PAGE農(nóng)村公路工程檔案制度一、總則（一）目的農(nóng)村公路工程檔案是農(nóng)村公路建設(shè)項(xiàng)目的重要組成部分，它全面記錄了工程建設(shè)的全過程，對于保證工程質(zhì)量、促進(jìn)工程管理、維護(hù)工程權(quán)益以及為后續(xù)養(yǎng)護(hù)、維修和改建提供依據(jù)具有重要意義。為加強(qiáng)農(nóng)村公路工程檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所承擔(dān)的農(nóng)村公路新建、改建、擴(kuò)建等工程項(xiàng)目的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映農(nóng)村公路工程建設(shè)的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋工程建設(shè)從項(xiàng)目前期準(zhǔn)備、施工過程到竣工驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)的文件資料，保證檔案的全面性。3.系統(tǒng)性原則：按照工程建設(shè)的內(nèi)在規(guī)律和檔案形成的特點(diǎn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、系統(tǒng)整理，便于查找和利用。4.及時(shí)性原則：工程建設(shè)過程中的文件資料應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，確保檔案與工程進(jìn)度同步。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善農(nóng)村公路工程檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.對各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，確保檔案管理工作符合本制度要求。3.集中統(tǒng)一管理農(nóng)村公路工程檔案，建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全與完整。4.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號、編目、裝訂等整理工作，編制檔案檢索工具，提高檔案的利用效率。5.組織檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r(jià)值的檔案進(jìn)行處理。（二）項(xiàng)目建設(shè)單位職責(zé)1.負(fù)責(zé)本項(xiàng)目檔案管理工作的組織協(xié)調(diào)，明確項(xiàng)目檔案管理的具體責(zé)任人。2.按照檔案管理要求，及時(shí)收集、整理本項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的各類文件資料，并定期向檔案管理部門移交。3.對項(xiàng)目檔案的真實(shí)性、完整性和系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，確保項(xiàng)目檔案能夠準(zhǔn)確反映工程建設(shè)實(shí)際情況。（三）勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等參建單位職責(zé)1.建立健全本單位的項(xiàng)目檔案管理制度，明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作。2.按照合同要求和檔案管理規(guī)定，負(fù)責(zé)收集、整理本單位在項(xiàng)目實(shí)施過程中形成的文件資料，并向項(xiàng)目建設(shè)單位移交。3.確保本單位提供的檔案資料真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，符合檔案管理的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。三、檔案的形成與收集（一）項(xiàng)目前期文件1.項(xiàng)目立項(xiàng)批復(fù)文件，包括項(xiàng)目建議書、可行性研究報(bào)告及批復(fù)、環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告及批復(fù)等。2.工程可行性研究報(bào)告及相關(guān)附件，如地質(zhì)勘察報(bào)告、規(guī)劃選址意見書、用地預(yù)審意見等。3.設(shè)計(jì)文件，包括初步設(shè)計(jì)、施工圖設(shè)計(jì)文件及審查意見等。（二）施工過程文件1.施工單位施工組織設(shè)計(jì)、施工方案及技術(shù)交底文件。原材料、構(gòu)配件和設(shè)備的質(zhì)量證明文件，如產(chǎn)品合格證、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。工程測量、試驗(yàn)檢測資料，包括測量記錄、試驗(yàn)報(bào)告等。隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定記錄。工程變更文件，包括變更申請、變更審批文件及變更后的圖紙等。施工日志、工程照片、錄像等。2.監(jiān)理單位監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則。監(jiān)理月報(bào)、監(jiān)理日志。工程質(zhì)量監(jiān)理文件，如質(zhì)量檢驗(yàn)通知單、質(zhì)量問題處理記錄等。工程進(jìn)度監(jiān)理文件，如進(jìn)度計(jì)劃審批表、進(jìn)度調(diào)整記錄等。工程費(fèi)用監(jiān)理文件，如工程計(jì)量支付證書、費(fèi)用索賠審批表等。（三）竣工驗(yàn)收文件1.工程竣工驗(yàn)收申請報(bào)告及相關(guān)附件。2.工程質(zhì)量鑒定報(bào)告、質(zhì)量檢測報(bào)告。3.工程竣工決算報(bào)告及審計(jì)報(bào)告。4.工程總結(jié)報(bào)告，包括工程建設(shè)情況、質(zhì)量評定情況、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)等。5.竣工驗(yàn)收會議紀(jì)要、竣工驗(yàn)收備案表等。（四）其他文件1.與農(nóng)村公路工程建設(shè)有關(guān)的合同文件，包括施工合同、監(jiān)理合同、材料設(shè)備采購合同等。2.上級主管部門及地方政府有關(guān)農(nóng)村公路建設(shè)的政策文件、會議紀(jì)要等。3.其他具有保存價(jià)值的文件資料。（五）收集要求1.各參建單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的文件資料應(yīng)字跡清晰、圖表整潔、簽字蓋章齊全，符合檔案管理的要求。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲和備份。四、檔案的整理與歸檔（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接性。2.按照農(nóng)村公路工程建設(shè)項(xiàng)目的階段和專業(yè)分類，便于查找和利用。（二）分類方法1.項(xiàng)目前期文件類：按照文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，如立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件等。2.施工過程文件類：按照施工單位、監(jiān)理單位的工作內(nèi)容和文件類型進(jìn)行分類，如施工組織設(shè)計(jì)、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、監(jiān)理月報(bào)等。3.竣工驗(yàn)收文件類：按照竣工驗(yàn)收的程序和文件內(nèi)容進(jìn)行分類，如竣工驗(yàn)收申請報(bào)告、質(zhì)量鑒定報(bào)告、竣工決算報(bào)告等。4.其他文件類：按照文件的性質(zhì)和用途進(jìn)行分類，如合同文件、政策文件等。（三）編號規(guī)則1.檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。2.編號由項(xiàng)目名稱代碼、分類代碼、年度代碼、順序號等部分組成。例如：[項(xiàng)目名稱代碼][分類代碼][年度代碼][順序號]。3.項(xiàng)目名稱代碼：采用項(xiàng)目名稱的首字母縮寫，如“XX農(nóng)村公路工程”縮寫為“XXNL”。4.分類代碼：按照上述分類方法，分別用不同的字母表示各類文件，如“項(xiàng)目前期文件”用“Q”表示，“施工過程文件”用“S”表示等。5.年度代碼：采用公元紀(jì)年的四位數(shù)字表示，如“2023”。6.順序號：按照文件形成的先后順序依次編號，從“001”開始。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、密級、檔號等內(nèi)容。2.案卷題名應(yīng)準(zhǔn)確概括案卷的主要內(nèi)容，簡明扼要，能夠反映檔案的主題。3.編制日期應(yīng)填寫文件形成的具體日期。4.保管期限分為永久、長期、短期三種，根據(jù)文件的重要性和保存價(jià)值確定。5.密級分為絕密、機(jī)密、秘密三級，按照國家有關(guān)保密規(guī)定確定。（五）裝訂要求1.紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，保持整齊、牢固，便于保管和利用。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件上的金屬物，如訂書釘、回形針等。3.采用A4紙張規(guī)格，左側(cè)裝訂，裝訂線寬度不超過20mm。（六）歸檔程序1.各參建單位在項(xiàng)目建設(shè)過程中，應(yīng)定期將整理好的檔案資料移交項(xiàng)目建設(shè)單位。2.項(xiàng)目建設(shè)單位對各參建單位移交的檔案資料進(jìn)行審核，審核合格后統(tǒng)一向檔案管理部門歸檔。3.檔案管理部門對歸檔的檔案資料進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收合格后辦理歸檔手續(xù)，將檔案資料存入檔案庫房。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管環(huán)境1.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.庫房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案的安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)分類存放，按照編號順序排列，便于查找和管理。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用密集架或檔案柜存放；對于電子檔案，應(yīng)采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并按照規(guī)定進(jìn)行存儲管理。（三）定期檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等。2.每年至少進(jìn)行一次全面檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.對于破損、褪色等檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。（四）數(shù)字化管理1.逐步推進(jìn)農(nóng)村公路工程檔案的數(shù)字化管理，將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描錄入，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。3.加強(qiáng)電子檔案的安全管理，采取加密存儲、訪問控制、數(shù)據(jù)備份等措施，防止電子檔案信息泄露和丟失。六、檔案的利用與借閱（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、利用農(nóng)村公路工程檔案。2.上級主管部門、地方政府有關(guān)部門及其他相關(guān)單位因工作需要查閱、利用農(nóng)村公路工程檔案。（二）利用程序1.本公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.上級主管部門、地方政府有關(guān)部門及其他相關(guān)單位查閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后查閱。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。（三）借閱程序1.本公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.上級主管部門、地方政府有關(guān)部門及其他相關(guān)單位借閱檔案，應(yīng)出具單位介紹信，注明借閱期限、借閱用途等，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出檔案管理部門指定的范圍。5.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.按照國家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對農(nóng)村公路工程檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)人、相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員等組成。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.檔案的保存價(jià)值，包括對工程建設(shè)、維護(hù)、管理及歷史研究的重要性。3.檔案的密級和保管期限是否合理。（四）鑒定程序1.檔案鑒定小組定期對農(nóng)村公路工程檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。2.對于失去保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀原因等，經(jīng)檔案管