PAGE文件檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高文件檔案的利用效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文件檔案由綜合管理部集中統(tǒng)一管理，確保文件檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實性原則：文件檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：文件檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件等，確保文件檔案的系統(tǒng)性。4.保密性原則：對涉及公司機密的文件檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。5.時效性原則：文件檔案應(yīng)及時整理、歸檔，確保文件檔案的時效性和有效性。二、文件檔案管理職責(zé)（一）綜合管理部職責(zé)1.負責(zé)制定和完善公司文件檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)公司各類文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.負責(zé)對公司各部門文件檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。4.負責(zé)公司文件檔案的信息化建設(shè)，提高文件檔案管理的效率和水平。5.負責(zé)公司文件檔案的鑒定、銷毀工作，確保文件檔案的安全。（二）各部門職責(zé)1.負責(zé)本部門文件檔案的收集、整理、歸檔和保管工作，并定期向綜合管理部移交。2.負責(zé)本部門文件檔案的利用工作，按照規(guī)定辦理借閱、查閱手續(xù)。3.負責(zé)本部門文件檔案的保密工作，對涉及公司機密的文件檔案，應(yīng)嚴格保密。4.協(xié)助綜合管理部做好公司文件檔案的管理工作，接受綜合管理部的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。三、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示等。2.業(yè)務(wù)文件：包括公司在業(yè)務(wù)活動中形成的各類合同、協(xié)議、訂單、報表等。3.技術(shù)文件：包括公司的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、技術(shù)報告等。4.財務(wù)文件：包括公司的財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。5.人事文件：包括公司的員工檔案、勞動合同、薪酬福利等文件。（二）文件編號1.公司文件編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由部門代碼、年份、序號組成。2.部門代碼由兩位數(shù)字表示，具體如下：綜合管理部：01財務(wù)部：02人力資源部：03市場部：04銷售部：05技術(shù)部：06生產(chǎn)部：07質(zhì)量部：08采購部：09物流部：103.年份由四位數(shù)字表示，如2023年表示為2023。4.序號由三位數(shù)字表示，從001開始依次編號。5.例如，綜合管理部2023年第1號文件編號為：012023001。（三）文件起草1.文件起草應(yīng)根據(jù)工作需要，明確文件主題和內(nèi)容，確保文件的針對性和實用性。2.文件起草應(yīng)使用規(guī)范的語言文字，表述準(zhǔn)確、簡潔、明了，避免使用模糊、歧義的詞匯。3.文件起草應(yīng)按照公司文件格式要求進行排版，確保文件的規(guī)范性和美觀性。（四）文件審核1.文件起草完成后，應(yīng)提交部門負責(zé)人進行審核。2.部門負責(zé)人應(yīng)認真審核文件內(nèi)容，確保文件符合公司政策法規(guī)和工作要求，審核通過后簽字確認。3.對于涉及多個部門的文件，應(yīng)組織相關(guān)部門進行會審，共同審核文件內(nèi)容，確保文件的準(zhǔn)確性和可行性。（五）文件簽發(fā)1.文件審核通過后，應(yīng)提交公司領(lǐng)導(dǎo)進行簽發(fā)。2.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容和實際情況進行簽發(fā)，簽發(fā)后的文件具有法律效力。3.對于重要文件，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)組織相關(guān)部門進行專題研究，確保文件的科學(xué)性和合理性。（六）文件印發(fā)1.文件簽發(fā)后，由綜合管理部負責(zé)印發(fā)。2.綜合管理部應(yīng)按照文件印發(fā)范圍進行發(fā)放，并做好發(fā)放記錄。3.文件印發(fā)應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張和格式，確保文件的規(guī)范性和一致性。（七）文件傳閱1.對于需要傳閱的文件，綜合管理部應(yīng)按照文件傳閱范圍進行傳閱，并做好傳閱記錄。2.傳閱文件應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成，傳閱人應(yīng)認真閱讀文件內(nèi)容，并簽字確認。3.對于重要文件，傳閱人應(yīng)及時反饋意見和建議，確保文件的有效執(zhí)行。（八）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)及時將文件整理歸檔，并移交綜合管理部。2.綜合管理部應(yīng)按照文件分類和編號規(guī)則，對文件進行整理、裝訂和歸檔，確保文件檔案的完整性和系統(tǒng)性。3.文件歸檔應(yīng)建立電子檔案和紙質(zhì)檔案，電子檔案應(yīng)按照規(guī)定進行備份，確保檔案的安全性和可靠性。（九）文件保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保文件檔案的安全保管。2.文件檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.文件檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.對于重要文件和機密文件，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（十）文件利用1.公司員工因工作需要查閱文件檔案時，應(yīng)填寫《文件檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部應(yīng)按照規(guī)定提供文件檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.文件檔案查閱應(yīng)在指定地點進行，查閱人不得擅自將文件檔案帶出檔案室。4.對于涉及公司機密的文件檔案，查閱人應(yīng)嚴格保密，不得泄露文件內(nèi)容。5.公司員工如需借閱文件檔案，應(yīng)填寫《文件檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人和綜合管理部負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。6.文件檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。7.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的文件檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄文件內(nèi)容。8.借閱人歸還文件檔案時，應(yīng)認真檢查文件檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。四、檔案管理（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司在行政管理活動中形成的各類文件材料，如規(guī)章制度、通知、通報、報告、請示等。2.科技檔案：包括公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各類文件材料，如技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、技術(shù)圖紙、技術(shù)報告等。3.會計檔案：包括公司在財務(wù)管理活動中形成的各類文件材料，如財務(wù)報表、會計憑證、審計報告等。4.人事檔案：包括公司員工的個人檔案、勞動合同、薪酬福利等文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：包括公司在業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料，如合同、協(xié)議、訂單、報表等。（二）檔案編號1.公司檔案編號采用統(tǒng)一的編碼規(guī)則，由檔案類別代碼、年份、序號組成。2.檔案類別代碼由兩位數(shù)字表示，具體如下：文書檔案：01科技檔案：02會計檔案：03人事檔案：04業(yè)務(wù)檔案：053.年份由四位數(shù)字表示，如2023年表示為2023。4.序號由三位數(shù)字表示，從001開始依次編號。5.例如，文書檔案2023年第1號檔案編號為：012023001。（三）檔案收集1.各部門應(yīng)按照檔案管理要求，定期收集本部門形成的各類文件材料，并移交綜合管理部。2.綜合管理部應(yīng)及時收集公司在行政管理、科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。3.對于重要活動和項目形成的文件材料，應(yīng)指定專人負責(zé)收集，并及時移交綜合管理部。（四）檔案整理1.綜合管理部應(yīng)按照檔案分類和編號規(guī)則，對收集到的文件材料進行整理、裝訂和編目。2.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件材料的系統(tǒng)性和完整性。3.對于破損、褪色的文件材料，應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。（五）檔案歸檔1.檔案整理完成后，應(yīng)及時歸檔，并建立檔案目錄和索引，便于查找和利用。2.檔案歸檔應(yīng)按照檔案保管期限進行分類存放，保管期限分為永久、長期和短期。3.永久保管的檔案應(yīng)長期保存，不得銷毀；長期保管的檔案保管期限為[X]年；短期保管的檔案保管期限為[X]年。（六）檔案保管1.綜合管理部應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，便于查找和利用。4.對于重要檔案和機密檔案，應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人保管等。（七）檔案利用1.公司員工因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部辦理查閱手續(xù)。2.綜合管理部應(yīng)按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。3.檔案查閱應(yīng)在指定地點進行，查閱人不得擅自將檔案帶出檔案室。4.對于涉及公司機密的檔案，查閱人應(yīng)嚴格保密，不得泄露檔案內(nèi)容。5.公司員工如需借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負責(zé)人和綜合管理部負責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。6.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理延期手續(xù)。7.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。8.借閱人歸還檔案時，應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時報告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（八）檔案鑒定1.綜合管理部應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。2.檔案鑒定應(yīng)組成鑒定小組，由綜合管理部負責(zé)人、相關(guān)部門負責(zé)人和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價值和保管期限，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。4.對于失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進行銷毀。（九）檔案銷毀1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負責(zé)，確保檔案銷毀的安全和保密。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。3.檔案銷毀應(yīng)做好記錄，包括檔案名稱編、號、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等，并由銷毀人簽字確認。4.檔案銷毀記錄應(yīng)長期保存，以備查閱。五、文件檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的電子化管理和共享。2.提高文件檔案管理的效率和水平，減少人工操作，降低管理成本。3.加強文件檔案的安全保密管理，防止文件檔案信息泄露。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.文件檔案數(shù)字化：對公司現(xiàn)有文件檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.文件檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)：開發(fā)或選用適合公司的文件檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)文件檔案的在線收集、整理、歸檔、保管、利用和統(tǒng)計分析等功能。3.網(wǎng)絡(luò)建設(shè)：建立公司內(nèi)部局域網(wǎng)，實現(xiàn)文件檔案管理信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通，確保文件檔案信息的及時傳遞和共享。4.安全保密體系建設(shè)：建立文件檔案管理信息系統(tǒng)的安全保密體系，采取身份認證、數(shù)據(jù)加密、訪問控制等措施，確保文件檔案信息的安全保密。（三）信息化管理流程1.文件檔案錄入：將紙質(zhì)文件檔案進行掃描或錄入，形成電子文件檔案，并上傳至文件檔案管理信息系統(tǒng)。2.文件檔案審核：對錄入的電子文件檔案進行審核，確保文件檔案的準(zhǔn)確性和完整性。3.文件檔案分類：按照文件檔案分類規(guī)則，對電子文件檔案進行分類管理，并建立相應(yīng)的目錄和索引。4.文件檔案存儲：將審核通過的電子文件檔案存儲在文件檔案管理信息系統(tǒng)中，并定期進行備份，確保文件檔案的安全。5.文件檔案利用：公司員工通過文件檔案管理信息系統(tǒng)查閱、借閱文件檔案，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。6.文件檔案統(tǒng)計分析：利用文件檔案管理信息系統(tǒng)對文件檔案的利用情況進行統(tǒng)計分析，為公司決策提供依據(jù)。（四）信息化管理維護1.系統(tǒng)維護：定期對文件檔案管理信息系統(tǒng)進行維護，確保系統(tǒng)的正常運行。2.數(shù)據(jù)維護：定期對電子文件檔案數(shù)據(jù)進行備份和恢復(fù)，確保數(shù)據(jù)的安全和完整。3.安全維護：加強文件檔案管理信息系統(tǒng)的安全保密管理，定期進行安全檢查和漏洞修復(fù)，防止文件檔案信息泄露。六、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查職責(zé)1.綜合管理部負責(zé)對公司各部門文件檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，確保文件檔案管理制度的有效執(zhí)行。2.各部門負責(zé)人負責(zé)對本部門文件檔案管理工作進行日常監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.文件檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用情況。3.文件檔案信息化管理情況。4.文件檔案的安全保密情況。（三）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：綜合管理部定期對公司各部門文件檔案管理工作進行全面檢查，檢查結(jié)果進行通報。2.不定期抽查：綜合管理部不定期