PAGE大學(xué)教學(xué)檔案管理制度一、總則（一）目的大學(xué)教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)工作的重要組成部分，是學(xué)校教學(xué)管理和教學(xué)研究的重要依據(jù)。為加強(qiáng)我校教學(xué)檔案管理，確保教學(xué)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮教學(xué)檔案在教學(xué)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各教學(xué)單位、教師、學(xué)生以及與教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的部門(mén)和個(gè)人在教學(xué)活動(dòng)中形成的各種載體的檔案材料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則教學(xué)檔案由學(xué)校檔案管理部門(mén)集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則教學(xué)檔案應(yīng)如實(shí)反映教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程，保證檔案內(nèi)容的真實(shí)性。3.完整性原則全面收集教學(xué)活動(dòng)中形成的各種檔案材料，確保檔案的完整性。4.保密性原則對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、學(xué)校機(jī)密和個(gè)人隱私的教學(xué)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止泄露。二、教學(xué)檔案管理體制與職責(zé)（一）管理體制學(xué)校實(shí)行校、院（系）兩級(jí)教學(xué)檔案管理體制。學(xué)校檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)全校教學(xué)檔案的宏觀管理和指導(dǎo)；各院（系）設(shè)立教學(xué)檔案分室，負(fù)責(zé)本單位教學(xué)檔案的收集、整理、保管和利用工作。（二）職責(zé)分工1.學(xué)校檔案管理部門(mén)職責(zé)貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定學(xué)校教學(xué)檔案管理制度和實(shí)施細(xì)則。負(fù)責(zé)全校教學(xué)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。負(fù)責(zé)接收、整理、保管全校重要的教學(xué)檔案，并提供利用服務(wù)。組織開(kāi)展教學(xué)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)研究活動(dòng)，提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。2.院（系）教學(xué)檔案分室職責(zé)貫徹執(zhí)行學(xué)校教學(xué)檔案管理制度，制定本單位教學(xué)檔案管理辦法。負(fù)責(zé)本單位教學(xué)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂和保管工作。定期向?qū)W校檔案管理部門(mén)移交應(yīng)歸檔的教學(xué)檔案，并做好交接手續(xù)。為本單位教學(xué)管理和教師教學(xué)、科研工作提供檔案利用服務(wù)。3.教師職責(zé)負(fù)責(zé)將本人在教學(xué)活動(dòng)中形成的各類文件材料及時(shí)整理歸檔，送交所在院（系）教學(xué)檔案分室。按照學(xué)校教學(xué)檔案管理要求，做好教學(xué)文件材料的收集、積累和保管工作。4.學(xué)生職責(zé)配合學(xué)校和教師做好教學(xué)檔案材料的填寫(xiě)、收集和整理工作。妥善保管本人在學(xué)習(xí)過(guò)程中形成的各類檔案材料，畢業(yè)時(shí)按要求移交學(xué)校檔案管理部門(mén)。三、教學(xué)檔案的歸檔范圍與分類（一）歸檔范圍1.綜合管理類上級(jí)教育主管部門(mén)下達(dá)的有關(guān)教學(xué)工作的文件、通知、規(guī)定等。學(xué)校制定的教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、規(guī)章制度等。教學(xué)工作會(huì)議記錄、紀(jì)要、決議等。教學(xué)改革與研究項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、結(jié)題等材料。教學(xué)成果獎(jiǎng)申報(bào)、評(píng)審、獲獎(jiǎng)等材料。2.教師業(yè)務(wù)類教師個(gè)人教學(xué)工作計(jì)劃、總結(jié)、教案、講稿、課件等。教師教學(xué)質(zhì)量考核、評(píng)估、獎(jiǎng)勵(lì)等材料。教師參加教學(xué)培訓(xùn)、進(jìn)修、學(xué)術(shù)交流等活動(dòng)的材料。教師指導(dǎo)學(xué)生畢業(yè)設(shè)計(jì)、畢業(yè)論文、實(shí)習(xí)等材料。教師教學(xué)研究成果、發(fā)表的教學(xué)論文、著作等。3.學(xué)生學(xué)籍類學(xué)生入學(xué)登記表、學(xué)籍卡片、成績(jī)單、獎(jiǎng)懲記錄等。學(xué)生休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)等審批材料。學(xué)生畢業(yè)資格審查、學(xué)位授予等材料。學(xué)生學(xué)籍變動(dòng)情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。4.教學(xué)運(yùn)行類教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教學(xué)日歷等?？荚囋嚲怼⒖荚嚦煽?jī)冊(cè)、考試分析報(bào)告等。實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、大綱、指導(dǎo)書(shū)、實(shí)習(xí)報(bào)告、實(shí)驗(yàn)報(bào)告等。課程設(shè)計(jì)、畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）任務(wù)書(shū)、指導(dǎo)書(shū)、答辯記錄、成績(jī)?cè)u(píng)定等材料。教學(xué)檢查、評(píng)估、督導(dǎo)等工作的文件、報(bào)告、記錄等。5.實(shí)踐教學(xué)類實(shí)踐教學(xué)基地建設(shè)與管理材料，包括基地協(xié)議、建設(shè)規(guī)劃、評(píng)估報(bào)告等。實(shí)習(xí)、實(shí)訓(xùn)教學(xué)方案、指導(dǎo)書(shū)、實(shí)習(xí)日志、實(shí)習(xí)總結(jié)等。實(shí)驗(yàn)教學(xué)項(xiàng)目申報(bào)、立項(xiàng)、驗(yàn)收等材料，實(shí)驗(yàn)教學(xué)設(shè)備清單、使用記錄等。畢業(yè)設(shè)計(jì)（論文）選題、開(kāi)題報(bào)告、中期檢查、答辯等材料。6.教材建設(shè)類教材編寫(xiě)、選用計(jì)劃、審批表等。自編教材、講義的編寫(xiě)大綱、樣稿、評(píng)審意見(jiàn)等。教材使用情況調(diào)查、評(píng)估等材料。7.招生就業(yè)類招生計(jì)劃、招生簡(jiǎn)章、錄取新生名冊(cè)等。畢業(yè)生就業(yè)方案、就業(yè)協(xié)議書(shū)、就業(yè)推薦表、就業(yè)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。畢業(yè)生跟蹤調(diào)查材料。（二）分類方法教學(xué)檔案采用年度機(jī)構(gòu)保管期限分類法進(jìn)行分類。即先按年度分類，再按機(jī)構(gòu)（學(xué)校、院（系）等）分類，最后按保管期限（永久、長(zhǎng)期、短期）分類。四、教學(xué)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各教學(xué)單位和個(gè)人應(yīng)按照本制度規(guī)定的歸檔范圍，及時(shí)收集本單位和本人在教學(xué)活動(dòng)中形成的各類檔案材料。2.教學(xué)檔案材料應(yīng)齊全完整，字跡清晰，簽署完備，載體應(yīng)符合檔案保管要求。3.對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其紙質(zhì)版本，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和可讀性。（二）整理要求1.教學(xué)檔案的整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，便于保管和利用。2.歸檔文件材料應(yīng)按照分類方案進(jìn)行分類，同一類別的文件材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列。3.每份文件材料應(yīng)編制頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)位置應(yīng)符合規(guī)范要求。4.歸檔文件材料應(yīng)進(jìn)行裝訂，拆除文件材料上的金屬物，采用三孔一線的方法裝訂，保持文件整齊牢固。5.編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括順序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等項(xiàng)目，字跡應(yīng)清晰工整。6.編寫(xiě)備考表，備考表應(yīng)置于卷末，說(shuō)明卷內(nèi)文件材料的整理情況、缺損情況、補(bǔ)充情況等，并由整理人、審核人簽名。五、教學(xué)檔案的保管與保護(hù)（一）保管要求1.學(xué)校檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)立專門(mén)的教學(xué)檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施，確保教學(xué)檔案的安全保管。2.教學(xué)檔案應(yīng)按照分類方案進(jìn)行存放，不同年度、機(jī)構(gòu)、保管期限的檔案應(yīng)分開(kāi)存放，便于查找和管理。3.對(duì)珍貴和易損的教學(xué)檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如復(fù)制備份、專柜存放等。（二）保護(hù)措施1.定期對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的安全完整。2.做好檔案庫(kù)房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫(kù)房?jī)?nèi)整潔干燥，防止檔案受潮、發(fā)霉、蟲(chóng)蛀等。3.對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。4.加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，防止發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等事故。六、教學(xué)檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.學(xué)校內(nèi)部教學(xué)管理、教學(xué)研究、教學(xué)評(píng)估、教師教學(xué)、學(xué)生學(xué)習(xí)等工作需要查閱教學(xué)檔案的。2.上級(jí)教育主管部門(mén)、社會(huì)有關(guān)單位和個(gè)人因工作需要查閱教學(xué)檔案的。（二）利用方式1.查閱教學(xué)檔案應(yīng)填寫(xiě)《教學(xué)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，到學(xué)校檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)，提供相應(yīng)的教學(xué)檔案，并做好查閱登記工作，記錄查閱時(shí)間、查閱人、查閱內(nèi)容等。3.查閱教學(xué)檔案應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的地點(diǎn)進(jìn)行，查閱人員應(yīng)遵守檔案管理制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。4.如需復(fù)印、摘錄教學(xué)檔案材料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）服務(wù)措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)積極主動(dòng)為教學(xué)管理和教學(xué)研究提供檔案利用服務(wù)，定期編制教學(xué)檔案目錄索引、專題匯編等資料，方便師生查閱利用。2.建立教學(xué)檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。3.加強(qiáng)與師生的溝通交流，了解他們對(duì)教學(xué)檔案利用的需求，及時(shí)改進(jìn)服務(wù)工作。七、教學(xué)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則教學(xué)檔案的鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對(duì)待、準(zhǔn)確判定的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織學(xué)校成立教學(xué)檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門(mén)、教學(xué)管理部門(mén)、相關(guān)院（系）負(fù)責(zé)人和專家組成，負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的鑒定工作。（三）鑒定方法1.定期對(duì)教學(xué)檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)逐卷逐件進(jìn)行審查，對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。3.對(duì)已超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的教學(xué)檔案，應(yīng)填寫(xiě)《教學(xué)檔案銷毀申請(qǐng)表》，經(jīng)鑒定工作小組審核批準(zhǔn)后，予以銷毀。（四）銷毀程序1.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織專人對(duì)擬銷毀的教學(xué)檔案進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性。2.銷毀教學(xué)檔案應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，如焚燒、粉碎等