PAGE重大活動(dòng)檔案登記制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司重大活動(dòng)檔案管理，確保重大活動(dòng)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織或參與的各類重大活動(dòng)檔案的登記、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。（三）定義1.重大活動(dòng)：指公司舉辦或參與的具有重大意義、廣泛影響、較高規(guī)格的各類活動(dòng)，包括但不限于大型會(huì)議、慶典活動(dòng)、重要商務(wù)洽談、學(xué)術(shù)交流、文化體育活動(dòng)等。2.重大活動(dòng)檔案：指在重大活動(dòng)過程中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，如會(huì)議文件、講話稿、主持詞、議程安排、簽到冊(cè)、活動(dòng)照片、影像資料、宣傳資料、紀(jì)念品等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理。公司重大活動(dòng)檔案管理工作在公司領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由各相關(guān)部門分級(jí)負(fù)責(zé)。2.同步管理，全程跟蹤。重大活動(dòng)檔案管理工作應(yīng)與活動(dòng)籌備、組織實(shí)施、總結(jié)評(píng)估等工作同步進(jìn)行，全程跟蹤記錄活動(dòng)過程。3.規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，確保質(zhì)量。嚴(yán)格按照國家和行業(yè)有關(guān)檔案管理的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔和保管，確保檔案質(zhì)量。4.安全保密，便于利用。加強(qiáng)重大活動(dòng)檔案的安全保密管理，防止檔案信息泄露，同時(shí)便于檔案的查閱、利用，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值。二、職責(zé)分工（一）公司辦公室1.負(fù)責(zé)制定和完善公司重大活動(dòng)檔案登記制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查各部門重大活動(dòng)檔案管理工作。3.負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔公司層面重大活動(dòng)檔案。4.建立公司重大活動(dòng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和共享利用。（二）活動(dòng)主辦部門1.負(fù)責(zé)本部門主辦重大活動(dòng)檔案的登記、收集、整理和初步歸檔工作。2.明確本部門重大活動(dòng)檔案管理責(zé)任人，確保檔案管理工作落實(shí)到人。3.在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將整理好的重大活動(dòng)檔案移交公司辦公室歸檔。4.配合公司辦公室做好重大活動(dòng)檔案的查閱、利用等工作。（三）活動(dòng)協(xié)辦部門1.負(fù)責(zé)本部門協(xié)辦重大活動(dòng)檔案的收集、整理，并及時(shí)移交活動(dòng)主辦部門。2.協(xié)助活動(dòng)主辦部門做好重大活動(dòng)檔案管理工作。（四）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)具體承辦重大活動(dòng)檔案的登記、收集、整理、歸檔、保管和利用等工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，確保檔案安全保密。3.定期對(duì)重大活動(dòng)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。三、檔案登記（一）登記范圍1.公司舉辦或參與的各類重大活動(dòng)，包括但不限于：公司年度工作會(huì)議、股東大會(huì)、董事會(huì)會(huì)議、監(jiān)事會(huì)會(huì)議等重要會(huì)議。公司成立周年慶典、開業(yè)慶典、新產(chǎn)品發(fā)布會(huì)、促銷活動(dòng)等慶典活動(dòng)。與合作伙伴簽訂的重要合同洽談、戰(zhàn)略合作協(xié)議簽署等商務(wù)活動(dòng)。參加國內(nèi)外重要學(xué)術(shù)研討會(huì)、行業(yè)峰會(huì)等學(xué)術(shù)交流活動(dòng)。舉辦或參與的各類文化體育活動(dòng)，如文藝演出、運(yùn)動(dòng)會(huì)等。2.其他具有重大意義、廣泛影響、較高規(guī)格的活動(dòng)。（二）登記內(nèi)容1.活動(dòng)基本信息：活動(dòng)名稱、活動(dòng)時(shí)間、活動(dòng)地點(diǎn)、活動(dòng)主題、活動(dòng)目的、活動(dòng)規(guī)模等。2.活動(dòng)組織情況：活動(dòng)主辦單位、協(xié)辦單位、承辦單位、活動(dòng)組織機(jī)構(gòu)及人員分工等。3.活動(dòng)議程安排：活動(dòng)日程表、會(huì)議議程、活動(dòng)流程等。4.活動(dòng)文件材料：活動(dòng)通知、邀請(qǐng)函、講話稿、主持詞、發(fā)言材料、會(huì)議紀(jì)要、決議、協(xié)議、合同等。5.活動(dòng)宣傳資料：活動(dòng)海報(bào)、宣傳冊(cè)、新聞通稿、媒體報(bào)道等。6.活動(dòng)照片及影像資料：活動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)照片、視頻錄像、直播記錄等。7.活動(dòng)紀(jì)念品：活動(dòng)徽章、證書、禮品等。8.其他與活動(dòng)相關(guān)的重要文件材料。（三）登記方式1.采用紙質(zhì)登記和電子登記相結(jié)合的方式?；顒?dòng)主辦部門應(yīng)在活動(dòng)籌備階段填寫《重大活動(dòng)檔案登記表》，詳細(xì)記錄活動(dòng)相關(guān)信息，并在活動(dòng)過程中及時(shí)更新。2.電子登記信息應(yīng)定期備份，確保數(shù)據(jù)安全。（四）登記時(shí)間1.活動(dòng)主辦部門應(yīng)在活動(dòng)籌備階段開始時(shí)進(jìn)行檔案登記，并在活動(dòng)過程中實(shí)時(shí)更新登記信息。2.活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，活動(dòng)主辦部門應(yīng)完成《重大活動(dòng)檔案登記表》的填寫，并提交給公司辦公室。四、檔案收集（一）收集范圍1.按照本制度第三條規(guī)定的登記范圍，全面收集重大活動(dòng)過程中形成的各類文件材料。2.不僅要收集正式文件，還要收集活動(dòng)籌備、組織實(shí)施過程中產(chǎn)生的各種草稿、修改稿、討論稿、會(huì)議記錄、工作筆記等。3.收集與活動(dòng)相關(guān)的外部文件，如上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)批示、政府部門文件、合作單位往來函件等。（二）收集要求1.活動(dòng)主辦部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.收集的文件材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，剔除無關(guān)材料，確保檔案質(zhì)量純凈。（三）收集渠道1.活動(dòng)組織過程中的文件生成部門和人員應(yīng)及時(shí)將文件材料移交檔案收集責(zé)任人。2.對(duì)于活動(dòng)過程中產(chǎn)生的零散文件，檔案收集責(zé)任人應(yīng)通過現(xiàn)場(chǎng)收集、會(huì)議記錄整理、與相關(guān)人員溝通等方式進(jìn)行收集。3.對(duì)于外部文件，應(yīng)通過文件接收、函件往來等渠道及時(shí)收集。五、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分文件的不同價(jià)值，便于保管和利用。3.便于檔案的數(shù)字化管理和檢索查詢。（二）整理方法1.分類：按照活動(dòng)的不同類型、階段、文件內(nèi)容等進(jìn)行分類。如分為會(huì)議類、慶典類、商務(wù)活動(dòng)類等，每類再細(xì)分為若干小類。2.編號(hào)：對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。3.編目：編制文件材料目錄，包括文件題名、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)文件材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）整理流程1.活動(dòng)主辦部門在收集完文件材料后，應(yīng)按照上述整理方法進(jìn)行初步整理。2.公司辦公室對(duì)移交的重大活動(dòng)檔案進(jìn)行審核和進(jìn)一步整理，確保整理質(zhì)量符合要求。六、檔案歸檔（一）歸檔范圍經(jīng)整理后的重大活動(dòng)檔案應(yīng)全部歸檔，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。（二）歸檔時(shí)間活動(dòng)主辦部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)將整理好的重大活動(dòng)檔案移交公司辦公室歸檔。公司辦公室應(yīng)在收到檔案后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔文件應(yīng)編制歸檔目錄，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)保存。2.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.建立電子檔案庫，將重大活動(dòng)檔案的電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄，便于電子檔案的檢索和利用。七、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.公司辦公室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放重大活動(dòng)檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火設(shè)備、防盜設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防鼠設(shè)備等，確保檔案安全。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。（二）保管期限1.重大活動(dòng)檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。永久保管的檔案：反映公司重大歷史事件、重要決策、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，主要包括一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)檔案、重要會(huì)議記錄等。短期保管的檔案：保管期限為[X]年的檔案，如臨時(shí)性活動(dòng)檔案、一般性文件材料等。2.根據(jù)檔案的保管期限，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案保管的合理性和有效性。（三）保管措施1.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)措施。3.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱重大活動(dòng)檔案的，可按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。2.外部單位因工作需要查閱公司重大活動(dòng)檔案的，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的檔案供查閱人員查閱。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱：因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《重大活動(dòng)檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造或擅自復(fù)制檔案。3.復(fù)制：如需復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《重大活動(dòng)檔案復(fù)制申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和公司辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)制。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋公司檔案專用章，并注明復(fù)制日期和用途。（三）利用登記1.建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記。2.登記內(nèi)容包括利用時(shí)間、利用部門、利用人員、利用目的、檔案名稱、檔案編號(hào)、查閱期限、借閱期限、復(fù)制份數(shù)等信息。九、監(jiān)督檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門重大活動(dòng)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.重大活動(dòng)檔案登記制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管和利用等工作的質(zhì)量和規(guī)范性。3.檔案管理人員的工作責(zé)任心和業(yè)務(wù)水平。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：公司辦公室每年定期對(duì)各部門重大活動(dòng)檔案管理工作進(jìn)行檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作