PAGE襄陽(yáng)檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)襄陽(yáng)地區(qū)檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在襄陽(yáng)地區(qū)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、文化傳承等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于襄陽(yáng)地區(qū)各級(jí)各類(lèi)機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體以及其他組織的檔案管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理，確保檔案管理的集中性和系統(tǒng)性，避免檔案分散、流失。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映本地區(qū)、本單位的各項(xiàng)活動(dòng)和歷史面貌，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集和整理各類(lèi)檔案，保證檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、檢索和利用，提高檔案的使用效率，為各項(xiàng)工作提供有力支持。（四）管理職責(zé)1.檔案管理部門(mén)職責(zé)負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，組織檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等工作；對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)；開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的現(xiàn)代化水平；提供檔案查閱、利用服務(wù)，開(kāi)發(fā)檔案信息資源。2.各部門(mén)職責(zé)各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)文件材料的形成、積累和整理工作，并按照規(guī)定定期向檔案管理部門(mén)移交檔案；配合檔案管理部門(mén)做好檔案管理的各項(xiàng)工作，提供必要的支持和協(xié)助。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.機(jī)關(guān)文件材料包括上級(jí)機(jī)關(guān)文件、本級(jí)機(jī)關(guān)文件、下級(jí)機(jī)關(guān)報(bào)送的文件、內(nèi)部工作文件等，涵蓋各類(lèi)公文、函件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)表等。2.企事業(yè)單位文件材料涵蓋企業(yè)設(shè)立、變更、注銷(xiāo)等過(guò)程中的文件，生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中的合同、協(xié)議、技術(shù)文件、財(cái)務(wù)報(bào)表、人事檔案等；事業(yè)單位的業(yè)務(wù)文件、科研成果、教學(xué)資料、行政管理文件等。3.社會(huì)團(tuán)體文件材料社團(tuán)章程、會(huì)員登記材料、活動(dòng)記錄、財(cái)務(wù)收支情況等文件。4.其他文件材料與本地區(qū)、本單位相關(guān)的重要?dú)v史資料、照片、錄音、錄像、實(shí)物等。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門(mén)應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集，確保檔案的時(shí)效性，避免文件材料散失。2.完整準(zhǔn)確收集的文件材料應(yīng)齊全完整，內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，簽字蓋章等手續(xù)完備。3.分類(lèi)整理按照檔案管理的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集的文件材料進(jìn)行初步分類(lèi)，便于后續(xù)整理工作。（三）整理方法1.分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法。即先按年度將檔案分為不同年份，再按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類(lèi)，最后根據(jù)保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期。2.裝訂要求對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，去除金屬物，保持文件的整齊、牢固。3.編目編號(hào)編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、起止日期、卷內(nèi)文件頁(yè)數(shù)、件數(shù)等信息；為每份檔案編制唯一的編號(hào)，便于管理和查詢(xún)。4.裝盒上架將整理好的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上標(biāo)明相關(guān)信息，并按照編號(hào)順序上架存放。三、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.機(jī)關(guān)文件材料一般應(yīng)在次年上半年歸檔完畢。2.企事業(yè)單位文件材料根據(jù)企業(yè)和事業(yè)單位的實(shí)際情況，規(guī)定在次年第一季度或上半年完成歸檔工作。3.重大活動(dòng)、項(xiàng)目文件材料應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.部門(mén)初審各部門(mén)對(duì)本部門(mén)整理好的文件材料進(jìn)行自查，確保文件材料齊全、整理規(guī)范后，填寫(xiě)檔案移交清單。2.檔案部門(mén)審核檔案管理部門(mén)對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、整理質(zhì)量等，對(duì)不符合要求的檔案退回原部門(mén)進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.辦理交接手續(xù)經(jīng)審核合格的檔案，由檔案管理部門(mén)與移交部門(mén)辦理交接手續(xù)，雙方在檔案移交清單上簽字確認(rèn)。（三）保管要求1.保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.溫濕度控制檔案庫(kù)房的溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。3.檔案裝具使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案架、檔案盒等裝具存放檔案，確保檔案存放有序、便于查找。4.安全防護(hù)設(shè)備配備必要的數(shù)據(jù)備份設(shè)備、消防設(shè)備、監(jiān)控設(shè)備等安全防護(hù)設(shè)施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。四、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，結(jié)合本地區(qū)、本單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確定檔案的保管期限和銷(xiāo)毀范圍。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員、檔案專(zhuān)家等組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等，判斷其保存價(jià)值。2.綜合評(píng)估結(jié)合檔案的形成時(shí)間、重要程度、利用頻率等因素，綜合評(píng)估檔案的價(jià)值。（四）銷(xiāo)毀程序1.編制銷(xiāo)毀清冊(cè)對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行登記，編制銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案的題名、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、編號(hào)、數(shù)量等信息。2.審批銷(xiāo)毀清冊(cè)報(bào)經(jīng)本地區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)或本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.監(jiān)銷(xiāo)由檔案管理部門(mén)和相關(guān)部門(mén)共同派人監(jiān)銷(xiāo)，確保銷(xiāo)毀工作的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。（五）特殊檔案處理對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、重要?dú)v史資料等特殊檔案，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定進(jìn)行處理，確保信息安全。五、檔案的查閱與利用（一）查閱利用范圍本地區(qū)、本單位內(nèi)部人員因工作需要，可查閱利用已歸檔的檔案；外部單位或個(gè)人因履行法定職責(zé)、開(kāi)展合作研究、進(jìn)行歷史研究等正當(dāng)理由，經(jīng)批準(zhǔn)后可查閱利用相關(guān)檔案。（二）查閱利用程序1.申請(qǐng)查閱利用檔案的人員應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱利用的目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.審批申請(qǐng)表經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。涉及重要檔案或敏感信息的，需經(jīng)本地區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)或本單位負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱查閱人員憑批準(zhǔn)的申請(qǐng)表到檔案管理部門(mén)查閱檔案，檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)定提供檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.利用限制查閱利用檔案時(shí)，不得擅自涂改、抽取、撤換、銷(xiāo)毀檔案材料；未經(jīng)批準(zhǔn)，不得將檔案帶出檔案庫(kù)房；如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用效果跟蹤檔案管理部門(mén)應(yīng)對(duì)檔案的查閱利用情況進(jìn)行跟蹤，了解檔案在實(shí)際工作中的利用效果，收集利用者的反饋意見(jiàn)，不斷改進(jìn)檔案管理和服務(wù)工作。六、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平，為檔案信息資源的共享和開(kāi)發(fā)利用提供支持。（二）數(shù)字化處理1.掃描錄入對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)化為電子文件，掃描分辨率應(yīng)符合檔案管理的要求，確保圖像清晰、完整。2.數(shù)據(jù)掛接將掃描后的電子文件與對(duì)應(yīng)的檔案目錄進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。（三）系統(tǒng)功能1.檔案錄入實(shí)現(xiàn)檔案信息的在線錄入、修改、刪除等功能，確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。2.檢索查詢(xún)提供多種檢索方式，如按題名、年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.權(quán)限管理設(shè)置不同的用戶權(quán)限，對(duì)檔案的查閱、利用、修改等操作進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保檔案信息安全。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案的數(shù)量、利用情況、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（四）數(shù)據(jù)安全與備份1.安全措施采取防火墻、入侵檢測(cè)、數(shù)據(jù)加密等安全技術(shù)手段，防止檔案信息被非法獲取、篡改或泄露。2.數(shù)據(jù)備份定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的物理位置，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體本地區(qū)檔案行政管理部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本地區(qū)各級(jí)各類(lèi)組織的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查；各單位內(nèi)部的審計(jì)、紀(jì)檢等部門(mén)負(fù)責(zé)對(duì)本單位檔案管理工作進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況檢查檔案管理制度的貫徹落實(shí)情況，是否存在違反制度的行為。2.檔案管理工作質(zhì)量包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷(xiāo)毀等環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量，檔案是否完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3.檔案信息化建設(shè)檢查檔案信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)行和維護(hù)情況，數(shù)據(jù)安全保障措施是否到位。4.檔案利用服務(wù)了解檔案查閱利用的流程是否規(guī)范，服務(wù)質(zhì)量是否滿足利用者的需求。（三）檢查方式1.定期檢查每年定期組織對(duì)檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查