PAGE健全檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負責檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實性原則檔案應真實反映本公司/組織各項工作活動的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集本公司/組織在工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案進行妥善保管，防止檔案信息泄露。二、檔案管理職責（一）綜合檔案室職責1.貫徹執(zhí)行國家有關檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負責接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用本公司/組織各部門形成的各類檔案，確保檔案的安全和完整。3.指導各部門檔案工作，對檔案管理人員進行業(yè)務培訓，提高檔案管理水平。4.定期對檔案進行清理和鑒定，銷毀已失去保存價值的檔案，并做好登記和備案工作。5.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的決策、管理和業(yè)務工作提供檔案信息服務。（二）各部門職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時歸檔和完整準確。2.按照檔案管理要求，對本部門形成的檔案進行分類整理，編制檔案目錄，定期向綜合檔案室移交。3.配合綜合檔案室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，積極提供檔案利用線索，協(xié)助查閱檔案。4.負責本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責1.認真學習和掌握檔案管理的法律法規(guī)和業(yè)務知識，嚴格遵守檔案管理制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、上架、保管、借閱登記和歸還等。3.定期對檔案進行檢查和核對，確保檔案的安全和完整，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。4.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，為公司/組織提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。5.保守檔案機密，不得擅自將檔案內(nèi)容泄露給無關人員。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織設立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，包括章程、協(xié)議、批復、營業(yè)執(zhí)照等。2.公司/組織各項工作活動中形成的文件、報告、請示、通知、會議記錄、紀要等。3.公司/組織的工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、財務報表等。4.公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務活動中形成的技術文件、合同、訂單、客戶資料等。5.公司/組織的人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、調(diào)動等相關材料。6.公司/組織的固定資產(chǎn)檔案，包括設備采購合同、驗收報告、使用說明書、維修記錄等。7.公司/組織的知識產(chǎn)權檔案，包括專利、商標、著作權等相關文件。8.其他與公司/組織工作有關的重要文件材料。（二）收集要求1.各部門應在工作活動結束后及時將形成的檔案材料收集齊全，整理規(guī)范，確保檔案的完整性和準確性。2.對于重要文件材料，應一式兩份或多份，分別保存于不同地點，并做好備份記錄。3.收集的檔案材料應字跡清晰、圖表工整、簽字蓋章齊全，嚴禁使用圓珠筆、鉛筆等不耐久書寫工具。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成領域、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術類、產(chǎn)品類、科研項目類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、人事檔案類、聲像檔案類、電子檔案類等。2.編號對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號可采用數(shù)字編號、字母編號或數(shù)字與字母組合編號等方式。3.編目編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，以便快速檢索和查閱檔案。檔案目錄應打印成冊，并建立電子目錄數(shù)據(jù)庫。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，裝訂應整齊牢固，便于翻閱和保管。裝訂時應去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式。四、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案室應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、防蟲藥品、消防器材、防盜報警裝置等。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應分類存放于檔案柜中，檔案柜應排列整齊，便于查找和管理。檔案應按照編號順序依次上架，不得隨意堆放。2.電子檔案保管電子檔案應存儲于專用的存儲設備中，如硬盤、光盤、磁帶等，并定期進行備份。電子檔案應按照分類目錄進行存儲，建立電子檔案索引，便于快速檢索和查閱。3.聲像檔案保管聲像檔案應按照載體類型分別保管，如照片、錄像帶、錄音帶等。聲像檔案應注明拍攝或錄制時間、地點、內(nèi)容等信息，并進行分類編目。聲像檔案應存儲于防潮、防蟲、防火的環(huán)境中，定期進行檢查和維護。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案凡是反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如公司/組織的章程、協(xié)議、重要會議記錄、重大決策文件、年度財務決算報表等。3.長期保管的檔案凡是反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限一般為16年至50年。如公司/組織的年度工作計劃、總結、統(tǒng)計報表、一般性會議記錄等。4.短期保管的檔案凡是反映本公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，應列為短期保管。保管期限一般為5年以下。如公司/組織的一般性文件、臨時性通知、短期業(yè)務報表等。（四）檔案的清點與檢查1.綜合檔案室應定期對檔案進行清點，每年至少進行一次全面清點，確保檔案的數(shù)量準確、存放位置正確。2.對檔案的保管狀況進行檢查，重點檢查檔案的完整性、準確性、安全性等方面，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.檢查檔案的載體狀況，如紙質(zhì)檔案是否有破損、褪色、霉變等情況，電子檔案是否能正常讀取，聲像檔案是否圖像清晰、聲音完整等。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合檔案室負責人、各部門檔案管理人員及相關業(yè)務人員組成。鑒定小組負責對到期檔案進行鑒定，提出檔案的存毀意見。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際利用價值進行鑒定，對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可考慮銷毀。2.對涉及公司機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，不得隨意銷毀。3.鑒定檔案時，應充分考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和潛在利用價值，確保檔案的鑒定工作科學、準確。（三）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀清冊》?！稒n案銷毀清冊》應包括檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限、銷毀原因等信息。2.將《檔案銷毀清冊》報公司/組織領導審批，經(jīng)批準后方可進行銷毀。3.銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，作為檔案管理工作的重要記錄。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案，應按照規(guī)定辦理相關手續(xù)。使用人員的通俗易懂1.內(nèi)部人員查閱、借閱檔案內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案時，應填寫《檔案查閱申請表》或《檔案借閱申請表》，注明查閱或借閱的檔案名稱、編號、用途、查閱或借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，交綜合檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案外單位因工作需要查閱、借閱本公司/組織檔案時，應提前向本公司/組織提出書面申請，說明查閱或借閱的目的、內(nèi)容、范圍等情況，并提供單位介紹信和查閱或借閱人員的有效身份證件。經(jīng)本公司/組織領導批準后，由綜合檔案室辦理查閱或借閱手續(xù)。查閱或借閱檔案時，外單位人員應在綜合檔案室指定的地點進行查閱，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)綜合檔案室同意，并按照規(guī)定進行登記。（二）利用方式1.查閱檔案管理人員應根據(jù)查閱人員的申請?zhí)峁┫鄳臋n案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保檔案安全。查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換檔案材料，如需摘錄或復印檔案內(nèi)容，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。2.借閱借閱檔案時，檔案管理人員應與借閱人員簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確借閱期限、歸還時間、保管責任等事項。借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大利用范圍。借閱期限屆滿，借閱人員應按時歸還檔案，如因特殊情況需要延期歸還，應提前向綜合檔案室辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用登記建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括查閱或借閱日期、查閱或借閱人員姓名、所在部門、檔案名稱、編號、用途、查閱或借閱期限、歸還日期等信息。檔案利用登記記錄應妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）數(shù)字化檔案掃描對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，將掃描后的電子文件存儲于檔案管理信息系統(tǒng)中。掃描應保證圖像清晰、完整，符合檔案管理的要求。掃描后的電子文件應進行分類、編號、編目等處理，并與紙質(zhì)檔案建立對應關系。（三）檔案管理信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。2.檢索查詢通過檔案管理信息系統(tǒng)提供的檢索功能，快速準確地查詢所需檔案信息。檢索方式可包括按檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等進行檢索。3.借閱管理在檔案管理信息系統(tǒng)中辦理檔案借閱手續(xù)，記錄借閱人員信息、借閱期限、歸還時間等，實現(xiàn)對檔案借閱情況的實時監(jiān)控和管理。4.統(tǒng)計分析對檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。5.安全管理設置檔案管理信息系統(tǒng)的用戶權限，確保不同人員只能訪問其權限范圍內(nèi)的檔案信息。對檔案管理信息系統(tǒng)進行安全防護，防止數(shù)據(jù)丟失