PAGE檔案目標(biāo)責(zé)任制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案目標(biāo)責(zé)任制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合檔案室負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案信息。3.完整性原則全面收集公司在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件材料，確保檔案的齊全完整，避免重要檔案的缺失。4.安全性原則采取有效措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理職責(zé)（一）綜合檔案室職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理規(guī)章制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案工作，定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。5.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量。6.參與公司重大活動(dòng)和重要項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時(shí)收集和妥善保管。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在各項(xiàng)工作中形成的文件材料的收集、整理和歸檔工作，確保檔案資料的真實(shí)、完整和準(zhǔn)確。2.明確本部門檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理和移交工作，并接受綜合檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督。3.按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合檔案室，不得擅自留存或銷毀檔案。4.積極配合綜合檔案室開展檔案利用工作，為公司各項(xiàng)工作提供檔案支持和服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行崗位職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度，保守檔案機(jī)密。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，并確保檔案整理質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.做好檔案的保管工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中出現(xiàn)的問題，確保檔案的安全。4.積極開展檔案編研工作，編寫檔案檢索工具和參考資料，為檔案利用提供便利條件。5.熱情接待檔案利用者，按照規(guī)定及時(shí)、準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。6.參與檔案信息化建設(shè)，負(fù)責(zé)檔案數(shù)據(jù)的錄入、維護(hù)和管理工作，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會(huì)決議、董事會(huì)決議、變更登記申請書等。2.公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料,如合同協(xié)議、項(xiàng)目計(jì)劃、工作報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、人事檔案（包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動(dòng)等相關(guān)材料）等。4.公司黨群工作中形成的文件材料，如黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)活動(dòng)記錄、共青團(tuán)工作資料等。5.公司科研、技術(shù)、生產(chǎn)等方面形成的文件材料，如科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、產(chǎn)品圖紙、生產(chǎn)記錄等。6.公司對外宣傳、交流活動(dòng)中形成的文件材料，如宣傳資料、新聞稿件、合作協(xié)議、來訪接待記錄等。7.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)建立健全文件材料收集制度，明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集到位。2.收集的文件材料應(yīng)保持其原始性和真實(shí)性，不得隨意涂改、偽造或剪裁。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集其原件；如原件已用于其他用途，可收集其復(fù)印件，并注明原件保存處及復(fù)印日期。4.各部門應(yīng)定期將收集到的文件材料進(jìn)行整理，分類存放，便于查找和移交。（三）整理原則及方法1.整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征進(jìn)行分類。公司檔案分為行政管理類、黨群工作類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、科研項(xiàng)目類、基本建設(shè)類、設(shè)備儀器類、會(huì)計(jì)檔案類、人事檔案類、聲像檔案類、電子檔案類等一級(jí)類目。編號(hào)：對每一份檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)方法可采用年度類別順序號(hào)的形式，如“2023行政管理001”。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應(yīng)詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案整齊、牢固，便于保管和利用。裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，采用線裝或膠裝的方式進(jìn)行裝訂。四、檔案的鑒定與保管期限劃分（一）鑒定原則根據(jù)檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和保存價(jià)值，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司實(shí)際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)、準(zhǔn)確的鑒定。（二）鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成。2.鑒定小組定期對公司檔案進(jìn)行全面審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，結(jié)合公司發(fā)展需要和檔案利用情況，確定檔案的保管期限。3.鑒定過程中，應(yīng)充分聽取各方面意見，對有爭議的檔案進(jìn)行深入研究和分析，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和公正性。（三）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件材料。公司年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告、審計(jì)報(bào)告等重要財(cái)務(wù)文件。公司重大項(xiàng)目的立項(xiàng)、審批、驗(yàn)收等文件材料。公司重要合同協(xié)議、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。公司黨群工作中具有重要?dú)v史意義和現(xiàn)實(shí)價(jià)值的文件材料。2.長期保管的檔案公司一般業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的重要文件材料，保管期限為15年至50年。公司行政管理工作中具有一定查考價(jià)值的文件材料，保管期限為15年。公司人事檔案中員工晉升、調(diào)動(dòng)、獎(jiǎng)勵(lì)等重要材料，保管期限為50年。3.短期保管的檔案公司一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料，保管期限為5年至15年。公司行政管理工作中一般性文件材料，保管期限為5年。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案密集架、溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥品等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，便于查找和管理。不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放，同一保管期限的檔案應(yīng)按照編號(hào)順序排列上架。2.檔案密集架應(yīng)合理布局，留出必要的通道，便于檔案管理人員進(jìn)行操作和維護(hù)。檔案應(yīng)整齊排列在密集架上，不得隨意堆放或倒置。3.對于特殊載體的檔案，如聲像檔案、電子檔案等，應(yīng)按照其特點(diǎn)和要求進(jìn)行單獨(dú)存放和保管，并采取相應(yīng)的保護(hù)措施。（三）保管要求1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的保管職責(zé)，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、質(zhì)量完好。2.對檔案的出入庫情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，嚴(yán)格履行借閱、歸還手續(xù)，防止檔案的丟失和損壞。3.定期對檔案庫房的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備出現(xiàn)故障，應(yīng)及時(shí)維修或更換，確保檔案保管環(huán)境的安全穩(wěn)定。4.根據(jù)檔案保管期限和實(shí)際情況，對到期檔案進(jìn)行及時(shí)鑒定和處理，對失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定進(jìn)行銷毀，并做好銷毀記錄。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司各項(xiàng)工作提供支持和服務(wù)。（二）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案資料。2.公司員工因個(gè)人權(quán)益維護(hù)、工作調(diào)動(dòng)、職稱評定等需要查閱本人檔案。3.外單位因工作需要查閱公司檔案，須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用程序1.查閱申請公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合檔案室。外單位查閱檔案，須提前向公司綜合檔案室提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱范圍等，并經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.審批綜合檔案室收到查閱申請后，對申請內(nèi)容進(jìn)行審核，對于符合查閱條件的申請，報(bào)綜合檔案室負(fù)責(zé)人審批。3.查閱登記經(jīng)審批同意后，檔案管理人員按照查閱申請內(nèi)容，為查閱人員提供檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記應(yīng)包括查閱日期、查閱人員姓名、所在部門、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。4.查閱限制查閱檔案時(shí)應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行復(fù)印。5.歸還查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員對歸還的檔案進(jìn)行核對，確保檔案資料完整無損。七、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對檔案的收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)可靠，能夠反映公司檔案管理工作的實(shí)際情況。3.檔案統(tǒng)計(jì)工作應(yīng)納入公司檔案管理工作的重要內(nèi)容，為公司檔案管理決策提供依據(jù)。（二）移交1.各部門應(yīng)按照公司檔案管理規(guī)定，定期將本部門整理好的檔案移交至綜合檔案室。移交時(shí)間為每年[具體時(shí)間]。2.檔案移交時(shí)，移交部門應(yīng)編制《檔案移交清單》，詳細(xì)記錄移交檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，并與綜合檔案室辦理交接手續(xù)。交接雙方應(yīng)在《檔案移交清單》上簽字確認(rèn)。3.綜合檔案室對接收的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對和清點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。八、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化，提高檔案管理效率和服務(wù)質(zhì)量，為公司各項(xiàng)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)據(jù)錄入將公司現(xiàn)有檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。錄入的數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，確保與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.檔案信息系統(tǒng)維護(hù)定期對檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行。及時(shí)更新檔案數(shù)據(jù)，保證檔案信息的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。3.檔案信息安全管理采取有效的安全防護(hù)措施，確保檔案信息系統(tǒng)的安全。設(shè)置用戶權(quán)限，對不同用戶的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止檔案信息的泄露和非法訪問。定期對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）信息化利用1.利用檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的快速檢索和查閱，提高檔案利用效率。檔案利用者可通過網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程查詢檔案信息，經(jīng)授權(quán)后在線瀏覽或下載所需檔案資料。2.開展檔案信息分析和挖掘工作，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。通過對檔案數(shù)據(jù)的分析，提取有價(jià)值的信息，為公司的業(yè)務(wù)發(fā)展提供參考依據(jù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.綜合檔案室定期對各部門檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、利用等工作的落實(shí)情況。2.監(jiān)督檢查可采取定期檢查與不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行。定期檢查每年不少于[具體次數(shù)]次，不定期抽查根據(jù)工作需要隨時(shí)進(jìn)行。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核評價(jià)1.建立檔案