PAGE怎樣制作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責檔案管理工作，對各類檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.真實完整原則檔案管理人員應確保檔案內(nèi)容真實、準確、完整，如實反映公司/組織各項工作的實際情況，不得擅自篡改、偽造檔案。3.安全保密原則加強檔案的安全保護措施，確保檔案的安全與保密。嚴格限制檔案的查閱范圍，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則檔案管理應遵循便于利用的原則，建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的查閱效率，滿足公司/組織各項工作對檔案信息的需求。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理機構(gòu)設立公司/組織檔案管理室，負責統(tǒng)籌管理公司/組織的各類檔案。（二）檔案管理室職責1.制定和完善檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和修訂檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責接收、收集公司/組織各部門形成的各類檔案，按照檔案分類標準進行整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.檔案保管建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案的安全保管。4.檔案查閱與利用負責辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，按照規(guī)定提供檔案信息服務，確保檔案的合理利用。對檔案查閱、借閱情況進行登記，及時跟蹤檔案的去向。5.檔案鑒定與銷毀定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。6.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，定期向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，并對檔案管理工作進行分析總結(jié)，為公司/組織決策提供參考依據(jù)。7.檔案信息化建設推進檔案信息化管理，建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務水平。8.檔案業(yè)務指導對公司/組織各部門的檔案管理工作進行業(yè)務指導，協(xié)助各部門做好檔案的收集、整理、保管等工作，提高公司/組織整體檔案管理水平。（三）各部門兼職檔案員職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步分類工作按照檔案管理要求，及時將本部門在工作中形成的各類文件材料進行收集、整理，初步分類后移交檔案管理室。2.協(xié)助檔案管理室做好檔案的查閱和利用工作根據(jù)工作需要，為本部門及其他部門提供檔案查閱、借閱的相關信息，并協(xié)助辦理查閱、借閱手續(xù)。3.配合檔案管理室做好檔案的鑒定和銷毀工作參與本部門檔案的鑒定工作，提供有關檔案價值的參考意見，對已到保管期限且無保存價值的檔案，配合檔案管理室進行銷毀。4.接受檔案管理室的業(yè)務指導積極參加檔案管理室組織的檔案業(yè)務培訓和學習活動，不斷提高本部門檔案管理水平。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類根據(jù)公司/組織檔案的形成領域和特點，將檔案分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、規(guī)定以及各類會議文件、決議、紀要等。2.人事管理類檔案涵蓋員工招聘、錄用、培訓、考核、晉升、獎懲、離職等人事工作中形成的各類文件材料，員工個人檔案等。3.財務管理類檔案包含會計憑證、賬簿、報表、財務審計報告、稅務資料等財務工作相關檔案。4.業(yè)務經(jīng)營類檔案涉及公司/組織業(yè)務活動中的各類合同、協(xié)議、訂單、銷售記錄、市場調(diào)研報告、客戶資料等。5.基本建設類檔案如公司/組織基本建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。6.設備儀器類檔案包括公司/組織購置的各類設備儀器的采購合同、說明書、操作手冊、維護記錄、維修檔案等。7.科研項目類檔案針對公司/組織開展的科研項目，收集整理項目立項申報書、研究方案、實驗數(shù)據(jù)、研究成果報告等相關檔案。8.聲像電子類檔案如公司/組織活動的照片、錄像、錄音資料，以及電子文件、數(shù)據(jù)庫等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和檢索，對每類檔案進行編號。編號采用“大類代碼+流水號”的方式，具體編號規(guī)則如下：行政管理類檔案：代碼為“XZ”，流水號從001開始依次編排。人事管理類檔案：代碼為“RS”，流水號從001開始依次編排。財務管理類檔案：代碼為“CW”，流水號從001開始依次編排。業(yè)務經(jīng)營類檔案：代碼為“JY”，流水號從001開始依次編排。基本建設類檔案：代碼為“JS”，流水號從001開始依次編排。設備儀器類檔案：代碼為“SB”，流水號從001開始依次編排?？蒲许椖款悪n案：代碼為“KY”，流水號從001開始依次編排。聲像電子類檔案：代碼為“SX”，流水號從001開始依次編排。例如，行政管理類檔案中的第5份文件，編號為“XZ005”。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應按照檔案管理要求，及時收集本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：行政管理類：各類公文、報告、通知、函件、會議文件、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。人事管理類：員工檔案、招聘錄用材料、培訓記錄、考核評價表、獎懲文件、勞動合同等。財務管理類：會計憑證、賬簿、報表、財務分析報告、審計報告、稅務申報資料等。業(yè)務經(jīng)營類：合同協(xié)議、訂單、銷售合同、客戶資料、市場調(diào)研報告、營銷策劃方案等?；窘ㄔO類：項目立項文件、可行性研究報告、設計圖紙、施工文件、竣工驗收資料等。設備儀器類：設備采購合同、說明書、操作手冊、維護記錄、維修報告、設備清單等?？蒲许椖款悾喉椖可陥髸⒀芯糠桨?、實驗記錄、研究成果報告、專利申請文件等。聲像電子類：公司/組織活動照片、錄像、錄音資料，電子文檔、數(shù)據(jù)庫等。2.收集要求各部門兼職檔案員應定期對本部門的文件材料進行收集整理，確保文件材料的齊全、完整。對于重要文件材料，應及時收集并移交檔案管理室，不得積壓或擅自留存。電子文件應按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理，并確保其真實性、完整性和可讀性。聲像資料應注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，并進行整理歸檔。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法行政管理類檔案：按照文件的形成時間順序進行排列，同一時間段內(nèi)的文件按照重要程度或文號順序排列，然后進行編目、裝訂。人事管理類檔案：按照員工個人檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)進行整理，包括員工基本信息、工作經(jīng)歷、培訓記錄、考核評價、獎懲情況等，分別裝入檔案盒，并進行編號和編目。財務管理類檔案：會計憑證按照月份和編號順序裝訂成冊，賬簿按照年度和類別進行整理，報表按照年度和月份進行排列，然后進行編目。業(yè)務經(jīng)營類檔案：合同協(xié)議按照合同編號順序排列，訂單按照訂單日期和客戶名稱進行整理，銷售合同按照銷售時間和產(chǎn)品類別進行排列，客戶資料按照客戶名稱和聯(lián)系方式進行整理，然后進行編目?；窘ㄔO類檔案：按照項目建設階段進行整理，包括項目前期文件、設計文件、施工文件、竣工驗收文件等，分別裝入檔案盒，并進行編號和編目。設備儀器類檔案：按照設備儀器的型號和購置時間進行整理，設備采購合同、說明書、操作手冊等文件裝入設備檔案袋，維護記錄、維修報告等文件按照時間順序排列，然后進行編目?？蒲许椖款悪n案：按照項目研究階段進行整理，包括項目申報書、研究方案、實驗記錄、研究成果報告等，分別裝入檔案盒，并進行編號和編目。聲像電子類檔案：照片按照拍攝時間和內(nèi)容進行分類整理，錄像、錄音資料按照錄制時間和主題進行分類整理，電子文件按照文件類別和時間順序進行整理，然后進行編目。五、檔案的保管（一）檔案庫房建設1.選址要求檔案庫房應選擇地勢較高、干燥通風、排水良好的地方，遠離火源、水源和污染源。2.建筑要求檔案庫房應具備良好的保溫、隔熱、防潮、防蟲、防盜等性能，采用防火、防潮、防蟲、防盜等材料進行裝修。庫房內(nèi)地面應平整、光潔，便于清潔和排水。3.設施配備檔案庫房應配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、密集架、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備、溫濕度控制設備等。檔案柜應符合檔案保管要求，具有防火、防潮、防蟲等功能。密集架應便于檔案的存放和檢索，具有良好的穩(wěn)定性和安全性。防火設備應包括滅火器、消防栓、自動噴水滅火系統(tǒng)等，確保檔案庫房的消防安全。防潮設備應包括除濕機、通風設備等，控制庫房內(nèi)的濕度。防蟲設備應包括防蟲劑、防蟲網(wǎng)等，防止蟲害對檔案的破壞。防盜設備應包括門禁系統(tǒng)、監(jiān)控系統(tǒng)、報警系統(tǒng)等，確保檔案庫房的安全。溫濕度控制設備應能夠?qū)崟r監(jiān)測庫房內(nèi)的溫度和濕度，并進行自動調(diào)節(jié)，使庫房內(nèi)的溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度保持在45%60%之間。（二）檔案保管措施1.分類存放檔案應按照分類編號順序進行存放，不同類別的檔案應分開存放，便于查找和管理。2.標識清晰檔案柜、密集架等存放設備應標明檔案類別、編號范圍等信息，便于檔案管理人員快速定位檔案。3.定期檢查檔案管理人員應定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，及時發(fā)現(xiàn)并處理問題。檢查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。4.溫濕度管理檔案庫房應安裝溫濕度監(jiān)測設備，實時監(jiān)測庫房內(nèi)的溫度和濕度。根據(jù)溫濕度變化情況，及時采取相應的調(diào)節(jié)措施，確保庫房內(nèi)的溫濕度符合檔案保管要求。5.防火防盜檔案庫房應配備必要的防火、防盜設備，并定期進行檢查和維護，確保設備正常運行。檔案管理人員應熟悉防火、防盜知識，掌握火災、盜竊等突發(fā)事件的應急處理方法。6.防蟲防霉檔案庫房應采取防蟲防霉措施，如放置防蟲劑、定期通風換氣等。對易受蟲害、霉變的檔案，應采取特殊的保管措施，如密封包裝、低溫保存等。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理室辦理查閱手續(xù)。2.外部查閱外單位人員因工作需要查閱公司/組織檔案，應持有單位介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)公司/組織主管領導簽字同意后，到檔案管理室辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理人員應全程陪同，不得將檔案交予外單位人員自行查閱。（二）查閱手續(xù)1.填寫申請表查閱人員應填寫《檔案查閱申請表》，詳細說明查閱檔案的原因、內(nèi)容和時間范圍。2.審批申請表經(jīng)所在部門負責人或公司/組織主管領導審批簽字后，交檔案管理室。3.登記檔案管理室對查閱申請進行登記，記錄查閱人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱檔案管理人員根據(jù)查閱申請，提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員應在規(guī)定的時間和地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案管理室，不得在檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。5.歸還查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理室，檔案管理人員對歸還的檔案進行核對，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（三）利用方式1.復印對于需要復印的檔案，查閱人員應填寫《檔案復印申請表》，經(jīng)審批后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復印。復印后的檔案應加蓋檔案管理室印章，注明復印日期和份數(shù)。2.借閱對于需要借閱的檔案，查閱人員應填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴大借閱范圍，不得在借閱的檔案上涂改、標記、抽取、撤換、損壞檔案。借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理室負責人、各部門兼職檔案員以及相關業(yè)務專家組成。鑒定工作小組負責對公司/組織的檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（二）鑒定標準根據(jù)國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標準。檔案鑒定標準應綜合考慮檔案的來源、內(nèi)容、形式、時間等因素，確定檔案的保管期限。一般情況下，檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映公司/組織主要職能活動和基本歷史面貌的，對公司/組織發(fā)展有長遠利用價值的檔案，應列為永久保管。如公司章程、制度、重要會議文件、決議、紀要，公司/組織設立、變更、注銷等相關文件，重大項目建設文件，重要設備儀器檔案，重要科研項目檔案等。2.長期保管的檔案凡是在較長時間內(nèi)對公司/組織工作有查考利用價值的檔案，應列為長期保管。保管期限一般為[X]年。如一般性會議文件、決議、紀要，年度工作計劃與總結(jié)，人事檔案，財務檔案，業(yè)務經(jīng)營檔案等。3.短期保管的檔案凡