PAGE健全人員流動(dòng)檔案制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司人員流動(dòng)檔案管理，確保人員檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，維護(hù)公司及員工的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在入職、在職、離職等各個(gè)階段的檔案管理。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映員工的實(shí)際情況，保證信息準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案信息安全，防止信息泄露。4.便捷高效原則：在保證檔案管理質(zhì)量的前提下，提高工作效率，為員工提供便捷服務(wù)。二、人員流動(dòng)檔案內(nèi)容（一）入職檔案1.個(gè)人基本信息身份證、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、職業(yè)資格證書等相關(guān)證件復(fù)印件。個(gè)人簡歷，包括工作經(jīng)歷、教育背景、培訓(xùn)經(jīng)歷等。近期免冠一寸照片。2.入職手續(xù)材料入職申請表。勞動(dòng)合同。薪資確認(rèn)單。入職體檢報(bào)告。（二）在職檔案1.工作業(yè)績記錄績效考核表。項(xiàng)目成果報(bào)告。榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件等。2.培訓(xùn)與發(fā)展記錄參加內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)課程名稱、時(shí)間、考核成績等。職業(yè)發(fā)展規(guī)劃及相關(guān)調(diào)整記錄。3.薪資福利變動(dòng)記錄薪資調(diào)整審批表。福利變更記錄，如社保、公積金繳納基數(shù)調(diào)整等。4.崗位變動(dòng)記錄崗位調(diào)動(dòng)申請表。新崗位任職通知。（三）離職檔案1.離職手續(xù)材料離職申請表。工作交接清單。離職審計(jì)報(bào)告（如有）。2.離職證明由公司出具的離職證明，注明離職日期、工作崗位等信息。三、人員流動(dòng)檔案管理職責(zé)（一）人力資源部門1.負(fù)責(zé)制定和完善人員流動(dòng)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)員工檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱工作。3.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。4.根據(jù)公司規(guī)定和員工需求，提供檔案相關(guān)的證明材料。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門員工檔案材料的及時(shí)收集和整理，并移交人力資源部門。2.配合人力資源部門做好員工檔案的查閱、借閱等工作。3.在員工崗位變動(dòng)、離職等情況下，及時(shí)通知人力資源部門辦理相關(guān)檔案手續(xù)。（三）檔案管理人員1.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案安全。2.按照規(guī)定的流程和標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真做好檔案的整理、歸檔、保管和查閱工作。3.對檔案管理工作中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)向上級匯報(bào)，并提出改進(jìn)建議。四、人員流動(dòng)檔案的收集與整理（一）收集1.人力資源部門在員工入職時(shí)，明確告知員工需提交的檔案材料清單，并指導(dǎo)員工填寫相關(guān)表格。2.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將本部門員工的檔案材料收集齊全，并移交人力資源部門。3.對于員工在職期間產(chǎn)生的新檔案材料，如績效考核表、培訓(xùn)記錄等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)送交人力資源部門。（二）整理1.檔案管理人員收到檔案材料后，應(yīng)按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類整理。2.對每份檔案材料進(jìn)行編號，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。3.去除檔案材料中的訂書釘、回形針等金屬物品，采用標(biāo)準(zhǔn)的檔案袋或文件夾進(jìn)行裝訂。4.編制檔案目錄，詳細(xì)列出每份檔案材料的名稱、編號、日期等信息，便于查閱。五、人員流動(dòng)檔案的保管（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和時(shí)間順序排列。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)安全。（二）保管期限1.員工入職檔案、在職檔案長期保管。2.離職檔案根據(jù)國家法律法規(guī)及公司規(guī)定確定保管期限，一般為[X]年。（三）檔案安全1.檔案保管場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.嚴(yán)格限制無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管場所，檔案管理人員離開時(shí)應(yīng)確保門窗關(guān)閉、設(shè)備斷電。3.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并做好記錄。六、人員流動(dòng)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到人力資源部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)在指定地點(diǎn)提供檔案查閱服務(wù)，并對查閱情況進(jìn)行登記，包括查閱人姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料，如需復(fù)印相關(guān)材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并進(jìn)行登記。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，按時(shí)歸還檔案。七、人員流動(dòng)檔案的信息化管理（一）建立電子檔案系統(tǒng)1.公司應(yīng)建立完善的人員流動(dòng)電子檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理。2.電子檔案系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、統(tǒng)計(jì)、備份等功能，方便檔案管理人員操作和公司內(nèi)部人員查閱。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案內(nèi)容錄入電子檔案系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.定期對電子檔案系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，刪除過期或無效的數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）信息安全管理1.加強(qiáng)電子檔案系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。八、人員流動(dòng)檔案的轉(zhuǎn)移與交接（一）員工內(nèi)部調(diào)動(dòng)1.員工在公司內(nèi)部調(diào)動(dòng)時(shí)，調(diào)出部門應(yīng)在辦理工作交接手續(xù)的同時(shí)，將員工檔案移交至調(diào)入部門。2.調(diào)入部門收到檔案后，應(yīng)及時(shí)核對檔案內(nèi)容，并在檔案目錄上簽字確認(rèn)。（二）員工離職1.員工離職時(shí)，人力資源部門應(yīng)按照規(guī)定辦理離職手續(xù)，收回員工的工作證件、門禁卡等物品，并對檔案進(jìn)行審核。2.審核無誤后，將離職員工的檔案按照保管期限進(jìn)行整理和存放，并在檔案系統(tǒng)中進(jìn)行標(biāo)注。（三）檔案交接記錄1.所有檔案轉(zhuǎn)移與交接均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括交接時(shí)間、交接人、檔案內(nèi)容等信息。2.交接記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱。九、人員流動(dòng)檔案的保密與違規(guī)處理（一）保密規(guī)定1.檔案管理人員及涉及檔案管理工作的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息。2.未經(jīng)公司批準(zhǔn)，任何人不得私自復(fù)制、傳播、出售公司人員流動(dòng)檔案。（二）違規(guī)處理1.對于違反檔案保密規(guī)定的人員