PAGE檔案管理六防制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，防止檔案在保管和使用過程中出現(xiàn)各種風險，特制定本六防制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.安全第一原則：始終將檔案的安全保管放在首位，采取有效措施防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。2.依法依規(guī)原則：嚴格遵循國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.科學管理原則：運用科學的方法和技術(shù)手段，對檔案進行分類、整理、存儲和檢索，提高檔案管理效率和質(zhì)量。4.便捷利用原則：在保障檔案安全的前提下，優(yōu)化檔案利用流程，為公司各項工作提供及時、準確的檔案信息支持。二、檔案保管防損制度（一）檔案庫房環(huán)境要求1.溫度控制：檔案庫房溫度應保持在14℃24℃之間。溫度過高易使檔案紙張變脆、字跡褪色；溫度過低則可能導致檔案材料產(chǎn)生靜電，吸附灰塵。2.濕度控制：相對濕度應控制在45%60%。濕度偏高會使檔案紙張受潮發(fā)霉，影響字跡清晰度；濕度偏低則會使紙張變干發(fā)脆，降低檔案耐久性。3.清潔衛(wèi)生：定期對檔案庫房進行清掃，保持地面、貨架、檔案箱柜等清潔無灰塵。防止灰塵對檔案造成磨損和污染。4.通風換氣：安裝良好的通風設(shè)備，保證庫房空氣流通，排除有害氣體，防止檔案因長期處于封閉環(huán)境而產(chǎn)生異味或變質(zhì)。（二）檔案存儲設(shè)備選擇1.檔案柜：選用堅固耐用、防火、防潮、防蟲的檔案柜。檔案柜應擺放整齊，避免擠壓變形。不同類型和年度的檔案應分類存放，便于查找和管理。2.檔案盒：采用標準規(guī)格的檔案盒，材質(zhì)應具有一定的強度和韌性，能夠有效保護檔案紙張。檔案盒應標明檔案類別、年度、保管期限等信息。3.存儲介質(zhì)：對于電子檔案，應選用質(zhì)量可靠的存儲設(shè)備，如硬盤、磁帶等，并定期進行備份。存儲介質(zhì)應存放在專門的存儲柜中，避免受到磁場、高溫、潮濕等因素的影響。（三）檔案搬運與保護1.搬運要求：在檔案搬運過程中，應輕拿輕放，避免劇烈震動和碰撞。搬運人員應佩戴手套，防止手上的汗液、油脂等對檔案造成污染。2.保護措施：對于珍貴、易損的檔案，在搬運前應進行妥善包裝，如使用緩沖材料填充檔案盒或包裹檔案。搬運過程中要注意觀察檔案狀態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。三、檔案保管防盜制度（一）庫房安全設(shè)施建設(shè)1.門禁系統(tǒng)：在檔案庫房入口安裝門禁設(shè)備，限制無關(guān)人員進入。門禁系統(tǒng)應具備刷卡、密碼、指紋等多種驗證方式，并與公司安保系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)，實時記錄人員出入信息。2.監(jiān)控系統(tǒng)：在庫房內(nèi)安裝高清攝像頭，確保無監(jiān)控死角。監(jiān)控設(shè)備應具備夜視功能，能夠24小時不間斷錄像，并保存一定期限的視頻資料，以便在發(fā)生異常情況時進行查閱。3.防盜報警裝置：安裝紅外線報警器、震動報警器等防盜報警設(shè)備，與公司安保部門聯(lián)動。一旦庫房出現(xiàn)異常情況，報警裝置能及時發(fā)出警報，通知安保人員迅速響應。（二）人員出入管理1.授權(quán)制度：明確檔案庫房管理人員的職責和權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進入庫房。非庫房管理人員進入庫房，必須經(jīng)過嚴格的審批程序，并由庫房管理人員陪同。2.出入登記：建立人員出入登記制度，詳細記錄進入庫房人員的姓名、部門、進入時間、離開時間等信息。登記記錄應妥善保存，以備查詢。（三）安全巡查與值班1.巡查制度：安排專人定期對檔案庫房進行安全巡查，巡查內(nèi)容包括庫房門窗是否完好、安全設(shè)施是否正常運行、檔案是否有異常情況等。巡查人員應做好巡查記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。2.值班制度：實行24小時值班制度，值班人員應堅守崗位，不得擅自離崗。值班人員要密切關(guān)注庫房安全狀況，及時接聽報警電話，做好應急處置準備。四、檔案保管防火制度（一）防火設(shè)施配備1.消防器材：在檔案庫房內(nèi)配備足夠數(shù)量的滅火器材，如滅火器、消火栓等。滅火器應定期檢查和維護，確保其性能良好。消火栓應保證水源充足、管道暢通，閥門能夠正常開啟。2.火災自動報警系統(tǒng)：安裝火災自動報警裝置，能夠及時探測火災煙霧和溫度變化，并發(fā)出警報信號。報警系統(tǒng)應與公司消防控制室聯(lián)網(wǎng)，確?；馂男畔⒛軌蜓杆賯鬟f。3.防火分隔設(shè)施：對檔案庫房進行合理的防火分隔，采用防火墻、防火門等設(shè)施將庫房劃分為若干防火分區(qū)。防火門應具有良好的耐火性能，關(guān)閉后能有效阻止火勢蔓延。（二）用火用電管理1.用火規(guī)定：嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙、使用明火。如需進行電氣焊等明火作業(yè)，必須辦理動火審批手續(xù)，并采取相應的防火措施，確保作業(yè)安全。2.用電管理：規(guī)范檔案庫房內(nèi)的電氣線路鋪設(shè)，嚴禁私拉亂接電線。定期對電氣設(shè)備進行檢查和維護，確保其正常運行，無過載、短路等安全隱患。下班后應關(guān)閉庫房內(nèi)所有電器設(shè)備電源。（三）火災應急處置1.應急預案制定：制定完善的火災應急預案，明確火災發(fā)生時的應急處置流程和各部門、人員的職責分工。應急預案應定期進行演練，確保員工熟悉應急處置程序。2.應急疏散：一旦發(fā)生火災，應立即啟動應急預案，組織人員疏散。疏散通道應保持暢通無阻，疏散指示標志應清晰可見。員工應按照預定的疏散路線，迅速撤離庫房至安全區(qū)域。3.滅火撲救：在確保人員安全的前提下，組織義務消防隊利用配備的消防器材進行滅火撲救。及時撥打火警電話，向消防部門報告火災情況，配合消防人員進行滅火工作。五、檔案保管防潮制度（一）防潮措施1.庫房防潮處理：對檔案庫房的地面、墻壁、天花板等進行防潮處理，如涂刷防潮涂料、鋪設(shè)防潮卷材等。確保庫房結(jié)構(gòu)密封，減少外界濕氣進入。2.防潮設(shè)備安裝：安裝除濕機，根據(jù)庫房濕度情況自動調(diào)節(jié)除濕量。除濕機應定期清理和維護，保證其除濕效果。同時，可在庫房內(nèi)放置適量的干燥劑，如硅膠干燥劑等，吸收空氣中的水分。（二）檔案防潮包裝1.防潮材料選用：對于重要檔案或易受潮的檔案，應采用防潮包裝材料進行包裝。如使用密封塑料袋、防潮紙等，將檔案密封包裹，防止潮氣侵入。2.包裝要求：在包裝檔案時，應確保包裝材料密封良好，無破損、漏氣現(xiàn)象。對于紙質(zhì)檔案，應盡量減少與空氣接觸面積，降低受潮風險。（三）濕度監(jiān)測與調(diào)整1.濕度監(jiān)測：安裝濕度傳感器，實時監(jiān)測庫房內(nèi)的濕度變化情況。濕度數(shù)據(jù)應及時記錄，并定期進行分析，掌握濕度變化規(guī)律。2.調(diào)整措施：根據(jù)濕度監(jiān)測結(jié)果，及時調(diào)整庫房內(nèi)的濕度環(huán)境。當濕度超過規(guī)定范圍時，應及時開啟除濕設(shè)備；當濕度低于規(guī)定范圍時，可采取適當?shù)募訚翊胧?，如放置水盆、使用加濕器等，但要注意避免對檔案造成水漬損害。六、檔案保管防蟲制度（一）防蟲措施1.庫房清潔與消毒：定期對檔案庫房進行全面清潔，清除雜物和灰塵，減少害蟲滋生的環(huán)境。同時，可采用物理或化學方法對庫房進行消毒，殺滅害蟲和蟲卵。2.防蟲藥劑使用：在檔案庫房內(nèi)放置適量的防蟲藥劑，如樟腦丸、驅(qū)蟲片等。防蟲藥劑應放置在通風良好的位置，避免對檔案造成污染。但要注意藥劑的使用劑量和頻率，防止對人體和檔案產(chǎn)生不良影響。（二）檔案防蟲包裝1.防蟲包裝材料：對于易受蟲害的檔案，可采用防蟲包裝材料進行包裝。如使用防蟲紙、防蟲塑料薄膜等，將檔案包裹起來，形成防蟲屏障。2.包裝要求：防蟲包裝材料應具有良好的防蟲性能，能夠有效阻止害蟲接觸檔案。在包裝過程中，要確保材料密封牢固。（三）蟲害監(jiān)測與防治1.蟲害監(jiān)測：定期檢查檔案是否有蟲害跡象，如發(fā)現(xiàn)檔案紙張上有蟲蛀痕跡、蟲卵、害蟲尸體等，應及時進行記錄和分析。同時，可在庫房內(nèi)設(shè)置誘蟲燈、粘蟲板等監(jiān)測設(shè)備，及時發(fā)現(xiàn)害蟲活動情況。2.防治措施：一旦發(fā)現(xiàn)蟲害，應根據(jù)害蟲種類和危害程度采取相應的防治措施。對于輕度蟲害，可采用人工捕捉、清理受蟲害檔案等方法；對于嚴重蟲害，應及時聯(lián)系專業(yè)的害蟲防治機構(gòu)進行處理，確保檔案安全。七、檔案保管防泄密制度（一）人員管理1.保密培訓：對涉及檔案管理的工作人員進行定期的保密培訓，提高其保密意識和業(yè)務水平。培訓內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、檔案管理保密制度、保密技術(shù)等方面。2.簽訂保密協(xié)議：與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務和責任。保密協(xié)議應規(guī)定保密期限、保密范圍、違約責任等內(nèi)容，確保工作人員嚴格遵守保密規(guī)定。（二）檔案查閱與借閱管理1.查閱審批：建立檔案查閱審批制度，嚴格控制檔案查閱范圍。凡需查閱檔案的人員，必須填寫查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可查閱。2.借閱登記：對于需要借閱檔案的人員，應辦理借閱手續(xù)，填寫借閱登記表。借閱登記表應記錄借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息。借閱期限應嚴格按照規(guī)定執(zhí)行，到期及時歸還。3.查閱與借閱場所：檔案查閱和借閱應在指定的場所進行，查閱場所應具備必要的安全設(shè)施，防止檔案信息泄露。借閱人員不得將檔案帶出指定場所，如需復印或摘錄檔案內(nèi)容，應經(jīng)過檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行操作。（三）檔案傳輸與存儲安全1.電子檔案傳輸：對于電子檔案的傳輸，應采用加密技術(shù)，確保檔案在傳輸過程中的安全性。傳輸過程中要對傳輸設(shè)備進行嚴格管理，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。2.存儲安全：電子檔案存儲應采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲系統(tǒng)，并設(shè)置多層訪問權(quán)限。存儲設(shè)備應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應異地存放，防止因自然災害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時，要對存儲環(huán)境進行安全防護，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。（四）保密監(jiān)督與檢查1.監(jiān)督機制：建立保密監(jiān)督機制，定期對檔案管理工作進行檢查和監(jiān)督。檔案管理部門應不定期對檔案查閱、借閱、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)