PAGE檔案安全責(zé)任落實(shí)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度，明確檔案安全責(zé)任，規(guī)范檔案管理行為，保障公司各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用、銷(xiāo)毀等過(guò)程中的安全管理工作。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案安全置于首位，采取有效措施預(yù)防各類(lèi)安全事故的發(fā)生，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化安全防范意識(shí)，建立健全安全管理制度和風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制，提前發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.責(zé)任明確原則：明確各部門(mén)和人員在檔案安全管理中的職責(zé)，做到責(zé)任到人，確保各項(xiàng)安全措施得到有效落實(shí)。4.依法管理原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依法依規(guī)開(kāi)展檔案安全管理工作。二、檔案安全管理職責(zé)（一）公司檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案安全管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案安全管理工作。2.組織開(kāi)展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高員工的檔案安全意識(shí)和技能。3.定期對(duì)公司檔案的安全狀況進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并整改安全隱患。4.負(fù)責(zé)檔案庫(kù)房的日常管理，確保庫(kù)房設(shè)施設(shè)備完好有效，環(huán)境符合安全要求。5.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，組織開(kāi)展應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。6.負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化加工過(guò)程中的安全管理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。7.對(duì)涉及檔案安全的違規(guī)行為進(jìn)行調(diào)查處理，提出改進(jìn)措施和建議。（二）各部門(mén)檔案安全管理職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、保管和利用工作，確保檔案的安全。2.明確本部門(mén)檔案安全管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案安全管理工作，并接受公司檔案管理部門(mén)的指導(dǎo)和監(jiān)督。3.建立健全本部門(mén)檔案安全管理制度，落實(shí)檔案安全防范措施，定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤(pán)點(diǎn)。4.將檔案安全管理納入本部門(mén)工作計(jì)劃和績(jī)效考核內(nèi)容，對(duì)檔案安全工作成績(jī)突出的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)違反檔案安全規(guī)定的人員進(jìn)行批評(píng)教育和責(zé)任追究。5.配合公司檔案管理部門(mén)做好檔案安全檢查、評(píng)估、應(yīng)急處置等工作，及時(shí)報(bào)告本部門(mén)檔案安全情況。（三）檔案工作人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案安全。2.積極參加檔案安全培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高檔案安全意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。3.做好檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架、保管等，確保檔案的完整和有序。4.對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱、歸還等手續(xù)，防止檔案丟失、損壞和泄密。5.定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行巡查，檢查檔案存放狀況、設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。6.協(xié)助做好檔案數(shù)字化加工、檔案銷(xiāo)毀等工作中的安全管理。三、檔案收集與整理安全（一）收集安全1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類(lèi)檔案，確保檔案的齊全完整。收集過(guò)程中要注意保護(hù)檔案的原始性和真實(shí)性，不得擅自涂改、偽造檔案。2.對(duì)于重要檔案和特殊載體檔案（如電子檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等），應(yīng)采取特殊的收集方式和保護(hù)措施，確保檔案的安全收集。3.在檔案收集過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）整理安全1.檔案整理工作應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案分類(lèi)方案進(jìn)行，確保檔案分類(lèi)準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序。2.整理檔案時(shí)要注意保護(hù)檔案的實(shí)體安全，避免對(duì)檔案造成折疊、撕裂、磨損等損壞。3.對(duì)于電子檔案的整理，要嚴(yán)格遵守電子文件管理規(guī)范，確保電子檔案的格式統(tǒng)一、元數(shù)據(jù)完整、存儲(chǔ)安全。4.在檔案整理過(guò)程中，要對(duì)檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)糾正，確保檔案信息的準(zhǔn)確無(wú)誤。四、檔案保管安全（一）檔案庫(kù)房建設(shè)與管理1.檔案庫(kù)房應(yīng)選擇地勢(shì)較高、干燥通風(fēng)、排水良好的位置，遠(yuǎn)離火源、水源、污染源等。2.庫(kù)房應(yīng)具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵、防光、防高溫等功能，配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲(chóng)防鼠設(shè)施等。3.庫(kù)房應(yīng)安裝門(mén)禁系統(tǒng)，嚴(yán)格限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。4.庫(kù)房?jī)?nèi)檔案架應(yīng)排列整齊，便于通風(fēng)和查找。檔案應(yīng)分類(lèi)存放，標(biāo)識(shí)清晰，不得隨意堆放。5.定期對(duì)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。如發(fā)現(xiàn)設(shè)施設(shè)備損壞或存在安全隱患，應(yīng)及時(shí)維修或更換。（二）檔案存儲(chǔ)介質(zhì)管理1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，應(yīng)采用符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案袋等進(jìn)行裝訂和存放，避免使用易破損、易褪色的材料。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)介質(zhì)上，如磁帶、光盤(pán)、硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善保管，采取相應(yīng)的保護(hù)措施，防止損壞和丟失。（三）檔案保管環(huán)境要求1.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。溫濕度變化應(yīng)平穩(wěn)，避免出現(xiàn)劇烈波動(dòng)。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止灰塵、霉菌等對(duì)檔案造成損害。3.庫(kù)房應(yīng)安裝遮光窗簾，避免陽(yáng)光直射檔案。同時(shí)，要注意防止紫外線對(duì)檔案的破壞。五、檔案利用安全（一）利用制度1.建立健全檔案利用制度，明確檔案查閱、借閱的范圍、程序和要求。2.凡需查閱、借閱檔案的部門(mén)或個(gè)人，應(yīng)填寫(xiě)檔案利用申請(qǐng)表，注明利用目的、內(nèi)容、期限等，經(jīng)本部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，提交公司檔案管理部門(mén)審核。3.檔案管理部門(mén)應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容和檔案保密規(guī)定，確定是否提供利用以及提供利用的范圍和方式。對(duì)于涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行審批和管理。（二）利用過(guò)程管理1.檔案查閱、借閱應(yīng)在檔案管理部門(mén)指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。2.查閱、借閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，確保利用過(guò)程符合規(guī)定要求。利用人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽換、污損等。3.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)制件應(yīng)與原件核對(duì)無(wú)誤，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。4.檔案利用完畢后，利用人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)查明原因并處理。（三）利用登記與統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記臺(tái)賬，對(duì)檔案查閱、借閱、復(fù)制等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用部門(mén)或個(gè)人、利用內(nèi)容、審批情況、歸還時(shí)間等。2.定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，掌握檔案利用動(dòng)態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。六、檔案數(shù)字化安全（一）數(shù)字化流程安全1.檔案數(shù)字化加工應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行，制定詳細(xì)的數(shù)字化加工方案，明確加工流程、質(zhì)量要求、安全措施等。2.數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)具備必要的安全設(shè)施和環(huán)境條件，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等。加工設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保其正常運(yùn)行。3.在數(shù)字化加工過(guò)程中，應(yīng)采取數(shù)據(jù)備份、加密等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露和被篡改。同時(shí)，要對(duì)數(shù)字化加工人員進(jìn)行嚴(yán)格的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能。（二）數(shù)字化成果管理1.數(shù)字化檔案應(yīng)進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)和索引，便于查詢(xún)和利用。2.對(duì)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)進(jìn)行標(biāo)識(shí)和管理，注明檔案名稱(chēng)、類(lèi)別、存儲(chǔ)位置、存儲(chǔ)時(shí)間等信息。存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的訪問(wèn)控制，設(shè)置不同的用戶(hù)權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和使用。同時(shí)，要對(duì)數(shù)字化檔案的使用情況進(jìn)行記錄和審計(jì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。七、檔案銷(xiāo)毀安全（一）銷(xiāo)毀制度1.建立檔案銷(xiāo)毀制度，明確檔案銷(xiāo)毀的范圍、程序和要求。2.對(duì)于已超過(guò)保管期限、失去保存價(jià)值或因其他原因需要銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和審批。3.檔案銷(xiāo)毀鑒定工作應(yīng)由公司檔案管理部門(mén)牽頭，組織相關(guān)部門(mén)和人員進(jìn)行。鑒定過(guò)程中要認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容和價(jià)值，確保銷(xiāo)毀檔案的準(zhǔn)確性和必要性。（二）銷(xiāo)毀程序1.經(jīng)鑒定批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)，注明檔案名稱(chēng)、類(lèi)別、數(shù)量、保管期限、銷(xiāo)毀原因等信息。銷(xiāo)毀清冊(cè)應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門(mén)，一份交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，采用符合環(huán)保要求的銷(xiāo)毀方式，如焚燒、粉碎等。銷(xiāo)毀過(guò)程中要有專(zhuān)人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案徹底銷(xiāo)毀。3.檔案銷(xiāo)毀完畢后，監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷(xiāo)毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將銷(xiāo)毀清冊(cè)歸檔保存。八、檔案安全檢查與評(píng)估（一）檢查制度1.建立檔案安全定期檢查制度，公司檔案管理部門(mén)應(yīng)每年至少組織一次全面深入的檔案安全檢查，各部門(mén)應(yīng)定期開(kāi)展自查。2.檔案安全檢查內(nèi)容包括檔案實(shí)體安全、庫(kù)房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況、檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案利用安全情況等。3.檢查人員應(yīng)認(rèn)真填寫(xiě)檢查記錄，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題要詳細(xì)記錄，并提出整改意見(jiàn)和建議。（二）評(píng)估制度1.定期對(duì)公司檔案安全管理狀況進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估周期一般為[X]年。評(píng)估工作應(yīng)由公司檔案管理部門(mén)組織，邀請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)家或?qū)I(yè)機(jī)構(gòu)參與。2.檔案安全評(píng)估內(nèi)容包括檔案安全管理體系的有效性、安全制度的執(zhí)行情況、安全設(shè)施設(shè)備的配備和運(yùn)行情況、檔案安全事故的發(fā)生概率等。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，編制檔案安全評(píng)估報(bào)告，總結(jié)檔案安全管理工作中的成績(jī)和不足，提出改進(jìn)措施和建議，為公司檔案安全管理決策提供依據(jù)。九、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)根據(jù)公司檔案安全管理實(shí)際情況和可能發(fā)生的突發(fā)事件類(lèi)型進(jìn)行編制，具有針對(duì)性和可操作性。3.定期對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行修訂和完善，確保其有效性和適應(yīng)性。（二）應(yīng)急演練1.定期組織檔案安全應(yīng)急演練，演練周期一般為[X]年。演練內(nèi)容應(yīng)包括火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊、泄密等突發(fā)事件的應(yīng)急處置。2.通過(guò)應(yīng)急演練，檢驗(yàn)應(yīng)急預(yù)案的可行性和有效性，提高檔案管理人員的應(yīng)急處置能力和協(xié)同配合能力。3.對(duì)應(yīng)急演練進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，針對(duì)演練中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改，完善應(yīng)急預(yù)案和應(yīng)急處置措施。（三）應(yīng)急處置措施1.發(fā)生檔案安全突發(fā)事件時(shí)，應(yīng)立即啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，迅速采取相應(yīng)的處置措施，保護(hù)檔案實(shí)體和信息安全。2.如發(fā)生火災(zāi)，應(yīng)立即組織人員疏散，使用消防器材進(jìn)行滅火，并及時(shí)報(bào)警。同時(shí)，要采取措施保護(hù)檔案庫(kù)房和檔案，盡量減少損失。3.如發(fā)生水災(zāi)，應(yīng)及時(shí)排水，轉(zhuǎn)移檔案，對(duì)受水浸的檔案進(jìn)行搶救和修復(fù)。4.如發(fā)生盜竊、泄密等事件，應(yīng)立即報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門(mén)，采取措施封鎖現(xiàn)場(chǎng)，調(diào)查事件原因，追回丟失的檔案，防止事件擴(kuò)大和信息進(jìn)一步泄露。5.在應(yīng)急處置過(guò)程中，要及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)和相關(guān)部門(mén)報(bào)告事件情況，配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查和處理。十、檔案安全責(zé)任追究（一）責(zé)任追究原則1.堅(jiān)持實(shí)事求是、客觀公正的原則，以事實(shí)為依據(jù)，以法律法規(guī)和公司制度為準(zhǔn)繩進(jìn)行責(zé)任追究。2.實(shí)行過(guò)錯(cuò)責(zé)任追究與教育相結(jié)合的原則，既要追究相關(guān)人員的責(zé)任，又要幫助其認(rèn)識(shí)錯(cuò)誤，吸取教訓(xùn)，改進(jìn)工作。（二）責(zé)任追究情形1.因工作失誤、失職導(dǎo)致檔案丟失、損壞、泄密等安全事故的。2.違反檔案安全管理制度，擅自涂改、偽造、銷(xiāo)毀檔案的。3.未按照規(guī)定程序進(jìn)行檔案查閱、借閱、利用，造成檔案安全隱患的。4.在檔案數(shù)字化加工、存儲(chǔ)、傳輸?shù)冗^(guò)程中，因操作不當(dāng)或管理不善導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、泄露的。5.對(duì)檔案安全檢查、評(píng)估中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題未及時(shí)整改，導(dǎo)致安全事故發(fā)生的。6.其他違反檔案安全規(guī)定，造成不良后果的行為。（三）責(zé)任追究方式1.批評(píng)教育：對(duì)情節(jié)較輕、未造成嚴(yán)重后果的責(zé)任人，給予批評(píng)教育，責(zé)令其作出書(shū)面檢討。2.警告：對(duì)違反檔案安全規(guī)定，情節(jié)一般的責(zé)任人，給予警告處分。3.罰款：對(duì)因工作失誤、失職導(dǎo)致檔案安全事故的責(zé)任人，根據(jù)事故造成的損失程度，給予一定數(shù)額的罰款。4.辭退：對(duì)違反檔案安全規(guī)定，情節(jié)嚴(yán)重、造成重大損失或惡劣