PAGE網(wǎng)絡(luò)信息檔案建立制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織網(wǎng)絡(luò)信息檔案的建立、管理和使用，確保網(wǎng)絡(luò)信息的真實(shí)性、完整性、安全性和可追溯性，提高公司/組織的信息化管理水平，保障公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)的部門、崗位和人員，包括但不限于網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建設(shè)、運(yùn)維、使用，網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)布、存儲(chǔ)、傳輸?shù)?。（三）基本原則1.合法性原則：網(wǎng)絡(luò)信息檔案的建立和管理應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得違反法律法規(guī)和社會(huì)公德。2.真實(shí)性原則：網(wǎng)絡(luò)信息檔案應(yīng)如實(shí)反映網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)的實(shí)際情況，確保信息的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則：網(wǎng)絡(luò)信息檔案應(yīng)涵蓋網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)的全過程，包括信息的產(chǎn)生、處理、存儲(chǔ)、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，確保信息的完整性。4.安全性原則：網(wǎng)絡(luò)信息檔案應(yīng)采取必要的安全措施，保障信息的安全性和保密性，防止信息泄露、篡改和丟失。5.可追溯性原則：網(wǎng)絡(luò)信息檔案應(yīng)具備可追溯性，能夠通過檔案信息追溯網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)的歷史記錄和相關(guān)責(zé)任人。二、網(wǎng)絡(luò)信息檔案的定義與分類（一）定義網(wǎng)絡(luò)信息檔案是指公司/組織在網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的各種形式的信息記錄，包括但不限于電子文檔、數(shù)據(jù)文件、圖像、音頻、視頻等。（二）分類1.網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)檔案：包括網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的建設(shè)方案、設(shè)計(jì)文檔、技術(shù)規(guī)格、運(yùn)維記錄、故障報(bào)告等。2.網(wǎng)絡(luò)信息發(fā)布檔案：包括公司/組織在網(wǎng)站、社交媒體平臺等網(wǎng)絡(luò)渠道發(fā)布的信息內(nèi)容及其發(fā)布記錄、審核記錄等。3.網(wǎng)絡(luò)信息存儲(chǔ)檔案：包括網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)設(shè)備的配置信息、存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的備份記錄、存儲(chǔ)介質(zhì)的使用記錄等。4.網(wǎng)絡(luò)信息傳輸檔案：包括網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備的配置信息、網(wǎng)絡(luò)流量記錄、數(shù)據(jù)傳輸日志等。5.網(wǎng)絡(luò)信息安全檔案：包括網(wǎng)絡(luò)安全策略、安全審計(jì)記錄、安全事件報(bào)告、應(yīng)急處理記錄等。6.網(wǎng)絡(luò)用戶檔案：包括公司/組織內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)用戶的注冊信息、權(quán)限設(shè)置、使用記錄等。三、網(wǎng)絡(luò)信息檔案的建立（一）建立流程1.信息收集：各部門、崗位和人員應(yīng)按照職責(zé)分工，及時(shí)收集和整理在網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)中產(chǎn)生的各類信息，并提交給檔案管理部門。2.信息審核：檔案管理部門對收集到的信息進(jìn)行審核，確保信息的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。對于不符合要求的信息，應(yīng)及時(shí)反饋給信息提供者進(jìn)行修改或補(bǔ)充。3.信息分類：檔案管理部門根據(jù)信息的性質(zhì)和用途，對審核通過的信息進(jìn)行分類，確定檔案的類別和編號。4.信息存儲(chǔ)：檔案管理部門按照分類結(jié)果，將信息存儲(chǔ)到相應(yīng)的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并建立索引和目錄，以便于查詢和管理。5.信息標(biāo)識：檔案管理部門對存儲(chǔ)的信息進(jìn)行標(biāo)識，包括檔案編號、名稱、類別、存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)時(shí)間等，確保信息的唯一性和可識別性。（二）建立要求1.及時(shí)性：網(wǎng)絡(luò)信息檔案應(yīng)在信息產(chǎn)生或獲取后的規(guī)定時(shí)間內(nèi)建立，確保檔案信息與網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)的同步性。2.準(zhǔn)確性：網(wǎng)絡(luò)信息檔案應(yīng)準(zhǔn)確反映網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)的實(shí)際情況，避免信息的錯(cuò)誤記錄和虛假陳述。3.完整性：網(wǎng)絡(luò)信息檔案應(yīng)涵蓋網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)的全過程，包括信息的產(chǎn)生、處理、存儲(chǔ)、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)，確保信息的完整性。4.規(guī)范性：網(wǎng)絡(luò)信息檔案的建立應(yīng)遵循統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案信息的一致性和規(guī)范性。四、網(wǎng)絡(luò)信息檔案的管理（一）檔案保管1.存儲(chǔ)介質(zhì)選擇：根據(jù)網(wǎng)絡(luò)信息檔案的特點(diǎn)和保存期限，選擇合適的存儲(chǔ)介質(zhì)，如硬盤、磁帶、光盤等。對于重要的檔案信息，應(yīng)采用多種存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行備份，以防止數(shù)據(jù)丟失。2.存儲(chǔ)環(huán)境要求：檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備適宜的溫度、濕度、防火、防潮、防蟲、防盜等條件，確保檔案信息的安全存儲(chǔ)。3.檔案備份：定期對網(wǎng)絡(luò)信息檔案進(jìn)行備份，備份周期應(yīng)根據(jù)檔案的重要性和變化頻率確定。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全的位置，并進(jìn)行定期檢查和驗(yàn)證，確保備份數(shù)據(jù)的可用性和完整性。4.檔案遷移：當(dāng)存儲(chǔ)介質(zhì)達(dá)到使用期限或出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行檔案遷移，將檔案信息轉(zhuǎn)移到新的存儲(chǔ)介質(zhì)中，并確保遷移過程中檔案信息的安全和完整。（二）檔案檢索1.檢索工具建設(shè)：建立完善的檔案檢索工具，如索引、目錄、數(shù)據(jù)庫等，以便于快速準(zhǔn)確地查詢和獲取檔案信息。2.檢索方式：提供多種檢索方式，如按檔案編號、名稱、類別、存儲(chǔ)時(shí)間等進(jìn)行檢索，滿足不同用戶的檢索需求。3.檢索權(quán)限：根據(jù)用戶的角色和職責(zé)，設(shè)置不同的檢索權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。（三）檔案借閱1.借閱申請：因工作需要借閱網(wǎng)絡(luò)信息檔案的人員，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、用途、借閱期限等信息，并提交給檔案管理部門。2.借閱審批：檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審批，根據(jù)申請的合理性和必要性，決定是否批準(zhǔn)借閱。對于涉及重要機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍和審批流程。3.借閱登記：經(jīng)批準(zhǔn)借閱的檔案，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行借閱登記，記錄借閱人的姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱歸還：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，檔案管理部門在收到歸還的檔案后，應(yīng)進(jìn)行檢查和核對，確保檔案信息的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人的責(zé)任。（四）檔案保密1.保密制度：建立健全網(wǎng)絡(luò)信息檔案保密制度，明確保密責(zé)任和保密措施，確保檔案信息的安全性和保密性。2.保密培訓(xùn)：對涉及網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和保密技能，防止檔案信息泄露。3.保密標(biāo)識：對涉及機(jī)密或敏感信息的檔案，應(yīng)進(jìn)行保密標(biāo)識，明確保密級別和保密要求，提醒相關(guān)人員注意保密。4.保密監(jiān)督：加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)信息檔案保密工作的監(jiān)督檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理保密違規(guī)行為，確保保密制度的有效執(zhí)行。五、網(wǎng)絡(luò)信息檔案的使用（一）使用原則1.合法合規(guī)原則：網(wǎng)絡(luò)信息檔案的使用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司/組織的相關(guān)規(guī)定，不得用于非法或違規(guī)目的。2.授權(quán)使用原則：未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自使用網(wǎng)絡(luò)信息檔案。確因工作需要使用檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱或使用手續(xù)。3.合理使用原則：網(wǎng)絡(luò)信息檔案的使用應(yīng)遵循合理、必要的原則，不得過度使用或?yàn)E用檔案信息。4.信息安全原則：在使用網(wǎng)絡(luò)信息檔案的過程中，應(yīng)采取必要的安全措施，保障信息的安全性和保密性，防止信息泄露、篡改和丟失。（二）使用范圍1.內(nèi)部使用：公司/組織內(nèi)部的部門、崗位和人員因工作需要，可以使用網(wǎng)絡(luò)信息檔案進(jìn)行業(yè)務(wù)處理、數(shù)據(jù)分析、決策支持等活動(dòng)。2.外部使用：在符合法律法規(guī)和公司/組織相關(guān)規(guī)定的前提下，公司/組織可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，將網(wǎng)絡(luò)信息檔案提供給外部合作伙伴、客戶等使用，但應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保檔案信息的安全和保密。（三）使用記錄1.使用登記：對網(wǎng)絡(luò)信息檔案的使用情況進(jìn)行登記，記錄使用人、使用時(shí)間、使用目的、使用內(nèi)容等信息，以便于追溯和管理。2.使用審計(jì)：定期對網(wǎng)絡(luò)信息檔案的使用情況進(jìn)行審計(jì)，檢查使用是否符合規(guī)定，是否存在違規(guī)使用或?yàn)E用檔案信息的情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行處理，并采取相應(yīng)的改進(jìn)措施。六、網(wǎng)絡(luò)信息檔案的銷毀（一）銷毀條件1.超過保存期限：網(wǎng)絡(luò)信息檔案在達(dá)到規(guī)定的保存期限后，經(jīng)檔案管理部門審核確認(rèn)，可以進(jìn)行銷毀。2.失去保存價(jià)值：由于網(wǎng)絡(luò)信息活動(dòng)的變化或其他原因，某些檔案信息已失去保存價(jià)值，經(jīng)檔案管理部門審核確認(rèn)，可以進(jìn)行銷毀。3.保密期限屆滿：對于涉及機(jī)密或敏感信息的檔案，在保密期限屆滿后，經(jīng)檔案管理部門審核確認(rèn)，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.銷毀申請：檔案管理部門根據(jù)檔案的銷毀條件，提出銷毀申請，注明銷毀檔案的名稱、編號、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息，并提交給公司/組織的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀審批：公司/組織的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)對銷毀申請進(jìn)行審批，批準(zhǔn)后下達(dá)銷毀指令。3.銷毀實(shí)施：檔案管理部門按照銷毀指令，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀工作應(yīng)在專人的監(jiān)督下進(jìn)行，確保銷毀過程的安全和徹底。4.銷毀記錄：對檔案銷毀的過程進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并將銷毀記錄存檔保存。（三）銷毀方式1.物理銷毀：對于存儲(chǔ)介質(zhì)中的檔案信息，可以采用物理銷毀的方式，如粉碎、焚燒、消磁等，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.數(shù)據(jù)擦除：對于電子文檔等檔案信息，可以采用數(shù)據(jù)擦除的方式，使用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除工具，對存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行多次擦除，確保檔案信息無法恢復(fù)。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.內(nèi)部監(jiān)督：公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立健全網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理監(jiān)督機(jī)制，明確監(jiān)督職責(zé)和監(jiān)督流程，定期對網(wǎng)絡(luò)信息檔案的建立、管理和使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.外部監(jiān)督：積極接受國家有關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等外部機(jī)構(gòu)的監(jiān)督檢查，及時(shí)整改存在的問題，確保公司/組織的網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理工作符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理制度的執(zhí)行情況，是否存在違反制度規(guī)定的行為。2.檔案建立情況：檢查網(wǎng)絡(luò)信息檔案的建立是否及時(shí)、準(zhǔn)確、完整，是否符合建立要求。3.檔案管理情況：檢查網(wǎng)絡(luò)信息檔案的保管、檢索、借閱、保密等管理工作是否規(guī)范、有效，是否存在檔案信息泄露、丟失等安全隱患。4.檔案使用情況：檢查網(wǎng)絡(luò)信息檔案的使用是否合法合規(guī)、授權(quán)使用、合理使用，是否存在違規(guī)使用或?yàn)E用檔案信息的情況。（三）問題處理1.問題發(fā)現(xiàn)：在監(jiān)督檢查過程中，發(fā)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息檔案管理存在問題的，應(yīng)及時(shí)記錄并進(jìn)行分析，確定問題的性質(zhì)和嚴(yán)重程度。2.問題整改：針對發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)制定相應(yīng)的整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限，及時(shí)進(jìn)行整改。整改完成后，應(yīng)進(jìn)行復(fù)查，確保問題得到徹底