔案內(nèi)容、歸還時間等，以便統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和本鄉(xiāng)鎮(zhèn)實際情況，對檔案進(jìn)行定期鑒定，準(zhǔn)確判定檔案的保存價值，確保檔案的真實性和完整性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員代表組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.逐卷審查檔案內(nèi)容，分析檔案的歷史價值、現(xiàn)實價值和保存價值。2.參考檔案的保管期限表，結(jié)合實際情況，確定檔案的存毀。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的題名、年度、保管期限、文號、責(zé)任者等內(nèi)容。2.檔案銷毀清冊經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.監(jiān)銷人應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并注明銷毀日期。七、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步建立覆蓋本鄉(xiāng)鎮(zhèn)的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索利用、在線傳輸?shù)裙δ?，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工：對本鄉(xiāng)鎮(zhèn)存量檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.檔案管理軟件購置與應(yīng)用：選擇適合本鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理需求的檔案管理軟件，實現(xiàn)檔案的信息化管理。3.硬件設(shè)備配備：配備計算機(jī)、服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)備，滿足檔案信息化管理的需要。4.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)檔案信息的共享和傳輸。（三）數(shù)據(jù)管理1.加強(qiáng)電子檔案數(shù)據(jù)的安全