PAGE社區(qū)實(shí)物檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)社區(qū)實(shí)物檔案的管理，確保實(shí)物檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查詢和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本社區(qū)內(nèi)各部門、各工作崗位在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案的歸檔管理。（三）定義本制度所稱實(shí)物檔案，是指社區(qū)在各項(xiàng)工作中形成的，具有保存價(jià)值的，以物質(zhì)實(shí)體形態(tài)存在的各種載體的文件材料，包括但不限于獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、證書、印章、題詞、照片、錄音、錄像、實(shí)物樣本等。（四）管理原則實(shí)物檔案管理遵循集中統(tǒng)一管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、分類整理、便于利用的原則。二、實(shí)物檔案的收集（一）收集范圍1.社區(qū)獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等。2.上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士來社區(qū)視察、指導(dǎo)工作時(shí)的題詞、字畫等。3.社區(qū)具有代表性的工作成果實(shí)物樣本，如特色產(chǎn)品、創(chuàng)新項(xiàng)目模型等。4.社區(qū)使用過的具有重要意義的印章、印模。5.反映社區(qū)重大活動(dòng)、重要事件的照片、錄音、錄像等資料。6.其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）收集要求1.各部門、各崗位在工作中形成實(shí)物檔案后，應(yīng)及時(shí)收集整理，確保實(shí)物的完整性和真實(shí)性。2.對(duì)于重要實(shí)物檔案，應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至社區(qū)檔案管理部門。3.收集實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)收集相關(guān)的文字說明材料，包括實(shí)物的名稱、來源、形成時(shí)間、背景、用途等信息。（三）收集渠道1.各部門、各崗位定期向檔案管理部門報(bào)送實(shí)物檔案。2.檔案管理部門主動(dòng)收集社區(qū)內(nèi)各部門、各崗位在工作活動(dòng)中形成的實(shí)物檔案。3.通過社區(qū)內(nèi)部通知、宣傳等方式，鼓勵(lì)社區(qū)成員積極提供具有保存價(jià)值的實(shí)物檔案線索。三、實(shí)物檔案的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)實(shí)物檔案按照其性質(zhì)、來源、時(shí)間等因素進(jìn)行分類，具體分類如下：1.榮譽(yù)類：包括各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、錦旗等。2.題詞類：上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、知名人士來社區(qū)視察、指導(dǎo)工作時(shí)的題詞、字畫等。3.成果類：社區(qū)具有代表性的工作成果實(shí)物樣本，如特色產(chǎn)品、創(chuàng)新項(xiàng)目模型等。4.印章類：社區(qū)使用過的具有重要意義的印章、印模。5.影像類：反映社區(qū)重大活動(dòng)、重要事件的照片、錄音、錄像等資料。6.其他類：不屬于上述分類的其他具有保存價(jià)值的實(shí)物。（二）編號(hào)規(guī)則實(shí)物檔案編號(hào)采用“年度+類別+流水號(hào)”的方式，例如：2023RY001，表示2023年度榮譽(yù)類第1號(hào)實(shí)物檔案。（三）編目要求1.實(shí)物檔案編目應(yīng)包括實(shí)物名稱、編號(hào)、類別、來源、形成時(shí)間、保管期限、密級(jí)等信息。2.編目信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，便于查詢和利用。（四）整理流程1.檔案管理部門收到實(shí)物檔案后，首先對(duì)實(shí)物進(jìn)行初步檢查，確保實(shí)物的完整性和真實(shí)性。2.根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)實(shí)物進(jìn)行分類，并賦予相應(yīng)的編號(hào)。3.填寫實(shí)物檔案編目信息，制作實(shí)物檔案目錄。4.將實(shí)物檔案及其編目信息進(jìn)行妥善保管。四、實(shí)物檔案的保管（一）保管場(chǎng)所實(shí)物檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管方式1.對(duì)于榮譽(yù)類、題詞類、成果類等實(shí)物檔案，應(yīng)采用專柜存放的方式，確保實(shí)物的安全和完整。2.對(duì)于印章類實(shí)物檔案，應(yīng)采用密封保存的方式，并指定專人負(fù)責(zé)保管。3.對(duì)于影像類實(shí)物檔案，應(yīng)采用數(shù)字化存儲(chǔ)的方式，并定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。（三）保管期限實(shí)物檔案的保管期限根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值確定，具體保管期限如下：1.具有重要?dú)v史意義和永久保存價(jià)值的實(shí)物檔案，保管期限為永久。2.反映社區(qū)一般工作活動(dòng)和具有一定保存價(jià)值的實(shí)物檔案，保管期限為[X]年。3.其他實(shí)物檔案，保管期限為[X]年。（四）定期檢查檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括實(shí)物的完整性、安全性、保管環(huán)境等。對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、實(shí)物檔案的利用（一）利用范圍實(shí)物檔案的利用范圍包括社區(qū)內(nèi)部各部門、各崗位在工作中查閱、參考，以及對(duì)外提供查閱、展示等。（二）利用流程1.社區(qū)內(nèi)部人員查閱實(shí)物檔案，需填寫《實(shí)物檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.對(duì)外提供實(shí)物檔案查閱、展示等服務(wù)，需填寫《實(shí)物檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用對(duì)象等信息，經(jīng)社區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，由檔案管理部門按照相關(guān)規(guī)定辦理。3.檔案管理部門應(yīng)在收到查閱、利用申請(qǐng)后[X]個(gè)工作日內(nèi)給予答復(fù)，并提供相應(yīng)的實(shí)物檔案。（三）利用要求1.查閱、利用實(shí)物檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，愛護(hù)實(shí)物檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失實(shí)物檔案。2.如需復(fù)制實(shí)物檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。3.利用結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)將實(shí)物檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。六、實(shí)物檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則實(shí)物檔案的鑒定應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和可靠性。（二）鑒定組織成立實(shí)物檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，負(fù)責(zé)對(duì)實(shí)物檔案的鑒定工作。（三）鑒定內(nèi)容實(shí)物檔案鑒定小組應(yīng)從實(shí)物檔案的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、保存價(jià)值等方面進(jìn)行全面審查，確定其是否仍具有保存價(jià)值。（四）銷毀流程1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的實(shí)物檔案，由實(shí)物檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《實(shí)物檔案銷毀申請(qǐng)表》，報(bào)社區(qū)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀意見，對(duì)實(shí)物檔案進(jìn)行銷毀，并填寫《實(shí)物檔案銷毀清冊(cè)》，注明銷毀日期、銷毀方式、