檔案卡填寫制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案卡的填寫，確保檔案信息的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性，便于檔案的管理、查詢和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案卡填寫的部門和人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案卡填寫內(nèi)容必須真實(shí)反映相關(guān)事實(shí)和情況，不得虛假填報(bào)。2.準(zhǔn)確性原則：填寫信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免模糊、歧義或錯(cuò)誤表述。3.完整性原則：按照規(guī)定要求，完整填寫檔案卡各項(xiàng)內(nèi)容，不得遺漏重要信息。4.規(guī)范性原則：嚴(yán)格遵循本制度及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范填寫檔案卡，確保格式統(tǒng)一、字跡清晰。二、檔案卡的分類及內(nèi)容要求（一）員工檔案卡1.基本信息姓名：填寫員工正式姓名，與身份證一致。性別：按實(shí)際性別填寫。出生日期：填寫公歷出生日期。民族：填寫所屬民族。籍貫：填寫出生地所屬省份、市、縣。政治面貌：如實(shí)填寫中共黨員、民主黨派、群眾等。身份證號碼：準(zhǔn)確填寫18位身份證號碼。入職日期：填寫正式入職公司/組織的日期。離職日期：如有離職情況，填寫實(shí)際離職日期。2.教育背景學(xué)歷：填寫最高學(xué)歷，如小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士等。畢業(yè)院校：填寫畢業(yè)學(xué)校全稱。專業(yè)：填寫所學(xué)專業(yè)名稱。入學(xué)時(shí)間：填寫入學(xué)的公歷時(shí)間。畢業(yè)時(shí)間：填寫畢業(yè)的公歷時(shí)間。3.工作經(jīng)歷工作單位：依次填寫過往工作過的單位名稱。入職時(shí)間：填寫在各單位開始工作的時(shí)間。離職時(shí)間：填寫離開各單位的時(shí)間。擔(dān)任職務(wù)：填寫在各單位擔(dān)任的主要職務(wù)。工作職責(zé)：簡要描述在各單位的主要工作職責(zé)。4.培訓(xùn)經(jīng)歷培訓(xùn)課程名稱：填寫參加過的各類培訓(xùn)課程名稱。培訓(xùn)機(jī)構(gòu)：填寫舉辦培訓(xùn)的機(jī)構(gòu)名稱。培訓(xùn)時(shí)間：填寫培訓(xùn)開始和結(jié)束的時(shí)間。培訓(xùn)收獲：簡要說明通過培訓(xùn)獲得的主要知識、技能或其他收獲。5.技能證書證書名稱：填寫獲得的各類技能證書名稱。頒發(fā)機(jī)構(gòu)：填寫證書頒發(fā)單位名稱。頒發(fā)時(shí)間：填寫證書頒發(fā)的日期。證書有效期：如有明確有效期，填寫具體期限。6.獎(jiǎng)懲情況獎(jiǎng)勵(lì)名稱：填寫獲得的各類獎(jiǎng)勵(lì)名稱。獎(jiǎng)勵(lì)時(shí)間：填寫?yīng)剟?lì)頒發(fā)的日期。獎(jiǎng)勵(lì)原因：簡要說明獲得獎(jiǎng)勵(lì)的事由。處罰名稱：填寫受到的各類處罰名稱。處罰時(shí)間：填寫處罰決定的日期。處罰原因：簡要說明受到處罰的事由。（二）項(xiàng)目檔案卡1.項(xiàng)目基本信息項(xiàng)目名稱：填寫項(xiàng)目的全稱。項(xiàng)目編號：為每個(gè)項(xiàng)目設(shè)定唯一編號。項(xiàng)目類型：如研發(fā)項(xiàng)目、工程項(xiàng)目、營銷項(xiàng)目等。項(xiàng)目起止時(shí)間：填寫項(xiàng)目開始和結(jié)束的時(shí)間。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人：填寫負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的人員姓名。2.項(xiàng)目背景立項(xiàng)依據(jù)：闡述項(xiàng)目立項(xiàng)的必要性和可行性，包括市場需求、技術(shù)發(fā)展趨勢等。項(xiàng)目目標(biāo)：明確項(xiàng)目預(yù)期達(dá)到的目標(biāo)，如產(chǎn)品性能指標(biāo)、市場占有率等。3.項(xiàng)目進(jìn)展情況階段劃分：按照項(xiàng)目實(shí)施過程，劃分不同階段，如需求分析、設(shè)計(jì)、開發(fā)、測試、上線等。各階段完成時(shí)間：填寫每個(gè)階段實(shí)際完成的時(shí)間。階段成果描述：簡要說明每個(gè)階段取得的主要成果。4.項(xiàng)目資源投入人力投入：統(tǒng)計(jì)參與項(xiàng)目的各類人員數(shù)量、工作時(shí)長等。物力投入：包括設(shè)備、材料、場地等方面的投入情況。財(cái)力投入：記錄項(xiàng)目的預(yù)算金額及實(shí)際支出情況。5.項(xiàng)目變更情況變更事項(xiàng)：詳細(xì)記錄項(xiàng)目實(shí)施過程中發(fā)生的變更內(nèi)容。變更原因：說明變更產(chǎn)生的原因。變更時(shí)間：填寫變更發(fā)生的日期。變更審批情況：記錄變更是否經(jīng)過審批及審批結(jié)果。6.項(xiàng)目驗(yàn)收情況驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：明確項(xiàng)目驗(yàn)收所依據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收時(shí)間：填寫項(xiàng)目驗(yàn)收的日期。驗(yàn)收結(jié)論：記錄驗(yàn)收是否通過及具體結(jié)論。（三）客戶檔案卡1.客戶基本信息客戶名稱：填寫客戶的全稱?？蛻纛愋停喝鐐€(gè)人客戶、企業(yè)客戶、政府客戶等。聯(lián)系人姓名：填寫與公司/組織對接的聯(lián)系人姓名。聯(lián)系人電話：填寫聯(lián)系人的手機(jī)號碼或固定電話。聯(lián)系人郵箱：填寫聯(lián)系人的電子郵箱地址。2.客戶需求需求內(nèi)容：詳細(xì)記錄客戶提出的各類需求。需求時(shí)間：填寫客戶提出需求的日期。3.合作情況合作項(xiàng)目名稱：填寫與客戶合作開展的項(xiàng)目名稱。合作開始時(shí)間：填寫合作項(xiàng)目啟動(dòng)的日期。合作結(jié)束時(shí)間：如有合作結(jié)束情況，填寫實(shí)際結(jié)束日期。合作成果：簡要說明合作項(xiàng)目取得的成果。4.客戶反饋反饋內(nèi)容：記錄客戶對公司/組織產(chǎn)品、服務(wù)等方面的反饋意見。反饋時(shí)間：填寫客戶反饋的日期。處理情況：說明針對客戶反饋采取的處理措施及結(jié)果。三、檔案卡填寫流程（一）信息收集1.各部門指定專人負(fù)責(zé)收集與檔案卡相關(guān)的信息。2.信息收集應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確，確保涵蓋檔案卡要求的各項(xiàng)內(nèi)容。（二）填寫要求告知1.在檔案卡填寫前，由相關(guān)負(fù)責(zé)人向填寫人員詳細(xì)說明填寫要求、規(guī)范及注意事項(xiàng)。2.提供填寫示例或模板，便于填寫人員參考。（三）填寫1.填寫人員按照要求認(rèn)真填寫檔案卡各項(xiàng)內(nèi)容，確保字跡清晰、內(nèi)容完整。2.對于不確定的信息，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)部門或人員核實(shí)，不得隨意填寫。（四）審核1.填寫完成后，由部門負(fù)責(zé)人對檔案卡內(nèi)容進(jìn)行初審，檢查信息的準(zhǔn)確性、完整性和規(guī)范性。2.初審?fù)ㄟ^后，提交至檔案管理部門進(jìn)行復(fù)審。3.檔案管理部門復(fù)審人員應(yīng)嚴(yán)格把關(guān)，對不符合要求的檔案卡退回填寫部門重新填寫。（五）歸檔1.復(fù)審?fù)ㄟ^的檔案卡按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行分類、編號，及時(shí)歸檔保存。2.建立檔案卡索引目錄，便于快速查詢和檢索。四、檔案卡的管理與維護(hù)（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門場所保管檔案卡，確保檔案存放安全、有序。2.采用適當(dāng)?shù)拇鎯Ψ绞?，如紙質(zhì)檔案專柜存放、電子檔案存儲在專用服務(wù)器等，并做好防潮、防火、防蟲等措施。（二）檔案查閱1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案卡，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱原因、查閱內(nèi)容等。2.經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人及檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。3.查閱檔案卡應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或涂改、損壞檔案內(nèi)容。（三）檔案借閱1.因特殊情況需要借閱檔案卡的，應(yīng)填寫借閱申請表，詳細(xì)說明借閱目的、借閱期限等。2.經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批后，辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案卡，按時(shí)歸還，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）檔案更新1.當(dāng)檔案卡中的信息發(fā)生變更時(shí)，填寫部門應(yīng)及時(shí)更新檔案卡內(nèi)容。2.更新后的檔案卡按照填寫流程進(jìn)行審核、歸檔。（五）檔案銷毀1.對于已過保管期限或無保存價(jià)值的檔案卡，由檔案管理部門提出銷毀申請。2.經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。五、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司/組織設(shè)立檔案卡填寫監(jiān)督小組，定期對檔案卡填寫情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督小組可通過抽查檔案卡、現(xiàn)場詢問填寫人員等方式，核實(shí)檔案卡填寫的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。（二）考核辦法1.將檔案卡填寫質(zhì)量納入部門和個(gè)人績效考核體系。2.對于檔案卡填寫不符合要求的部門和