PAGE郵政檔案室制度牌一、總則（一）目的為加強郵政檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度適用于本郵政企業(yè)內部各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（二）適用范圍本制度適用于郵政檔案室所涉及的各類檔案資料，包括但不限于郵政業(yè)務文件、財務檔案、人事檔案、工程建設檔案、客戶資料檔案等。（三）基本原則1.集中統一管理原則：郵政檔案室對各類檔案實行集中統一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和系統性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映郵政企業(yè)的各項業(yè)務活動和歷史面貌。3.完整性原則：保證檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止泄露。5.方便利用原則：在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案利用的需求，為企業(yè)各項工作提供便捷的檔案服務。二、檔案管理職責（一）檔案室職責1.負責制定和完善郵政檔案室的各項管理制度，組織實施檔案管理工作。2.集中統一管理各類檔案資料，做好檔案的收集、整理、鑒定、保管、統計、編目和檢索等工作。3.對檔案的利用情況進行登記和統計，定期分析檔案利用效果，為企業(yè)決策提供參考依據。4.負責檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，確保檔案的安全存放。5.組織開展檔案信息化建設，推進檔案管理的現代化進程。6.對各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導和監(jiān)督檢查，定期組織檔案業(yè)務培訓。（二）各部門職責1.負責本部門檔案資料的收集、整理和初步立卷工作，并按照規(guī)定的時間和要求移交檔案室。2.明確一名檔案管理人員，負責本部門檔案管理工作的日常事務，確保檔案資料的完整和安全。3.配合檔案室做好檔案的鑒定、銷毀等工作，提供相關的檔案利用需求信息。4.嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、出借檔案資料。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)的檔案管理知識和技能，熟悉郵政業(yè)務流程。2.認真履行檔案管理職責，嚴格按照檔案管理工作流程和標準，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.負責檔案庫房的日常管理，定期檢查檔案的保管狀況，及時發(fā)現并處理檔案安全隱患。4.保守檔案機密，不得泄露檔案內容，確保檔案信息安全。5.積極參加檔案業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質。三檔案收集與整理（一）收集范圍1.郵政業(yè)務經營活動中形成的各類文件、合同、協議、報表、記錄等。2.財務工作中產生的會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。3.人事管理方面的員工檔案、招聘資料、培訓記錄、考核結果等。4.工程建設項目的立項文件、設計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。5.客戶資料檔案，包括客戶基本信息、業(yè)務往來記錄、投訴處理資料等。6.其他與郵政企業(yè)經營管理相關的具有保存價值的文件資料。（二）收集要求1.各部門應按照檔案收集范圍，及時收集本部門產生的各類檔案資料，確保檔案的完整性和準確性。2.對于重要的文件資料，應實行雙套制或多套制保存，以防止檔案損壞或丟失。3.收集的檔案資料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，載體應符合檔案管理要求。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.便于計算機管理和檢索。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內容和形式等特征，將檔案分為不同的類別，如文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查找。編號應遵循唯一性、系統性和穩(wěn)定性原則。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內文件目錄等，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時應注意不要損壞文件內容。四檔案鑒定與保管期限（一）鑒定原則1.依據國家有關檔案鑒定的規(guī)定和標準，結合郵政企業(yè)的實際情況，對檔案進行科學、合理的鑒定。2.堅持全面的歷史觀點，從檔案的形成背景、內容價值、利用需求等方面進行綜合分析。3.確保鑒定結果的客觀性和準確性，避免主觀隨意性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務專家組成。鑒定小組負責對檔案進行定期鑒定，提出檔案的存毀意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映郵政企業(yè)主要職能活動和歷史面貌的，對本企業(yè)、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：保管期限為30年至50年的檔案，主要是反映企業(yè)重要業(yè)務活動和歷史發(fā)展過程，對企業(yè)當前和今后工作有一定參考價值的檔案。3.短期保管：保管期限為10年以下的檔案，主要是在一定時期內對企業(yè)工作有查考利用價值的檔案。（四）鑒定程序1.檔案管理人員對到期檔案進行初步整理，提出存毀意見。2.鑒定小組對檔案管理人員提出的存毀意見進行審核，必要時可查閱相關檔案資料，進行實地調查。3.根據鑒定小組的審核意見，確定檔案的存毀，并編制檔案鑒定報告。4.對確定銷毀的檔案，應進行登記造冊，經主管領導批準后，按照規(guī)定的程序進行銷毀。五檔案保管（一）庫房建設與設施配備1.檔案庫房應選擇干燥、通風、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠的地點，并具備必要的安全防護設施，如防火門、防盜窗、滅火器、除濕機、防蟲藥、防鼠板等。2.庫房應劃分不同的功能區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進行。3.檔案存放應采用密集架、檔案柜等設備，按照檔案類別和編號順序進行排列，便于查找和管理。（二）檔案保管要求1.檔案應分類存放，不同保管期限、不同類別的檔案應分開存放，避免混淆。2.對紙質檔案應定期進行檢查，發(fā)現霉變、蟲蛀、破損等情況應及時采取措施進行處理。3.對電子檔案應定期進行備份，存儲介質應妥善保管，防止數據丟失。4.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止灰塵、細菌等對檔案造成損害。（三）檔案進出庫管理1.檔案管理人員應建立檔案進出庫登記制度，詳細記錄檔案的名稱、數量、進出庫時間、借閱人等信息。2.檔案出庫時，借閱人應填寫借閱申請表，經部門負責人批準后，到檔案室辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應按照申請表的內容提供檔案，并在借閱期限屆滿時及時收回。3.檔案入庫時，檔案管理人員應認真核對檔案的數量和質量，確保檔案完整無損后，方可辦理入庫手續(xù)。六檔案利用（一）利用范圍1.企業(yè)內部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因工作聯系、合作等原因，經企業(yè)主管領導批準后查閱檔案。3.司法機關、行政機關因辦案需要查閱檔案。（二）利用方式1.查閱：借閱人可在檔案室查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協助和指導。查閱時應保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標記、污損。2.復制：根據利用需求，借閱人可申請復制檔案資料。復制時應使用符合檔案管理要求的設備和材料，確保復制件的質量。復制件應加蓋檔案室印章，并注明與原件核對無誤。3.摘錄：借閱人可摘錄檔案中的相關內容，但不得擅自改變檔案原意。摘錄內容應經檔案管理人員審核后，加蓋檔案室印章。（三）利用審批1.企業(yè)內部各部門查閱檔案，由部門負責人批準。2.外單位查閱檔案，需填寫查閱申請表，經企業(yè)主管領導批準后，方可到檔案室查閱。3.司法機關、行政機關查閱檔案，應出具相關的證明文件，經企業(yè)主管領導批準后，按照規(guī)定的程序進行查閱。（四）利用期限1.企業(yè)內部各部門查閱檔案，一般不得超過[X]個工作日。如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。2.外單位查閱檔案，根據實際需要確定利用期限，但最長不得超過[X]個工作日。（五）利用登記檔案管理人員應建立檔案利用登記制度，對檔案的利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用方式、利用內容等。定期對檔案利用情況進行統計分析，為檔案管理工作提供參考依據。七檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立郵政檔案信息管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作的效率和質量，為企業(yè)提供便捷、高效的檔案服務。3.加強檔案信息的安全管理，確保檔案信息的安全可靠。（二）數字化檔案采集1.對紙質檔案進行數字化掃描，掃描分辨率應符合檔案管理要求，確保掃描圖像清晰可讀。2.對掃描后的電子檔案進行圖像處理，包括去污、裁剪封面、去黑邊等，提高圖像質量。3.按照檔案分類和編號規(guī)則，對數字化檔案進行命名和存儲，建立電子檔案數據庫。（三）檔案信息系統功能1.檔案錄入：實現檔案信息的批量錄入和單個錄入，確保檔案信息的準確無誤。2.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案。3.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時間、歸還時間等，實現借閱流程的信息化管理。4.權限管理：設置不同的用戶權限，確保只有授權人員才能訪問和操作相關檔案信息。5.統計分析：對檔案的利用情況、保管期限等進行統計分析，生成各類報表，為檔案管理決策提供支持。（四）信息安全保障1.建立檔案信息安全管理制度，明確信息安全責任，加強對檔案信息系統的安全防護。2.采用防火墻、入侵檢測系統、加密技術等手段，防止網絡攻擊和數據泄露。3.定期對檔案信息系統進行安全檢查和維護，及時發(fā)現并處理安全隱患。4.對檔案信息系統的操作人員進行安全培訓，提高其安全意識和操作技能。八檔案保密與安全（一）保密制度1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行嚴格保密。2.檔案管理人員應簽訂保密協議，明確保密責任和義務。3.限制檔案的查閱范圍，未經批準，不得擅自擴大檔案的知悉范圍。4.對檔案的查閱、復制、摘錄等操作應進行嚴格登記，確保檔案信息的流向可追溯。（二）安全制度1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮防霉、防蟲、防鼠等設施。2.建立檔案安全檢查制度，定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現并排除安全隱患。3.對檔案的銷毀應進行嚴格審批和監(jiān)督，確保檔案銷毀過程的安全可靠。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高其安全意識和應急處理能力。（三）應急處置1.制定檔案安全應急預案，明確應急處置的組織機構、職責