PAGE探索建立法治檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織的法治建設(shè)，規(guī)范法治檔案管理，提高依法治理水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司/組織實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在法治工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則：保證檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，如實(shí)反映公司/組織法治工作的全過程。3.科學(xué)分類原則：按照法治工作的不同類別和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于管理和查閱。4.安全保密原則：加強(qiáng)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案信息不泄露，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益。二、法治檔案的定義與分類（一）定義法治檔案是指公司/組織在開展法治宣傳教育、依法決策、合同管理、糾紛處理、合規(guī)審查等法治工作過程中形成的具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（二）分類1.法治宣傳教育檔案法治宣傳活動方案、計劃、總結(jié)。宣傳資料，如宣傳冊、海報、宣傳單頁等。培訓(xùn)記錄，包括培訓(xùn)課件、學(xué)員簽到表、考核成績等。法治講座、研討會等活動的相關(guān)資料。2.依法決策檔案重大決策事項的合法性審查報告。決策過程中涉及的法律依據(jù)、專家論證意見、風(fēng)險評估報告等。決策會議紀(jì)要、決議文件等。3.合同管理檔案合同文本，包括合同草案、正式合同、補(bǔ)充協(xié)議等。合同審批流程記錄，如審批表、相關(guān)部門意見等。合同履行情況記錄，如往來函件、付款憑證、驗(yàn)收報告等。合同糾紛處理資料，如糾紛原因分析、解決方案、訴訟或仲裁文件等。4.糾紛處理檔案糾紛案件的立案材料，如起訴狀、答辯狀、證據(jù)清單等。案件審理過程中的相關(guān)文件資料，如庭審筆錄、判決書、裁定書等。糾紛處理的協(xié)商記錄、和解協(xié)議等。案件執(zhí)行情況記錄，如執(zhí)行申請書、執(zhí)行裁定書、執(zhí)行回款憑證等。5.合規(guī)審查檔案公司/組織內(nèi)部各項規(guī)章制度的合法性審查報告。對業(yè)務(wù)活動、項目合作等進(jìn)行合規(guī)審查的工作底稿、審查意見等。合規(guī)風(fēng)險排查報告及整改記錄。6.其他法治檔案與政府部門、司法機(jī)關(guān)等的往來文件。法治工作相關(guān)的榮譽(yù)證書、表彰文件等。其他與公司/組織法治建設(shè)有關(guān)的重要資料。三、法治檔案的收集與整理（一）收集1.各部門及員工應(yīng)按照職責(zé)分工，及時收集在法治工作中形成的各類文件資料，并定期移交至法治檔案管理部門。2.對于重要的法治文件，如重大合同、訴訟案件材料等，應(yīng)在事件發(fā)生后[X]個工作日內(nèi)收集齊全，并確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。3.收集過程中，如發(fā)現(xiàn)資料缺失或不符合要求，應(yīng)及時與相關(guān)責(zé)任人溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或更正。（二）整理1.法治檔案管理部門收到移交的檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。2.對每份檔案資料進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查詢和管理。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對應(yīng)。4.對檔案資料進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案整齊、牢固，便于長期保存。四、法治檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的法治檔案應(yīng)及時歸檔，歸檔應(yīng)按照年度、類別進(jìn)行分類存放。2.同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序排列，確保檔案的系統(tǒng)性和連貫性。3.歸檔時，應(yīng)填寫檔案歸檔登記表，注明檔案名稱編號、歸檔日期、保管期限等信息。（二）保管1.設(shè)立專門的法治檔案保管場所，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案安全。2.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和安全性。4.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全可靠的介質(zhì)上，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和更新。五、法治檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱法治檔案的，應(yīng)填寫查閱申請表，注明查閱目的、檔案名稱編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，方可查閱。2.涉及公司/組織重要機(jī)密或敏感信息的法治檔案，查閱申請需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.外部單位或個人因工作需要查閱法治檔案的，應(yīng)持單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司/組織法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)安排專人陪同，并嚴(yán)格遵守公司/組織的保密規(guī)定。（二）查閱程序1.查閱申請人提交查閱申請表后，法治檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案資料。2.查閱人員應(yīng)在指定的場所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出保管場所。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)法治檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還法治檔案管理部門，并在查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用限制1.法治檔案的利用應(yīng)嚴(yán)格遵守法律法規(guī)及公司/組織的保密規(guī)定，不得將檔案用于非法目的或泄露給無關(guān)人員。2.未經(jīng)公司/組織書面同意，查閱人員不得擅自復(fù)制、傳播、公開檔案內(nèi)容。六、法治檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.法治檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由法治檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的重要性、歷史價值、現(xiàn)實(shí)利用價值等因素，對檔案進(jìn)行綜合評估，確定保管期限。（二）銷毀1.對已過保管期限且無保存價值的法治檔案，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.銷毀前，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，注明檔案名稱編號、數(shù)量、銷毀原因等信息，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)或主要領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可實(shí)施銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式，如粉碎、焚燒等，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程，確保檔案信息徹底銷毀。4.銷毀后，應(yīng)在檔案銷毀登記表上記錄銷毀時間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、法治檔案管理人員職責(zé)（一）法治檔案管理部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善法治檔案管理制度，確保制度的有效執(zhí)行。2.組織協(xié)調(diào)法治檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用及鑒定銷毀等工作。3.定期檢查法治檔案管理工作情況，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。4.對法治檔案管理工作中的重大事項進(jìn)行決策和指導(dǎo)。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)法治檔案的具體收集、整理、歸檔、保管等工作，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和安全。2.按照規(guī)定程序辦理檔案查閱、利用手續(xù)，為查閱人員提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。3.定期對檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。4.協(xié)助鑒定小組開展檔案鑒定工作，做好銷毀檔案的登記和監(jiān)銷工作。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門法治檔案資料的收集、整理，并定期移交至法治