PAGE檔案安全管理網(wǎng)絡(luò)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案安全管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和保密性，維護(hù)公司的合法權(quán)益，特制定本制度。本制度適用于公司各部門(mén)及全體員工在檔案管理活動(dòng)中的行為規(guī)范。（二）適用范圍本制度涵蓋公司各類檔案，包括但不限于文書(shū)檔案、科技檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。無(wú)論檔案以紙質(zhì)、電子或其他形式存在，均受本制度約束。（三）基本原則1.安全第一原則：將檔案安全置于首位，采取有效措施防止檔案信息的丟失、損壞、篡改和泄露。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化檔案安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，建立健全預(yù)防機(jī)制，提前發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。3.全員參與原則：檔案安全管理涉及公司全體員工，各部門(mén)和人員應(yīng)積極參與，履行各自職責(zé)。4.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。二、檔案安全管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案安全管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)、監(jiān)督各部門(mén)的檔案安全管理工作，定期開(kāi)展檢查和評(píng)估。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案的安全存放和有效利用。4.組織開(kāi)展檔案安全培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高員工的檔案安全意識(shí)。5.負(fù)責(zé)檔案安全事故的應(yīng)急處置工作，及時(shí)報(bào)告并采取措施減少損失。（二）各部門(mén)職責(zé)1.各部門(mén)負(fù)責(zé)人為本部門(mén)檔案安全管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作。2.明確本部門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的日常管理和安全維護(hù)。3.教育本部門(mén)員工遵守檔案安全管理制度，確保檔案信息的安全。4.配合檔案管理部門(mén)做好檔案安全檢查和評(píng)估工作，及時(shí)整改存在的問(wèn)題。（三）員工職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案安全管理制度，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。2.在工作中妥善保管檔案，防止檔案丟失、損壞。3.發(fā)現(xiàn)檔案安全問(wèn)題及時(shí)報(bào)告，配合做好相關(guān)處置工作。4.按照規(guī)定的程序和要求利用檔案，不得違規(guī)查閱、復(fù)制檔案。三、檔案收集與整理安全（一）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)及時(shí)收集本部門(mén)形成的各類檔案，確保檔案的完整性。2.檔案收集過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)檔案的原始性和真實(shí)性進(jìn)行審核，防止虛假檔案進(jìn)入公司檔案體系。3.對(duì)于重要檔案或特殊載體檔案（如電子檔案、聲像檔案等），應(yīng)采取特殊的收集措施，確保其安全收集。（二）整理規(guī)范1.檔案整理應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定的分類方法進(jìn)行，確保檔案分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范。2.在整理過(guò)程中，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容，剔除重復(fù)、無(wú)效的檔案，保證檔案質(zhì)量。3.電子檔案的整理應(yīng)遵循電子文件管理的相關(guān)規(guī)定，確保電子檔案的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。四、檔案存儲(chǔ)安全（一）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。2.檔案存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)符合安全要求，如檔案柜應(yīng)堅(jiān)固耐用，電子存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)具備數(shù)據(jù)備份和安全防護(hù)功能。3.庫(kù)房應(yīng)安裝必要的安全設(shè)施，如消防器材、監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如使用專柜存放、進(jìn)行復(fù)制備份等。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)介質(zhì)上，并進(jìn)行定期備份。備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止因自然災(zāi)害或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案等特殊載體檔案應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善存儲(chǔ)，如照片檔案應(yīng)沖印成冊(cè)并標(biāo)注相關(guān)信息，錄像檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用設(shè)備上并定期檢查。五、檔案利用安全（一）利用流程1.員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、檔案名稱和查閱范圍，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后提交檔案管理部門(mén)。2.檔案管理部門(mén)根據(jù)審批意見(jiàn)，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱登記表上記錄查閱時(shí)間、查閱人員等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門(mén)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性。（二）利用限制1.涉及公司機(jī)密的檔案，未經(jīng)公司授權(quán)，不得對(duì)外提供查閱、復(fù)制或泄露。2.檔案利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于非法目的或損害公司利益。3.對(duì)于重要檔案的利用，應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的審批和監(jiān)督，確保檔案信息的安全。六、檔案?jìng)鬏斉c共享安全（一）傳輸安全1.檔案在傳輸過(guò)程中，應(yīng)采取加密措施，確保傳輸數(shù)據(jù)的保密性。2.選擇安全可靠的傳輸渠道，如專用網(wǎng)絡(luò)、加密郵件等，避免通過(guò)不安全的公共網(wǎng)絡(luò)傳輸檔案。3.對(duì)于傳輸過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如數(shù)據(jù)丟失、傳輸錯(cuò)誤等，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行排查和處理，并記錄相關(guān)情況。（二）共享管理1.檔案共享應(yīng)遵循嚴(yán)格的審批流程，明確共享范圍和共享對(duì)象。共享申請(qǐng)應(yīng)經(jīng)相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)審批。2.建立檔案共享平臺(tái)，對(duì)共享檔案進(jìn)行集中管理和監(jiān)控。在共享平臺(tái)上設(shè)置權(quán)限管理功能，確保不同人員只能訪問(wèn)其授權(quán)范圍內(nèi)的檔案。3.對(duì)檔案共享情況進(jìn)行記錄，包括共享時(shí)間、共享人員、共享內(nèi)容等，以便進(jìn)行審計(jì)和追溯。七、檔案安全保密措施（一）保密制度1.建立檔案保密制度，明確檔案管理人員和利用人員的保密職責(zé)。對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.與檔案管理人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和違約責(zé)任。對(duì)違反保密制度的行為，應(yīng)依法追究責(zé)任。（二）保密教育1.定期組織員工參加檔案安全保密教育培訓(xùn)，提高員工的保密意識(shí)和防范能力。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案安全保密操作技能等。2.在新員工入職培訓(xùn)中，應(yīng)加入檔案安全保密教育內(nèi)容，使其在入職初期就了解公司的保密要求。（三）保密技術(shù)1.采用先進(jìn)的保密技術(shù)手段，如加密技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)等，對(duì)檔案信息進(jìn)行保護(hù)。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)設(shè)備和傳輸網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行安全防護(hù)，安裝防火墻、防病毒軟件等，防止外部非法入侵。八、檔案安全檢查與評(píng)估（一）定期檢查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案安全情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存儲(chǔ)環(huán)境、存儲(chǔ)設(shè)備、利用情況等。2.每月至少進(jìn)行一次庫(kù)房安全檢查，每季度進(jìn)行一次全面的檔案安全檢查，并形成檢查記錄。（二）專項(xiàng)檢查1.根據(jù)公司實(shí)際情況和檔案安全管理需要，適時(shí)開(kāi)展專項(xiàng)安全檢查，如對(duì)重要檔案的專項(xiàng)檢查、對(duì)電子檔案安全的專項(xiàng)檢查等。2.專項(xiàng)檢查應(yīng)制定詳細(xì)的檢查方案，明確檢查重點(diǎn)和方法，確保檢查工作的有效性。（三）評(píng)估與整改1.定期對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行評(píng)估，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題并及時(shí)整改。2.根據(jù)檢查和評(píng)估結(jié)果，制定整改措施，明確整改責(zé)任人和整改期限。對(duì)整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問(wèn)題得到徹底解決。九、檔案安全應(yīng)急處置（一）應(yīng)急預(yù)案制定1.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置的組織機(jī)構(gòu)、職責(zé)分工、應(yīng)急響應(yīng)程序、處置措施等內(nèi)容。2.應(yīng)急預(yù)案應(yīng)定期進(jìn)行修訂和演練，確保其有效性和可操作性。（二）應(yīng)急處置流程1.發(fā)生檔案安全事故（如火災(zāi)、水災(zāi)、數(shù)據(jù)丟失等）時(shí)，相關(guān)人員應(yīng)立即報(bào)告檔案管理部門(mén)和公司領(lǐng)導(dǎo)。2.檔案管理部門(mén)啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案，組織人員進(jìn)行應(yīng)急處置，采取措施保護(hù)檔案安全，減少損失。3.及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)和相關(guān)部門(mén)報(bào)告事故情況，并配合有關(guān)部門(mén)進(jìn)行調(diào)查和處理。（三）恢復(fù)與重建1.在事故處置結(jié)束后，及時(shí)對(duì)受損檔案進(jìn)行恢復(fù)和重建工作。對(duì)于紙質(zhì)檔案，可根據(jù)備份或原始記錄進(jìn)行重新整理和復(fù)制；對(duì)于電子檔案，應(yīng)利用備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)。2.總結(jié)事故原因和教訓(xùn)，對(duì)應(yīng)急預(yù)案進(jìn)行完善，加強(qiáng)檔案安全管理措施，防止類似事故再次發(fā)生。十、附